現代の印刷技術がビジネスに役立つ6つの方法

Epsonによるプレゼンテーション -プリンターをバックバーナーステータスに降格した場合は、新鮮な外観に戻ってください。 管理印刷 と グリーン印刷の おかげで、 企業は、従業員の印刷に対するアプローチや支払い方法を完全に変えることができます。 開始するための6つの具体例を以下に示します。

管理された印刷

そのトナーカートリッジをオフィスのレーザープリンターに最後に詰め込む必要があったことを覚えていますか？ そして最後に、同じトナーの別の請求書を最後に見たとき、どこに行くのか疑問に思いましたか？ これは、マネージドプリントサービスができることのほんの一例です。 この用語を聞いたことがない場合は、サービスとしての印刷（PaaS）を除き、サービスとしてのソフトウェア（SaaS）のさらに別の進化と考えてください。 機能は異なりますが、そのようなサービスにサインアップすると、環境に適したプリンターを選択し、サブスクリプション料金を支払い、印刷を開始できます。 必要なのは紙だけです。 サブスクリプションサービスは、トナーの供給、プリンターの問題、およびその他のすべての頭痛を処理します。 さらに、ほとんどのサービスは、次の3つの追加の利点も提供します。

• 印刷評価 ：ほとんどの組織は、印刷プロセスが実際に何であるか、誰が印刷しているか、何を印刷しているか、どれだけ印刷しているかについては知りません。 これは、ほとんどのオフィスが、たとえば、フロアごとに2つまたは3つの標準オフィスプリンターだけでなく、ユーザーが自分の机にインストールした（自分自身または一部をサポートするための）個人用印刷デバイスの形をした無数の「シャドウプリンター」あまり知られていないビジネスプロセス）。 これにより、トナーコストだけでなく、紙、ハードウェア、ITの工数も大幅に増加する可能性があります。 管理された印刷サービスを選択するときは、設置したプリンターの数を監査し、それらがどのように使用されているかを調査するために、オンサイトの専門家を派遣するサービスを探します。 次に、その知識を、組織が本当に必要とする適切な台数と種類のプリンターの推奨事項に変えます。
• きめ細かな管理 ：管理された印刷サービスは、管理に重点を置く必要があります。 接続とプリンターの正常性を管理するだけでなく、コストと使用状況も追跡するサービスを探してください。 一部のユーザーは、個々のユーザーレベルまで詳細を提供できます。 これにより、誰が最も多く印刷しているのか、なぜ、どれくらいの費用がかかっているかの詳細な情報が得られるだけでなく、その情報を（印刷評価で学んだこととともに）常に印刷プロセスを調整および最適化することができます。サブスクリプション以上の料金を支払うことなく。
• 簡略化された印刷によるコスト管理 ：管理された印刷サービスを採用することの最も明白な利点は、簡素化された寿命を享受することです。 サプライクローゼットに急いだりITに電話したりした小さな頭痛の種はすべて、サービスプロバイダーによって処理されるようになりました。 プロバイダーは通常、クラウドを活用してオフサイトでのプレゼンスを維持しながら、こうした種類の制御を可能にする高度で独自の管理ソフトウェアを活用します。 ただし、同じ技術には多くの場合追加の利点があります。この場合、最も注目すべきは、ユーザーがインターネット上のどこにいてもサブスクリプション内の任意のプリンターに印刷できることです。 中堅の販売ロードウォリアーのスタッフでさえ、FAXでお金を節約するだけでなく、ドキュメントを必要な相手にすばやく、より確実に届ける柔軟性を提供します。
• 強化されたセキュリティ ：管理された印刷を実装することは、セキュリティを強化することも意味します。これは、接続された印刷について話しているときに重要です。 管理された印刷は、認証とID管理、およびPINコードやIPフィルタリングなどのより実践的なセキュリティ機能に役立ちます。

持続可能な印刷

持続可能な印刷は、あなたのビジネスに目に見える利益をほとんどもたらさないマーケティングの流行語のように聞こえます。 しかし実際には、環境を助けるだけでなく、かなりのお金を節約することもできます。 ほとんどのビジネスに役立つが、環境に優しい施設について考えているとすぐに気に入らない「グリーン」な印刷ソリューションは、多機能またはオールインワンプリンターです。 そのようなデバイスに移行することで、電気を節約するだけでなく（少なくとも2つ、多くの場合3つ）、スペースを節約し、消耗品を節約できます。 さらに、マネージドプリントサービス（上記のものなど）を介してこのようなデバイスに移行すると、最新のプリントテクノロジーだけでなく、最新のグリーンテクノロジーも利用できます。 プリンタに関する限り、それは潜在的な利点の2つの一般的なカテゴリに分類されます。

トナーとカートリッジの削減 ：大手プリンターメーカーのほとんどは、過去数年にわたって、トナーとインクの使用を削減し、使用済みのプリントカートリッジの数を削減または排除することを目的とした新しいプリントエンジンを開発しました埋め立て地で。 キヤノンとエプソンには、どちらもカートリッジを使用しない環境に配慮したプリンターラインがあり、ブラザー、HP、およびゼロックスにはすべて、使用済みカートリッジを簡単に廃棄できるカートリッジリサイクルプログラムがあり、環境への影響が少なくなっています。

よりスマートなソフトウェアの活用 ：これは、実際にはクラウドに最適化された印刷戦略の副次的な利点です。 ほとんどのマネージドプリントプロバイダーはこの種のソリューションを提供しますが、ITチョップがあれば、自分で設定することもできます。 それは、プリンターを含むビジネスプロセスを、紙ではなく、できるだけ多くのソフトウェアにマッピングするだけの問題です。 たとえば、会計のためにその発注書を本当に印刷する必要がありますか？ それとも、プリンターが、アカウンティングがアクセスできるクラウドストレージフォルダーに表示されるファイルを生成するだけでも、さらに効果的で、信頼性が高く、安全であると同じくらい効果的でしょうか？ その後、使用するソフトウェアでそれを簡単に開き、そこからビジネスプロセスを実行できます。 この種の変化には、クラウドストレージだけでなく、ドキュメント管理、顧客関係管理（CRM）、エンタープライズリソースプランニング（ERP）、さらには電子メールやオンラインコラボレーションソフトウェアなど、他のアプリケーションも含まれます。 特にファックスやコピーなどの老朽化技術を完全に排除し、紙では提供できない即時の組織とデータセキュリティのレイヤーを追加できます。 また、モバイルデバイスやリモートワーカーを簡単かつ安全に含めることができます。これは、通常、古いデバイスでは非常に困難です。

印刷は、私たちがよく耳にするITテクノロジーではないかもしれませんが、そのカテゴリーが革新をやめたという意味ではありません。 トナーを蒸発させて木々の森をかじる巨大なオフィスプリンターをまだ使用している場合は、今日利用できるものを詳しく見てみましょう。 プリンタを最も頻繁に使用する組織内の人々と一緒に座って、それらのデバイスが使用される理由と方法を慎重にマップします。 次に、クラウドサービスとSaaSベースのビジネスアプリと組み合わせて、今日提供しているプリンターメーカーに合わせてください。 かなりのお金を節約しながら、ビジネスをどれだけ効率的に運営できるかにショックを受けるかもしれません。