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電子メールで生産性を高める最善の方法は、特にその内容が正しくないか不適切である場合は特に、メッセージをまったく送信しないことです。 何年もの間、Gmailユーザーのオプトイングループ間で[送信取り消し]ボタンをテストした後、Googleはこの最愛の機能をすべての人が利用できるようにしました。 送信の取り消しはフェイルセーフであり、電子メールの送信をキャンセルするのに最大30秒かかります。 あえぎ、足を口から引き抜き、そのメッセージが日の目を見ないようにするのに十分な時間です。 Microsoft Outlookには、メッセージの呼び出しや送信の遅延など、多くの設定とオプションがあることを誰もが理解しているわけではありません。 Gmailの[送信を元に戻す]ボタンに似たオプションがありますが、検索や使用は直感的ではありません。 以下に、その仕組みと設定方法を示します。
送信の取り消しの仕組み
送信の取り消しがOutlookでどのように機能するかを理解するには、まずGmailでどのように機能するかを理解すると役立ちます。 Gmailで[送信取り消し]ボタンを取得するには、機能を有効にし、メッセージの送信を停止できるようにする時間を選択する必要があります。 最大時間は30秒であり、これが推奨されるオプションです。
マイクロソフトは、典型的なパンチのない状態で、Outlookでも同じことを提供しますが、2段階のプロセスであり、セットアップに多くの労力が必要です。
Outlookで送信取り消しを設定する方法
先ほど言ったように、OutlookでGmailの[送信を元に戻す]ボタンに相当するものを設定するのは2段階のプロセスです。 まず、すべてのメッセージの送信を遅らせるルールを作成する必要があります。 ここで手順を要約します。
- [ファイル]> [ルールとアラートの管理]> [新しいルール]に移動します。
- ここでは、空のルールから開始をご覧ください。 [送信するメッセージにルールを適用する]を選択します。 他のルールを追加しないでください（つまり、チェックボックスを空白のままにします）。
- アクションのリストで、「配信を数分延期する」を選択します。 配信を最大120分遅らせることができますが、長すぎます。 1分をお勧めしますので、「多く」と書かれている場所に「1」（または必要な分）を入力します。
- プロンプトに従ってルールを保存して名前を付け、終了する前に「このルールを有効にする」のチェックボックスを選択してください。
次のステップは、誤ってメッセージを送信して、実際に送信される前に停止したいときに取るステップです。
メッセージは送信トレイにあります。 それは、1分の遅延の間にたむろするところです。
どこにも行かないことを確認する最も簡単な方法は、（[送受信]タブの下にある）[オフライン作業]ボタンをクリックすることです。 メッセージを下書きフォルダにドラッグしてさらに編集するか、メッセージを右クリックして削除します。
送信取り消しを使用できるのは誰ですか？
残念ながら、Outlookの送信取り消し機能はすべての人が利用できるわけではありません。 Outlook Macアプリにはそれがありません。 ただし、Outlook for Windows 2016、2013、および2010で使用できます。
Outlookには、メッセージを「呼び出す」ための他のオプションがあることを以前に述べました。 遅延および削除メソッドの代わりにそれを使用しないのはなぜですか？ いくつかの非常に良い答えがあります。
まず、すべてのOutlookユーザーがリコール機能を使用できるわけではありません。 Microsoft Exchangeアカウントでは、管理者はオプションを使用可能にする必要があります。 多くの組織はこれを省略することを選択しますが、その防御においては、かなり紛らわしい機能です。 第二に、組織内の他の人に送信されたメッセージのみを思い出すことができるので、とにかく動作しません。 第三に、受信者がすでにメッセージを開いている場合、あなたは運が悪いです。 4番目に、受信者は、リコールの実行を本質的に無効にする独自の機能を有効にできます。
リコールされたメッセージの混乱するビジネスが、代わりに遅延メッセージ機能を有効にし、それをあなたの利益のために使用するように説得するのに十分であることを願っています。 それはより良い選択肢です、そしてそれはあなたに多くの悲しみを救うことができます！
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