Microsoft Word文書を保護する方法

Microsoft Wordで重要または機密文書を作成しました。 そして、あなたはそれを非公開または少なくとも安全に保ちたい。 おそらく、あなたと特定の人だけがそれを読んだり編集したりできるようにしたいでしょう。 誰かがドキュメントに加えることができる変更の種類を制限したい場合があります。 おそらく、これが最終バージョンであることをドキュメントの読者に確認したいでしょう。 Wordで使用するツールとその使用方法を知っていれば、それ以上のことができます。

Microsoft Wordの最新のOffice 365バージョンは、ドキュメントを保護するためのいくつかのオプションを提供します。 誤って編集しないように、ドキュメントを読み取り専用モードで開くように設定できます。 ドキュメントを暗号化して、適切なパスワードなしでは誰もアクセスできないようにすることができます。 ドキュメント内で編集できるコンテンツとその編集方法を制限できます。 デジタル署名を追加して、誰もドキュメントを操作できないようにすることができます。 また、ドキュメントを最終的なものとしてマークすると、最後に保存してから変更されていないことがわかります。

これらのトリックには、最新のOffice 365バージョンのWordを使用しています。 ここで取り上げるオプションは、基本的にWord 2016、2013、および2010で同じよ​​うに機能します。ただし、ドキュメントを最終としてマークし、読み取り専用にする機能は、Word 365の2つの個別のオプションと、他のバージョンの1つの組み合わせオプションです。 Wordの。

ドキュメントを保護

開始するには、保護する文書をMicrosoft Wordで開きます。 [ファイル]メニューをクリックし、[ドキュメントを保護]ボタンをクリックします。 [ドキュメントの保護]メニューから、[ 常に読み取り専用で開く ]の最初のオプションを選択します。



読み取り専用

文書を保存してから再度開きます。 Wordは、変更を加える必要がない限り、作成者が読み取り専用としてこれを開くことを希望するというメッセージをフラッシュします。 [はい]をクリックして、ドキュメントを読み取り専用モードで開きます。 もちろん、誰でも「いいえ」と言って、ドキュメントを編集モードで開くことができます。 目的は、意図しない変更を加える可能性を軽減するために、ユーザーがドキュメントを読み取り専用で開きやすくすることです。



パスワードで暗号化

読み取り専用オプションを無効にするには、ドキュメントを編集モードで開きます。 [ファイル]メニューをクリックし、[ドキュメントの保護]を選択します。 [ドキュメントの保護]メニューから、[ 常に読み取り専用で開く ]オプションを選択します。 同じ画面にとどまり、再度[ドキュメントの保護]ボタンをクリックします。 今回は、 パスワードで暗号化 するオプションを選択します。



パスワードを作成

[ドキュメントの暗号化]ウィンドウでパスワードを作成し、[OK]をクリックします。 複雑で覚えやすいパスワードを使用してください。 パスワードを忘れた場合、マイクロソフトはパスワードを取得またはリセットする方法を提供しません。つまり、ドキュメントにアクセスできなくなります。 確認のためにパスワードをもう一度入力します。 OKをクリックします。

文書を保存して閉じます。 それを再び開きます。 ドキュメントにアクセスするためのパスワードを入力します。 OKをクリックします。



パスワードを削除する

パスワードを削除するには、[ファイル]メニューをクリックし、[ドキュメントの保護]を選択します。 [ パスワードで暗号化 する]オプションをクリックします。 [ドキュメントの暗号化]ウィンドウで、パスワードを隠すドットを削除します。 OKをクリックします。 文書を保存して閉じます。 次回開いたときに、パスワードの入力は求められません。



編集を制限する

[ファイル]メニューをクリックし、[ドキュメントの保護]ボタンに戻ります。 編集 を 制限 するオプションを選択します。

文書の右側には、書式設定と編集の制限のために[編集の制限]ペインが表示されます。 ここでは、他のユーザーにあなたのドキュメントを読む許可を与えたり、編集できるものや方法を選択したりできます。



フォーマットの制限

Wordのスタイル機能を使用してドキュメントの書式設定を変更できないよう に、書式設定を選択したスタイル に 制限 するボックスをオンにします。 [設定]のリンクをクリックします。 [書式の制限]ポップアップウィンドウでは、すべてのスタイルがデフォルトで許可されています。 これをそのまま保持するか、推奨最小値に変更するか、なしに変更できます。 どの設定を選択すればよいかわからない場合は、推奨される最小の設定を選択してください。

書式設定の下の3つのオプションのいずれかをチェックして、オートフォーマットが制限を上書きできるようにする、テーマを切り替える機能をブロックする、またはQuickStyleセットを切り替える機能をブロックすることもできます。 不明な場合は、これら3つの設定をオフのままにしてください。 [OK]をクリックして、[フォーマットの制限]ウィンドウを閉じます。



編集制限

[編集の制限]の下のボックスをオンにして、ドキュメントでこのタイプの編集のみを許可します。 下のドロップダウンメニューをクリックします。 4つのオプションから選択できるようになりました。変更履歴は、ドキュメントの読者に対して変更履歴の記録をオンにし、他のすべての種類の編集を制限します。 コメントを使用すると、読者はドキュメントにコメントを挿入できますが、他の変更はできません。 フォームに入力すると、読者は作成したフォームに入力できますが、それらのフォームは変更できません。 [変更なし（読み取り専用）]を選択すると、ドキュメントは読み取り専用モードになり、変更できなくなります。 必要なオプションを選択します。



例外

[コメント]または[変更なし]（読み取り専用）のオプションをオンにすると、ドキュメントの特定の部分を編集できるように誰に対しても例外を作成できます。 [例外]セクションで、[全員]のチェックボックスをオンにして、誰でも編集できるようにするドキュメントの部分を選択します。



保護を実施する

最後に、[ はい、保護を開始し ます]のオプションをクリックします。 パスワードを入力して再入力し、[OK]をクリックします。 文書を保存して閉じます。 それを再び開きます。 リボンの編集コントロールはグレーアウトされています。 編集を許可したドキュメントのセクションをクリックすると、コントロールがアクセス可能になります。



保護をオフにする

保護をオフにするには、[レビュー]タブをクリックし、[編集の制限]のアイコンをクリックします。 [編集の制限]ウィンドウの下部にある[保護の停止]ボタンをクリックします。 パスワードを入力し、[OK]をクリックします。 次に、右上に表示されるフォーマットと編集の制限のオプションをオフにします。



デジタル署名を追加する

[ファイル]メニューをクリックし、[ドキュメントの保護]ボタンに戻ります。 デジタル署名 を 追加する オプションを選択します。 これは、あなたのドキュメントを読んだ人にあなたと他の誰も署名していないことを伝え、あなたがそれを最後に修正して保存した人であることを示します。



署名証明書

デジタル署名を作成するには、署名証明書が必要です。 これを初めて実行すると、Wordは「Microsoft Officeドキュメントに署名するにはデジタル署名が必要です。今すぐMicrosoftパートナーから取得しますか？」というメッセージをフラッシュします。 はいをクリックします。 マイクロソフトのサポートページが表示され、デジタルIDを見つけることができます。 デジタルIDを取得するには、さまざまなプロバイダーのリンクを試してください。 次に、Webページのリンクをクリックして、Officeファイルのデジタル署名を追加または削除します。 ページを下にスクロールして、デジタル署名を追加する方法を確認します。

デジタルIDを取得したら、[ドキュメントの保護]ボタンに戻り、[ デジタル署名 を 追加する ]オプションをもう一度クリックします。 [署名]ウィンドウで、必要なフィールドに入力し、[署名]ボタンをクリックします。 デジタル署名の確認を求められる場合があります。 OKをクリックします。

ドキュメントはデジタル署名され、読み取り専用になりました。 Wordは、ドキュメントが署名されて最終的なものとしてマークされ、だれかがそれを改ざんすると署名が無効になることを説明しています。 ドキュメントを開くと、デジタル署名の通知が表示されます。



最終としてマーク

最後に、デジタル署名を使用できない、または使用したくない場合でも、ドキュメントを最終としてマークできます。 [ファイル]メニューをクリックし、[ドキュメントの保護]ボタンに戻ります。 [ 最終としてマーク ]オプションを選択します。

ポップアップメッセージが表示されます：「このドキュメントは最終版としてマークされ、保存されます。」 OKをクリックします。 別のメッセージが表示され、「このドキュメントは最終としてマークされ、編集が完了し、これがドキュメントの最終バージョンであることを示します。ドキュメントが最終としてマークされると、ステータスプロパティが「Final」に設定され、入力、編集コマンド、プルーフィングマークはオフになります。ステータスバーに[最終としてマーク]アイコンが表示されると、ドキュメントが最終としてマークされていることがわかります。 OKをクリックします。



とにかく編集

誰かがドキュメントを開くと、メッセージが上部にポップアップ表示されます：「最終版としてマークされています。作成者がこのドキュメントを編集禁止の最終マークを付けました。」 [とにかく編集]ボタンも表示されます。 誰かがそのボタンをクリックしても、ドキュメントを編集して再保存できます。 ただし、ドキュメントには、作成者として表示され、最後にそれを変更した人として表示されます。 したがって、ここでの最終目標は、誰かがドキュメントを編集するのを止めることではなく、ドキュメントが最終的なものであり、作成者と最終変更者の両方として表示されるべきであることを読者に伝えることです。