6 Adob​​e Document Cloudでできる素晴らしいこと

Adobe Document Cloudのお客様は、多くの場合、デフォルトで主にPDF作成および編集ツールとして使用します。 しかし、Adobeは確かにPDF標準の王であり続けますが、Document Cloudは、組織にとって有益な豊富な機能を備えた非常に競争力のあるドキュメント管理プラットフォームです。 簡単に編集および署名可能なドキュメントから、任意のデバイスで管理できるPDFに至るまで、データ分類によって有効化される高度なセキュリティ機能まで。 Document Cloudですべて利用可能です。

スイートの最も重要なツールの1つはAdobe Scanと呼ばれます。これは、ユーザーがスマートフォンのカメラを介して画像をキャプチャできるAndroidおよびiOSアプリです。 アドビは最近、ユーザーに文書の共有、電子署名、承認、管理を可能にするツールであるAdobe Signを武器庫に追加しました。 Adobe Signの傘の下には、電話をワークフロー管理の中心に変えるいくつかの新機能があります。

「人々はモバイルでコンテンツを消費することを楽しんでいますが、コンテンツを作成し、そのコンテンツで何か役に立つことをするように求めています」と、Adobe Document Cloudのグループプロダクトマーケティングマネージャー、リサクロフトは述べています。 「モバイルは、最新のドキュメントエクスペリエンスを提供する機会です。」

ここでは、Adobe Document Cloudでできることを5つご紹介します。

1.タッチスクリーンなしでドキュメントに署名する

Adobe Signを使用すると、スマートフォンのSignアプリからデスクトップバージョンのDocument Cloudに署名のテキストメッセージを送信できます。 ここから、新しく作成した署名にアクセスして、任意のレコードまたはドキュメントに適用できます。 これは、主にタッチ機能のないデスクトップにいるワーカーにとって特に便利です。

たとえば、Samはデスクトップにいるが、モバイルデバイスで文書に署名することを好むとします。 モバイル署名オプションをクリックすると、サムは電話番号の入力を求められます。 その後、モバイルデバイスでサインプロンプトが送信されます。 彼は署名し、「完了」を押すと、署名がデスクトップに転送されます。 「これは、どのデバイスを使用していても、署名を選択するという選択肢を人々に提供する素晴らしい方法です」とCroft氏は述べています。

2.メールにちょっとした人生を

以前は、退屈で標準的なメールメッセージを使用して同僚に署名を要求していました。 Adobe Signを使用すると、電子メールテンプレートをカスタマイズして、会社のロゴ、フォント、一般的な流行を組み込むことができます。 バナー画像を使用して、署名リクエストに何らかのスタイルをもたらすことができます。署名が通常よりも頻繁に開始された後、マーケティング部門に感謝します。

「私たちの競争上の優位性は、顧客が署名エクスペリエンスを完全にブランド化できることです。ロゴとURLでブランド化できます」とCroft氏は述べています。 「しかし今、彼らは新製品について話すためにあなたに売り込むことができます。」

3.より迅速なオンボーディングとカスタマーサービスをお楽しみください

アドビのServiceNowおよびMicrosoft SharePointとの最近の統合により、ドキュメント管理、顧客サービス、および人事（HR）管理が1つのシンプルなコンソールにまとめられました。 これらの結婚により、新規雇用契約書、業務契約、解決された顧客サービスの問い合わせへの応答など、ServiceNowおよびSharePointのワークフローにAdobe Signを追加できます。

以前は、ServiceNowからの電子メールメッセージを介して従業員にドキュメントをプッシュしていました。 従業員はドキュメントを開き、Adobeで署名して、メールで返信します。 ドキュメントを開いてServiceNowにロードします。 現在、ServiceNowシステム内で従業員にドキュメントを送信するだけで、従業員はソフトウェア内でマークを付けることができます。

4.どこでも何でもスキャン

ビジネスレシートの収集がどれほどひどいものだったか覚えていますか？ すべての領収書を収集し、スキャナーにスキャンしてPDFに変換してから、財務の達人に送信します。 今日、そのプロセスはずっと簡単になりました。 Adobe Scanでは、カメラ付き携帯電話の画像をPDFに変換できるようになりました。 同社の人工知能（AI）ツールであるAdobe Senseiを使用することにより、Adobe Scanは適切な画像境界を検出し、遠近感を修正し、影を取り除いてテキストを鮮明に表示できます。

たとえば、雑誌のページをスキャンして、テキストを引き出したり、画像を分離したり、ページの特定の領域にズームインしたりできます。 保存すると、Document Cloudに自動的にアップロードされます。 追加の画像を取り込むか、元の画像を削除することもできます。

5.スキャンしたテキストの編集と調整

おそらくより重要なことは、Adobe Scanは、印刷または作成されたテキストを、Acrobat Reader DCまたはAcrobat DCを介して選択、コピー、または注釈付けできるデジタルテキストに自動的に変換できることです。 これは、手書きのメモをページごとにスクロールして、他の誰かが言おうとしていることを解読しようとする必要がないことを意味します。 Adobe Scanを使用すると、メモはクリアで読みやすいテキストに変換され、その中でセカンダリドキュメントで使用するために検索またはコピーして貼り付けることができます。

「他のアドビ製品と同様に、Senseiは当社ブランドの中心にあります」とクロフトは述べています。 「これにより、スキャンでさらに多くのことができます。コンテンツをインテリジェントで検索可能にし、クラウドのデジタルワークフローに移動できます。印刷されたテキストまたは画像を含むものはすべてスキャンのオプションになります。編集したり、必要に応じて他のワークフローやエコシステムに取り込むこともできます。」

6.ドキュメント分類によるセキュリティの向上

これには、Adobe Cloud構成にAcrobat DCを追加する必要がありますが、そのメリットは十分に価値があります。 Acrobat DCをアクティブにすると、さまざまな分類機能にアクセスできるようになり、敷地やクラウドの境界を越えてドキュメントやデータを安全に保つことができます。 たとえば、ドキュメントにアクセスするためにパスワードまたは証明書を必要とする機密PDFファイルにセキュリティコントロールを埋め込むことができます。 または、デジタルIDまたは権限チェックを介して送信者の確認を要求できます。 データ分類を採用することにより、作成されるドキュメントの種類に応じて、ポリシーのようなセキュリティ対策を追加できます。 管理者は、Acrobat DCでそのようなポリシーを作成し、特定の種類のドキュメントに特定のセキュリティ機能を割り当てることができます。 そのようなドキュメントが将来作成されると、それらのコントロールは自動的に実装されます。

Microsoft Digital Rights Managementなどを使用して同様の機能を実装できますが、通常は異なるベンダーの複数のソリューションを組み合わせて使用​​する必要があります。 すべてをAdobe Document Cloudの一部として取得することは簡単であるだけでなく、そのような高度な機能が最小限の手間で機能することを保証するのに役立ちます。