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私の好きなことわざの1つは、「何かしたい場合は、忙しい人にあげてください」というものです。 忙しい人が、必要なすべてのことを優先して管理するための戦略を持っていることは大きな秘密ではありません。 これらの戦略は、めったに明示されませんが、通常、1つの主要な概念、つまり期限を中心に展開します。
期限は構造を提供します。 彼らは説明責任を作り、負の結果を防ぐのを助けます。 一部の人々はそれらを愛し、一部の人々はそれらを嫌いますが、それらを受け入れる人々は通常成功しています。
整理された人々が期限を管理し、ゲームを管理する方法に関する5つのヒントを以下に示します。
1.締め切りは常に詰めましょう！
締め切りの最大のルールは、合理的な締め切りを与えることだと思ったのかもしれません。 それは健全なアドバイスですが、実際には、それよりも重要です：常に締め切りを詰めてください！
締め切りは常に2つあります：割り当てられた締め切りと、「ドロップ締め切り」。 「またはその他の」日付としても知られる期限は、何かが起こる可能性のある絶対的な最終日時です。 それはほとんどの場合、他の誰かがあなたに与える締め切りです。 期限の例としては、政府が設定する納税申告期限があります。 もう1つは、大学の出願締め切りです。
一方、パディングされた締め切りは、あなた自身が課した締め切りです。 締め切りを追加するということは、ドロップ期限よりも少し早く締め切りを設定して、問題が発生する余地を少し残しておくことを意味します。 常に自分の期限を埋め、他の人に割り当てた期限を常に埋めます。 ワイヤーのすぐ下に何かを入れようとは考えないでください（実際には「計画」ではありませんか？）。 むしろ、病気の日、行き詰った地下鉄、電子メールの停止、郵便ストライキ、または他の関係者が単に何を望むか、いつ欲しいかについて考えを変えるなど、不測の事態に備えて計画してください。
2.締め切りを見えるようにします。
締め切りは、それらを確認できる場所にする必要があります。 予定リストや目標と同様に、期限を確認すればするほど、それらを忘れる可能性は低くなります。 印刷された壁掛けカレンダーは見事に機能します。 紙のノートを使用する場合は、1ページのカレンダーに期限を記入し（インターネットからカレンダーを印刷できます）、半分に折り、ブックマークとして使用します。 ペーパーレスメモのような人は、Outlook、Googleカレンダー、Excelなど、毎日使用するアプリケーションで期限を設定してください。 管理する必要がある差し迫った締め切りに応じて、デスクトップウィジェットカレンダーを使用することもできます。
締め切りをアプリに入れることの利点の1つは、アプリを簡単に共有できることです。 マウスを数回クリックするか、画面をタップするだけで、迫り来る締め切りを同僚やパートナーに思い出させることができます。
3.作業サイクルを知る。
期限をどのように表示するかは、ワークサイクル、つまり、毎日、毎週、または毎月の期限がある傾向があるかどうかに大きく依存します。 たとえば、以前は季刊誌で働いていたので、次の3か月を示す3つのカレンダーをコルクボードに常に固定していました。 9月になると、11月まで届かないにもかかわらず、最も重要な締め切りを見ることができました。 また、重要な期限がさらに遠くにある年のカレンダーもありましたが、毎日見る必要がないので、そのカレンダーをデジタルに保ちました。 生産性の高い人々は、アクセスするために必要な期限と、見なければならない期限のバランスをとります。 締め切りが多すぎると圧倒されます。 今後の最も重要なプロジェクトに必要な期限を確認することで、仕事を続けることができます。
4.二重アラームを使用します。
期限が遠く離れているが非常に重要な場合は、二重のリマインダーを使用します。 言い換えれば、期限が近いことを数日前に通知するために、2つのアラームまたは通知を設定します。 このトリックは、典型的な仕事の範囲外の締め切り、特に忘れがちなものにとって特に重要です。 木曜日から6週間の間に講演（めったにしないこと）を行わなければならない場合、月曜日から6週間、カレンダーにリマインダーを設定して、指定された週の初めにイベントが開催され、私が準備する必要があること。
5.納期を一貫して満たします。
「一貫して納期を守る」というのは、言うよりも簡単なことの1つです。 しかし、それが職場でのあなたの価値に影響することを理解していれば、それだけでも非常にやる気になります。
一貫して期限を守ることは、従業員、チームメンバー、またはパートナーとしての価値を高めることができます。 常に納期を守っている人々をどう見るか考えてください。 彼らは信頼でき、強い労働倫理を持ち、チームプレイヤーと見なされています。 締め切りに間に合わせるのは、自分だけのために仕事を終わらせることではありません。 ほとんどの場合、チェーン内の1つのリンクを完了することです。チェーンがある場合は、自分の期限に間に合うまで自分の期限に間に合わない人がいます。 あなたが時間通りにいなければ、彼らも時間通りにいられません。
多くの人々が期限に一貫して間に合わないため、一般的に目立つ人々は目立っています。 数か月連続で納期に間に合うと、人々は気づくでしょう。そして、それは彼らがあなたを見る方法と彼らがあなたに入れたいと思うどのくらいの信頼を変えるでしょう。
「何かをやりたいなら、忙しい人にあげてください」と言っているように、締め切りに間に合うように、締め切りに間に合うようになります。 周期的な動作です。
するかしないか…期限に「試して」いない
締め切りに関するこれらのすべてのヒントはほとんどの人にとって有効ですが、常にあなた、あなたの仕事、あなたの習慣にとって最も意味のあることは何でもしてください。 たとえば、一部の人々は単に詰め込まれた締め切りを遵守しません。 彼らはカレンダーに書かれた日付が期限になり、代わりに発生する必要のあるパディングが頭の中で行われる必要があります。 そしてそれは大丈夫です。
しかし、あなたの習慣があなた自身の生産性と成功を妨げているとき、それを認識して、変化を起こそうとしてください。 既に使用しているアプリ（OutlookからGmail、Basecampまで）の非常にシンプルなリマインダーまたは通知システムは、より良い習慣を作成するのに大いに役立ちます。 そのため、カレンダーを開発し、すでに手元にあるアプリの機能を使用し、いくつかの期限を設定します（小刻みの部屋が組み込まれています）。 あなたがしたことがうれしいです。
