丸石システム契約の洞察レビューと評価

CobbleStone Systems Contract Insight（ユーザー1人あたり月額59ドルから開始）は、契約プロセスを容易にする多数の異なる機能を提供する、高度にカスタマイズ可能な別の契約管理システムです。 同社は20年前から存在し、政府から小グループ、大規模組織まで、幅広いクライアントにサービスを提供しています。 重要な注意点は、Contract Insightは、Webサイトから直接アクセスできる無料の試用版を提供する比較的少数の契約管理システムの1つであることです。 ただし、Contract Insightの多くは構成可能ですが、PCMag Editors 'Choiceの受賞企業の1つであるAgiloftには、さらに多くのカスタマイズオプションがあります。 さらに、無料のレベルのサービスを提供します。つまり、タイムアウト期間なしで心ゆくまで評価することができます。

価格とプラン

異なるレベルのサービスを提供する3つの異なるエディションがあります：Enterprise、Express、およびWork Group。 Cobblestoneは、Webサイトでさまざまなエディションの比較チャートを提供していますが、基本的に、Enterpriseエディションには、追加のワークフロー機能、フルテキストインデックス、一括インポート、オンラインレポートデザイナー、およびベンダーとクライアントの契約評価システムが付属しています。 すべてのエディションには、契約およびデータ用の無制限のストレージが付属しています。

Cobblestoneのソリューションは、顧客と一緒にオンサイトで展開することも、Software-as-a-Service（SaaS）モデルで企業がホストすることもできます。価格は、選択するオプションによって異なります。 ウェブベースのオプションは、オンサイトがより高くかつ一回限りであるのに対して、より低い繰り返し率で価格設定されています。 Work GroupエディションはSaaSとして利用できず、Expressエディションはオンプレミスでは利用できません。 Expressエディションは、ユーザーあたり月額$ 59から始まります。 Enterpriseエディションは、5人のユーザーに対して年間5, 000ドルからです。 Blueridge Software Contract AssistantやGreat Minds Software Contract Advantageなど、このまとめの他の製品と同様に、Contract Insightでは、Enterpriseエディションを実行するためにMicrosoft SQL Server 2005以降のインスタンスが必要です。

シンプルなインターフェース

インターフェースはシンプルなデザインです。バーとボタンを示すためにさまざまな青の陰影を持つ白い背景です。 テキストを「キュートアップ」しているように見えるドロップダウンメニューの横にアイコンがあります。 メニューオプションは、契約、従業員、会社、レポートと検索、管理とセットアップなど、契約マネージャーが必要とするすべての主要なアクションカテゴリに当てはまるようです。

ユーザーが最初にログオンしたときのデフォルトビューは、ユーザーが割り当てられている契約のカレンダーです。 これは、自動的に更新される基本的にパーソナライズされたレポートである「ダッシュボード」と「ドック」を含めるか、置き換えることもできます。 たとえば、ユーザーは、割り当てられているすべてのアクティブな契約を表示するドック、または次の30、60、または90日で期限切れになるすべての契約を表示するドックを構成できます。 この機能により、ユーザーはログオン時に最も適切な情報を得ることができます。

エディターズチョイスアギロフトと同様に、システムの最も注目すべき機能の1つはカスタマイズの深さです。 Contract Insightは、管理者が契約データフィールドを作成および変更し、承認プロセスを自動化および指示し、契約の種類、特定の契約、または特定のフィールドを含む詳細レベルでユーザーアクセスを制限できるようにする契約管理システムの上位層にあります。

入門

Contract Insightには、新しいユーザーがシステムをセットアップして一般的なタスクを実行する手順を説明するビデオが付属しています。 ビデオでは、これらの機能の実行方法を正確に示し、Contract Insightを好みに合わせて設定します。 しかし、私はビデオを消化するのが非常に簡単であると感じましたが、一方で、システムのヘルプWikiはナビゲートするのがやや困難でした。 この製品の機能の幅広さにより、ウィキのスマート検索でさえ面倒な作業になります。 ただし、一度見つかったヘルプドキュメントは、イラスト付きで明確に表示されます。

システムに新しい契約を追加するのは簡単です。「契約の追加」をクリックするだけです。 ただし、Contract Insightはここに契約プロファイルレイヤーを追加します。 これは、システムがドキュメントを処理し、そのライフサイクルを管理する必要があるというデータベースおよびワークフローの情報です。 契約プロファイルは、契約ファイルのアップロードとともに作成することも、ベンダーまたはクライアントの情報に基づいて作成することもできます。 実際の入力プロセスには、SaaSモデルでソフトウェアを使用している場合、システム管理者またはCobblestoneがほぼ無制限に組み合わせてカスタマイズ可能なフォームに入力する必要があります。 フィールドは、契約の種類に基づいて追加または削除したり、ユーザーIDまたはユーザーのクラスに基づいて制限したり、整数、日付、通貨、ドロップダウンリストからのアイテムなどの特定の種類の情報のみを受け入れるように構成したりできます。

すべてのデータを入力した後、ユーザーは契約のドキュメントプロファイルをさらにカスタマイズできます。 契約プロファイルの右側にはリストがあり、タスクと電子メール、従業員の割り当て、印刷、更新、契約のリンク、履歴の表示、電子メールなどのさまざまなオプションをユーザーに提供します。 さらに、ユーザーは契約プロファイルに無制限の数のファイルを添付できます。

メインメニューバーを使用すると、従業員と会社のプロファイルをすばやく簡単に追加できます。 簡単なフォームに記入して従業員または会社をシステムに追加することにより、ユーザーは検索とレポートの不正確さを防ぐことができます。 たとえば、既存の会社プロファイルがない場合、1人のユーザーが「XYZ Corp.」と書くことができます。 もう1つは「XYZ Corporation」で記述できます。これにより、検索結果とレポートから契約が省略される可能性があります。

検索も高度にカスタマイズ可能な問題です。 検索は任意のフィールドで実行でき、関連情報のカテゴリに基づいてさらに絞り込むことができます。 データの列は、ユーザーの好みに合わせて簡単に変更および構成できます。 検索を適切に構成すると、レポートを印刷したり、Word、Excel、またはPDFにエクスポートしたりできます。 カスタマイズ可能な機能に加えて、システムには多くのプリセット検索とレポートも付属しており、ユーザーは将来使用するために独自のアドホック検索を作成できます。

基本を超えて

便利な機能はリクエストです。これは、大企業にとってより役立つでしょう。 ご想像のとおり、リクエスト機能を使用すると、ユーザーは適切な人物に新しい契約をリクエストできます。 ユーザーは「新規リクエストの追加」をクリックして、関連情報を追加します。 管理者は、提供された情報に基づいて、リクエストの通知先を設定できます。

上級ユーザー向けに、Contract Insightには、テンプレートベースの契約を頻繁に使用するユーザーにとって非常に便利な機能があります。 管理者は、パッケージ機能を使用して、契約または会社のプロファイルからメタデータを取り込むテンプレートを設定できます。 管理者は、契約作成を支援する条項ライブラリを設定することもできます。

Cobblestoneを使用すると、さまざまなアドオンモジュールを使用してContract Insightをさらにカスタマイズできます。 最も有用なアドオンの1つは、ドキュメントコラボレーションとeSignモジュールです。これは、基本的にCobblestone Systemのオンライン署名システムのバージョンです。 このモジュールにより、組織のメンバーとカウンターパーティの両方が契約を完全にオンラインで実行できます。 署名者の身元を認証します。 組織でDocuSignの使用を希望する場合、Cobblestoneはそのプログラムを契約のライフサイクルに組み込むこともできます。

他のさまざまな状況で利用できる他のモジュールがあり、一般的に特定の業界または作業の種類に焦点を当てています。 たとえば、利用可能なモジュールの1つは、特定の契約をWebで公開できるパブリックアクセスポータルです。 この機能は主に、情報の自由に関する法律の対象となる公共団体に使用されます。 注文管理、ベンダーとクライアントの関係、Salesforceコネクタなどのモジュールもいくつかあります。 これらのアドオンにより、ユーザーのニーズに基づいてさらにカスタマイズできます。

Contract Insightは非常にカスタマイズ可能なソリューションですが、一部の人にとっては混乱を招きがちです。 Agiloftなどの同様のシステムは、慎重に実装されたウィザードアプローチにより、これらのカスタマイズの複雑さの問題のいくつかを軽減しました。 ただし、Contract Insightは、顧客のニーズに合わせて製品を調整するのに役立つ多くのモジュールとアドオンを提供します。そのため、多面的なワークフローと複雑な契約作成要件を持つ企業に注目する価値があります。