Great mindsソフトウェア契約の利点のレビューと評価

Great Minds Softwareのコントラクトアドバンテージを調査することを決めた場合、ウェブサイトに先送りされないでください。 はい、ナビゲートするのは遅くて難しいですが、それを掘り下げると、非常に優れた機能と高度にカスタマイズ可能な契約管理プラットフォームに関する情報が見つかります。 残念ながら、このWebサイトは、Great MindsがあなたとContract Advantageを十分に活用するためにかなりの学習曲線の障壁を設けているという点で、アプリを多少反映しています。 ただし、最初のレビュー以降、Contract Advantageがユーザーインターフェイス（UI）の改​​善、新しい統合、ワークフローの自動化などを追加したという事実が示すように、同社は製品の改善を続けています。 そして、それはその学習障壁を越えることが多くの人にとって価値があるかもしれないことを意味します。

このベテランの契約管理プラットフォームは、指定ユーザー1人あたり月額わずか75ドルで始まり、契約管理プロセスのどの側面にも焦点を合わせていません。 むしろ、契約の保管と分類、契約の作成と編集、ワークフローと電子署名、およびレポートとアラートにまたがる一連の機能を提供します。 この製品で私たちが抱えていた最大の問題は、最初に起動して実行するための使いやすさと互換性に関するものでした。 同社は、システムのナビゲートとカスタマイズを支援するために、包括的な包括的なガイド、ヘルプドキュメント、およびリソースを豊富に提供しています。 しかし、膨大なカスタマイズは困難な場合があります。また、最初のレビューとヘルプ資料から改善されたとしても、UIは製品を使い始めて初めてユーザーフレンドリーになります。 同社によると、ヘルプリソースは正式なトレーニングに代わるものではありません。 同社は、選択した計画に応じて3〜5日間のオンサイトトレーニングとセットアップを含むデモとトレーニングセッションを提供します。

エディターズチョイスアップドラフトは、より優れた契約オーサリングを提供し、エディターズチョイスアギロフトは、カスタマイズ機能と同じくらい使いやすくなっています。 このラウンドアップでレビューされた、より直感的でクラウドベースの製品も多数あります。これらの製品ははるかに使いやすく、エンタープライズレベルの機能はほとんどありません。 ただし、システムのセットアップとUIのカスタマイズ、契約テンプレートと管理オプション、ワークフローの自動化に時間を割くことができる中規模から大規模のビジネスや組織にとって、Contract Advantageは市場で最も強力なツールの1つです。

エディションと価格

Contract Advantageは、WebEssentials、WebPro、およびWebEliteの3つの異なるバージョンで利用できます。 ホストされる製品をWebポータルで利用できるようにするか、ファイアウォールの背後にあるサーバー上に存在するインストール済みのバージョンのContract Advantageを使用するかによって、価格は異なります。 Blueridge Software Contract Assistantは、このラウンドアップでテストされたオンプレミスオプションを提供する唯一の製品です。

WebEssentialsプランは、指定ユーザー1人あたり月額75ドル、同時使用席あたり月額90ドルから始まります。 インストールされたバージョンの場合、価格は、指定ユーザーごとに500ドル、同時ユーザーごとに875ドルの1回限りのライセンス料です。 次の計画はWebProで、これは指定ユーザーあたり83ドル、同時ユーザーあたり月額99ドルから始まります。 1回限りのライセンスの場合、インストールされたバージョンの価格は、指定ユーザーあたり550ドル、同時ユーザーあたり963ドルです。

最後に、WebEliteエディションがあります。これは、指定ユーザーあたり95ドル、同時ユーザーあたり月額114ドルから​​始まります。 WebEliteのインストールされたバージョンは、指定ユーザーごとに633ドル、1回限りのライセンスで同時ユーザーごとに1, 108ドルかかります。 Great Minds Softwareは、契約アドバンテージの表示専用シートも提供しています。ホストシステムの場合は月額15ドルから20ドル、インストールされたシステムの場合は150ドルから175ドルのライセンス料です。 前述のように、同社は重要な学習曲線を支援するために各計画でオンサイトトレーニングも提供しています。 含まれているトレーニングは、WebEssentialsの場合は3日間、WebProの場合は4日間、WebEliteの場合は5日間です。

これらのエディションにはすべて名前に「Web」が含まれていますが、ホストされたクラウドサービスとしてのみ実行されるわけではありません。 代わりに、ユーザーは、Great Minds Softwareがホストしているサーバーまたは顧客のデータセンターで実行されているサーバーで実行されているソフトウェアを指すWebブラウザーを介してユーザーとやり取りすることを意味します。 選択はあなた次第です。 Contract Advantageには複数の展開オプションと価格設定オプションがあるため、購入する前に必ず全体像を理解してください。 ソフトウェアをローカルで実行するということは、Microsoft SQL Server（2008、2012、2014、または2016エディション）またはWindows Server（2008 R2、2012 R2、または2016 R2サーバー）への投資を意味することを忘れないでください。

この追加されたバックエンドインフラストラクチャは、Contract Advantageの基本ライセンス価格を超える追加コストを意味します。両方のMicrosoftプラットフォームのサーバーおよびクライアントアクセスライセンスと、物理または仮想の専用サーバーマシンのコストです。 また、サーバーやデータベースを管理するための内部ITスタッフの専門知識がなくても、小規模な運用では多少の複雑さが生じる可能性があります。 これは、サードパーティのITコンサルティングコストの増加につながる可能性があります。 一部のビジネス、特に個人事業主などの非常に小規模な事業にとっては、すべてが複雑すぎる可能性があります。 物理サーバーまたは仮想サーバーを使用して中規模の運用を行い、一部のITサイクルを管理用に開放するため、Contract Advantageは柔軟なライセンス、すべての基本コンポーネント、および膨大なカスタマイズ性を提供します。

ただし、顕著な違いがあるため、お客様は各エディションの機能を慎重に調査する必要があります。 たとえば、WebEssentialsまたはWebProエディションでは利用できない機能がいくつかあります。 WebEliteエディションとWebProエディションは、条項ライブラリと知的財産（IP）、財務、および特殊な追跡機能を提供します。 また、WebEliteエディションは、ユーザー定義のレポート、自動通知を使用したワークフロー、ユーザー定義および事前入力済みのドキュメントテンプレート、請求書追跡を提供します。 利用可能なレポートの数もエディションごとに増加します。 WebEssentialsで60レポート、WebProで70レポート、WebEliteで115以上のレポートにアクセスできます。 多くの契約管理システムと同様に、さまざまな機能と高度な個別化があります。 このレビューでは、契約管理のコア機能である、すぐに使用できる機能と、その他の多くの機能にそれほど重点を置きません。

入門

AgiloftやCoupaの契約ライフサイクル管理など、私たちが検討した他の多くの高度にカスタマイズ可能な契約管理システムと同様に、Contract Advantageは最初は操作が困難です。 コントラクトアドバンテージに含まれる広範な機能は、ボタン、タブ、データフィールド、およびメニューの混雑したUIに直面して、エクスペリエンスをカスタマイズすることを意味します。

Concordの合理化されたGmailのようなUIや、ContractSafeやContract Houndなどのそれほど強力ではないSaaSツールにあるシンプルなクラウドベースのダッシュボードと比較すると、Contract Advantageは単純にログインして使用を開始できるツールではありません。 正式なトレーニングセッションに代わるデモに加えて、Great Minds Softwareはローリングに必要な多数のユーザーガイドを提供しました。 入門ユーザーガイド、ワークフローガイド、表示の変更とフィールドの名前変更のミニガイド、およびWebブラウザー設定のミニガイドを用意して、サンプルデータベースにリンクされたテストアカウントからセットアッププロセスを開始しました。

Great Minds Softwareによると、このシステムは、Google Chrome、Microsoft Edge、Safari、および提供されているさまざまなポータルのInternet Explorer（IE）で動作します。 しかし、コアシステムは現在IEでのみ動作し、それを機能させるために面倒な設定調整が必要です。 更新されたレビューテストでは、Microsoft EdgeとGoogle ChromeがインストールされたWindows 10 PCを使用しました。 しかし、Contract AdvantageのWebポータルを機能させるためには、IEを開いてブラウザーガイドに目を通し、適切な互換性設定を有効にする必要がありました。 コントラクトアドバンテージはIE 6、7、8、および9向けに最適化されており、これらはすべて古くなっています。 IE11を実行している新しいPCでは、ブラウザで多くのインターネットオプションと高度なセキュリティオプションを設定して動作させる必要があります。 2017年のWebベースの製品の場合、下位互換性を有効にするためのこの程度の追加セットアップ作業は、まだレガシーソフトウェアを使用していない組織の製品に対する大きな打撃となります。 同社は、2018年の第1四半期中に、コアシステム全体がマルチブラウザ対応になると予想しています。

カスタマイズされた管理ライフサイクル

コントラクトアドバンテージのほぼすべての面は、高度にカスタマイズ可能です。 コントラクトアドバンテージは、ユーザーのダッシュボードまたはメインメニュー（ダッシュボードにも格納されている）のみを開くように設定できます。 ダッシュボードは、「ウィジェット」と呼ばれるさまざまなウィンドウまたはタイルで構成されています。 これらのウィジェットは、過去の期日アクション、今後のアクション、ユーザーのアクティブなタスク、契約の有効期限など、ほぼすべてのタイプの情報を表示するように構成できます。 すべてのダッシュボードウィジェットを新しい位置にドラッグアンドドロップでき、さらにウィジェットを追加できます。 カラースキームを変更して、ユーザーが視覚的な識別を容易にするために、たとえば、通常の契約、下請契約、またはマスター契約に異なる色を割り当てることができるようにすることもできます。 ダッシュボードは、会社の発表または前年比の契約数比較などのレポートを示すグラフを表示するように構成することもできます。 各ユーザーは、設定メニューの配色とウィジェットを使用してダッシュボードをパーソナライズできますが、メインメニューには常に左下からアクセスできます。

コントラクトアドバンテージは、ビジネスニーズに応じて追加できる多数の追加モジュール（たとえば、金融モジュールや不動産モジュール）を備えた中央ドキュメントリポジトリも提供します。 この点で、契約管理システムは、その構成可能性において、エンタープライズリソースプランニング（ERP）システムとほぼ同じです。 また、管理者機能を必要としないユーザー向けの契約要求ポータルもあります。 これにより、ビジネスユーザーとスーパーバイザーは、承認のために契約を送信し、ドキュメントを承認または拒否し、ワークフローを管理するためのUIを使用できます。 すべてのフォームとフィールドは管理者がカスタマイズできるため、この種のポータルは、さまざまな部門がさまざまなタイプの契約を送信および管理する必要がある企業に役立ちます。

コントラクトアドバンテージのダッシュボードには、Agiloftと同じグラフ機能はありませんが、コントラクトアドバンテージのユーザーは、いくつかのページ（特にダッシュボードとコントラクトページ）で独自のカラースキームを選択するための独自の機能を備えています。 この機能が他のシステムで簡単に利用できないのは、驚くべきことです。 コントラクトアドバンテージは、このような機能で見た数少ないものの1つです。 フルパレットを利用できるので、ユーザーは契約優位性を好みに合わせて調整できます。

メイン見出し（ページ上部）は、会社のロゴと色でカスタマイズできます。 ユーザーがコントラクトアドバンテージをナビゲートするには、2つの基本的な方法があります。メニューバーを使用する方法とメインメニューを使用する方法です。 メインメニューは、コントラクト、パーティ、連絡先、ドキュメントリポジトリなど、コントラクトアドバンテージのコア機能のさまざまな側面のウィジェットのようなリストです。 メニューバーは、すべてのページの上部を横断します。 メインメニューページの多くの領域、およびモジュールとレポートにすばやくアクセスできます。

UIの興味深い側面の1つは、契約選択画面の多くがMicrosoft Excelスプレッドシートの感触を持っていることです。これは、私がレビューした他の多くの製品よりもさらに優れています。 これは、Microsoft Excelまたはスプレッドシートプログラムに精通しているユーザーにある程度の快適さを提供する可能性があります。 ただし、これは、ContractWorksやContractSafeなどのシステムで見られる契約管理に仮想ファイルキャビネットタイプのアプローチを好むユーザーには魅力的ではないかもしれません。

システムにコントラクトを追加するのは非常に簡単です。 新しい契約をクリックし、関連情報を入力してデータ入力プロセスを開始するだけです。 プロファイルを設定するために契約に関する基本情報を入力したら、残りの関連情報を追加できます。 WebEliteエディションでは、テンプレートから契約を読み込むこともできます。 このページでは、契約に参加している各企業の「責任者」など、より高度な契約関係者と交渉情報を追加することもできます。 また、ケースの両側にいるすべての関係者の名前と、署名者として指定されているユーザーを追加することもできます。

契約プロファイルの左側には、サマリー、アクション、修正、条項間を移動するためのページのナビゲーションインデックスがあります。 カスタム契約ページはWebEliteエディションに追加できます。 [概要]ページには、最も基本的な情報（種類、期間、有効期限、ステータスなど）を表示するヘッダーがあります。 関係者、連絡先、詳細、およびステータスに関する情報を入力できます。 さらに、ユーザーに許可がある場合、必要に応じて、ページ上のほぼすべてをシステム全体で個別化または変更できます。

関係者と連絡先は、既存の利害関係者のリストから追加することも、新しい会社の場合は追加することもできます。 この機能により、迅速なデータ入力とより効率的なレポート作成の両方が可能になります。 関係者の中央リストがない場合、ユーザーは会社の正確な言葉遣いを変えることができます（たとえば、XYZ Incorporated、XYZ Inc.、およびXYZの間で）。これにより、エラーがいっぱいの検索とレポートにつながります。 コントラクトアドバンテージには、「FKA履歴」タブでこれまで見たことのない追加の便利な機能があります。 FKAは「以前の名前」の略で、この便利な機能により、以前の会社名をプロファイルに直接記録して、会社名の変更を追跡できます。

次は契約の詳細とキー日付です。 これらの領域で、契約データの大部分が入力されます。 [契約の詳細]セクションは、ユーザーが最初に選択した契約の種類またはすべての契約の種類に基づいて特定のデータフィールドを表示するように管理者が構成できます。 チェックボックス、テキストボックス、ドロップダウンリスト、複数入力リスト、通貨フィールド、日付など、あらゆるタイプのフィールドを作成できます。 さらに、契約日、発効日、終了日、有効期限、更新日など、いくつかの重要な日付を設定できます。

キーデートから、重要な将来のイベントを担当者に思い出させるアクションをすばやく作成できます。 早期警告を設定して、イベント前の任意の日数の間、適切な人に自動メールを送信することができます。 財務情報がイベントに関係している場合、そのような情報を追加できます。 アクションのステータスが変更されるまで、通知を継続的に送信できます。 通知は相手方にも送信できます。

WebEliteエディションでのみ使用可能なドキュメント署名モジュールがある場合は、電子署名のためにプロセスをDocuSignと統合することもできます。 有効にすると、契約ページで連絡先の名前をクリックすると、その資格情報を直接DocuSignに保存できます。 関連するすべての日付で文書を生成したら、オプションの署名者を割り当てることができます。 テンプレートを使用している場合、テンプレートには既に特定の契約言語があり、関連するフィールドに入力するだけで済みます。 契約の指定された領域に署名ブロックがドロップされたMicrosoft WordまたはPDFファイルを生成できます。 各コントラクトには、フォルダー構造をカスタマイズできる独自のドキュメントリポジトリがあります。 システムは、契約を承認ワークフローに自動的に保存します。 購入契約の場合、財務や保険などのフォルダは表示されません。ネイティブの電子署名はないため、アカウントがある場合はDocuSign統合を有効にするか、印刷する必要がありますドキュメントを作成し、手動で署名し、署名済みバージョンを承認ワークフローにアップロードします。

高度なワークフロー、検索、およびレポート

WebEliteエディションの上級ユーザー向けに、契約プロセスステータスセクションで契約に関するワークフロー情報を追加することもできます。 管理者が契約の進捗を追跡するために、構成可能なステップのリストを作成できます。 はい/いいえオプションボタンは、タイムラインを文書化するための日付ボックスを使用して、さまざまなステータス（たとえば、法務に送信、実行済み、経理に送信、契約当事者に送信、および承認済み）の横に設定できます。

最初のレビュー以降、ワークフローの自動化機能が強化され、ワー​​クフローテンプレートとワークフロー後のタスクが増えました。 契約の完了後、署名済みドキュメントのメール送信、レポートの生成などのフォローアップアクションを割り当てることができます。これらのフォローアップアクションはすべて自動的にトリガーされます。 ワークフローテンプレートを変更して、タスク、その担当者、その期間、ワークフローの新しいステップの通知を示すことができます。 サマリーアラートは、カスタムの時間間隔でも設定できます。

契約アドバンテージには、高度な契約交渉と追跡機能もあります。 これらを使用すると、契約のドキュメントリポジトリの修正エントリに添付された契約の修正を追跡できます。 システムにはバージョン比較機能もあり、すべての変更と更新のロールバック制御と完全な監査ログが含まれます。 契約を編集すると、Microsoft Wordが直接起動され、ドキュメントに直接変更を加えることができます。 ただし、システムは、光学式文字認識（OCR）を使用して更新されたバージョンをスキャンおよび処理し、変更を登録します。

多くの契約管理システムと同様に、メモ機能があります。 コントラクトアドバンテージでは、この機能は「コントラクトダイアリー」と呼ばれ、日付とタイムスタンプが付いたダイアリーエントリを作成して、ユーザーがコントラクトプロファイルにコメントを添付できるようにします。 多くのシステムと同様に、契約プロファイルはコピーできますが、契約アドバンテージは、プロファイル内のどの個別情報をコピーするかを制御する機能を追加します。

コントラクトアドバンテージは、組織のドキュメントまたはファイル側に対して多少異なるアプローチを取ります。 すべての契約プロファイルにはドキュメントリポジトリが付属しており、一部の契約には多数のドキュメントまたはサブ契約が添付されている可能性があることを認識しています。 各リポジトリには、ユーザーにファイルを異なるカテゴリに入れるオプションを提供するドキュメントグループがあります。 市場にある多くのシステムでは、ユーザーが複数のファイルまたはドキュメントを単一の契約プロファイルに添付できます。 ただし、ほとんどの場合、コントラクトアドバンテージと同じレベルの組織は提供されません。 フォルダを作成し、構造を編集できます。 ドキュメントは、バージョン管理の問題を防ぐためにロックすることもできます。 また、Contract Advantageを介して送信された電子メールはリポジトリに記録されます。

セキュリティを懸念する管理者の場合、ユーザーをグループに割り当てて、アクセスと編集を簡単に制御できます。 ユーザーをシステムの全領域から隔離するか、特定のフィールドを編集できないようにするだけで、セキュリティに対する微妙なアプローチを提供します。

Contract Advantageの他のすべての側面と同様に、検索機能は高度にカスタマイズ可能です。 任意のデータフィールドを検索でき、ほぼ無限の検索機能を提供します。 検索パラメーターはタブに編成されています。 これにより、最も基本的な情報を前面と中央に保持しながら、フィールドを検索可能にします。 検索は後で使用するために保存することもできます。

前述のとおり、Contract Advantageには、アップロードされたドキュメント用のOCRが付属しています。 この機能により、システム内の文書およびファイルのテキスト検索が可能になります。 Contract Advantageのテキスト検索機能は、各ドキュメントのヒット数を表示するため、ほとんどの場合よりも便利です。 高度な検索機能は、堅牢なレポートに変換されます。 契約の検索またはリストはMicrosoft Excelにエクスポートでき、情報の列は完全にカスタマイズできます。 コントラクトアドバンテージには、検索のエクスポートに加えて、個々のユーザー向けにカスタマイズできる多数の事前作成レポートが付属しています。 これらのレポートは、わずかに美的な製品を提供し、Microsoft Excelにエクスポートしたり、インシステムで表示したりできます。

すでに説明した多くの興味深い機能に加えて、言及する価値のあるものがさらにいくつかあります。 たとえば、Contract Advantageは、システムのグローバルな更新を可能にする数少ないシステムの1つです。 これにより、マネージャーはさまざまな連絡先、会社、またはデータフィールドの情報を一度に更新できます。 この機能は、新しいフィールドを実装したり、古いフィールドを更新および修正する際に、膨大な時間とエネルギーを節約できます。

組織を支援するために、契約をアーカイブできます。 コントラクトアドバンテージには、Microsoft Outlookの連絡先のインポート、テンプレートの作成、条項ライブラリなど、他の多くの機能があります。 WebEliteプランのActive Directory（AD）統合およびシングルサインオン（SSO）サポートもあります。

頑丈な契約管理プラットフォーム

コントラクトアドバンテージは、ほぼすべての顧客のニーズを満たすようにカスタマイズできます。 しかし、システム要件とセットアップは、個人や中小企業にとっては法外な場合があります。 コントラクトアドバンテージは、OCRやグローバルアップデートなどの便利な機能に加えて、ドキュメントストレージへの独自のアプローチを提供します。 より自然な契約管理エクスペリエンスですぐに稼働することを好むユーザーにとっては、エディターズチョイスの受賞者であるAgiloftとUpdraftがより適しているかもしれません。 また、直感的なコラボレーションを備えたシンプルなクラウドベースのオプションには、Concordが適している可能性があります。

ただし、エンタープライズレベルの契約管理に必要な真に無限のカスタマイズと高度なワークフローの自動化と管理機能に関しては、Contract Advantageは市場で最も有能な機能満載のツールの1つです。 この複雑な製品に慣れるためにインストールとトレーニングを完了すると、ビジネスで見つかるほど包括的でカスタマイズされたシステムになります。