Microsoft Sharepointのオンラインレビューと評価

SharePoint Onlineの開始

Microsoft SharePoint Onlineにサインアップするのは簡単です。 プランを選択して、名前、メール、電話番号、会社、住所を入力するだけです。 次に、ユーザーID、パスワード、および一意のURL（たとえば、yourname.onmicrosoft.com）を作成します。 その後、テキストまたは電話で送信されるコードを入力して、ロボットではないことを確認します。 最後に、支払い情報を入力し、毎月支払うか毎年支払うかを選択します。 無料試用版を選択した場合、支払い情報は必要ありません。

Office 365を初めて使用する場合は、最初にログインするときに情報が過負荷になる場合があります。MicrosoftOffice 365 Enterprise E3の無料試用版にサインアップしている場合、ダッシュボードにはリンクされた12個以上のタイルが含まれますEnterprise E3層に含まれるさまざまなMicrosoftプログラムおよび機能。 これらのタイルの1つはMicrosoft SharePoint Onlineです。 さらに、左側の[管理センター]メニューを使用して、管理モジュールでMicrosoft SharePoint Onlineの管理面にアクセスできます。

Microsoft SharePoint Onlineを使用すると、ユーザーは組織および管理エンティティとして個々のサイトを作成できます。 各SharePointサイトには、独自のドキュメントライブラリ、ノートブック、セキュリティ、およびデザインを含めることができます。 さらに、サイトは、スタンドアロンサイトとして、またはサブサイトを使用して階層で編成できます。 サイトを作成するときに、チームサイトまたはコミュニケーションサイトのいずれかを選択するように求められます。 チームサイトは、特にユーザーの大部分がドキュメント管理に関与する組織内のコラボレーションを目的とした従来のSharePointサイトです。 コミュニケーションサイトは、個人または小規模グループが大規模なユーザーグループが使用するコンテンツを作成するシナリオに役立ちます。 ドキュメントライブラリとブログの間のクロスと考えてください。 両方のサイトオプションを使用してドキュメントを共有でき、高度にカスタマイズできます。

Microsoft SharePoint Onlineのチームサイトは、だれかが学習曲線を進んで進んで進んでいれば、柔軟性があります。 たとえば、サイトのドキュメントライブラリは、多数のさまざまな機能に活用できる多数のメタデータフィールドで構成できます。 ドキュメントビューをカスタマイズして、検索と並べ替えに使用する特定のフィールドを表示できます。 ビューをフィルター処理して、一致するメタデータを持つドキュメントのみを表示することもできます。これにより、特定のドキュメントセットを表示するようにカスタマイズされた複数のビューを作成できます。

Microsoft SharePoint Onlineドキュメントライブラリは、Microsoft OneDriveクライアントを使用して、コンピューターまたはモバイルデバイスと同期できます。 デスクトップユーザーは、ドキュメントライブラリ内の[同期]ボタンをクリックするだけで、接続を構成（またはソフトウェアをダウンロード）できます。 新しいファイルは、ドラッグアンドドロップ、デスクトップ上の同期フォルダーにファイルをコピーするか、または上のさまざまなOfficeアプリを使用して、ドキュメントライブラリに追加できます。 デスクトップ またはモバイルデバイス。 Microsoft SharePoint Onlineに対する長年の1つのノックは、OneDrive同期クライアントの予測不能性によるものでした。 その後、Microsoftは新しいOneDriveクライアントをリリースしました。これは、ファイルの同期を維持する上ではるかに良い仕事をしているようです。

ドキュメントの共有とコラボレーション

Microsoft SharePoint Onlineは、中核となるドキュメント管理プラットフォームです。 ファイルのアップロードとダウンロード、編集、共有などの基本的なドキュメント管理機能に加えて、Microsoft SharePoint Onlineは変更追跡も処理します。 編集者のログを保持し、ドキュメントの以前のエディションをダウンロードして変更を確認したり、以前のリビジョンに戻したりすることにより、Microsoft SharePoint Onlineの柔軟性が大幅に向上します。 ユーザーは、ドキュメントライブラリでアラートを構成して、変更が行われたときに通知を受け取ることもできます。 複数のユーザーが同じファイルを編集する際の問題を防ぐためにドキュメントをチェックアウトできますが、すべてのユーザーがOffice 2010以降を使用している場合、共同編集（複数のユーザーが同じファイルを同時に編集する）もサポートされます。

マイクロソフトは、Office 365でかなり強力なセキュリティおよびコンプライアンス機能を提供します。その多くは、Microsoft SharePoint Onlineに対して活用できます。 Ascensio System OnlyOfficeなど、他のほとんどのビジネスグレードのドキュメント管理スイートは、権限や監査追跡などの基本的なセキュリティ機能を提供します。 Microsoft SharePoint Onlineはこれらの機能もサポートしていますが、競合製品をはるかに上回る機能も備えています。 まず、ドキュメントラベル、データ損失防止、ドキュメント保持、スーパーバイザーアクセスなどを処理するポリシーを作成できます。 ドキュメントラベルは、クレジットカード、社会保障番号、顧客データなどの機密データを含むドキュメントを識別するために使用されます。

SharePointは、これらのラベルを作成および管理するだけでなく、ドキュメントの内容に基づいて既存のドキュメント（または完全なOffice 365スイートを使用している場合は電子メール）にラベルを適用するツールを提供します。 機密情報を含むドキュメントが組織外で共有されるのを防ぐなど、データの損失を防ぐための同様のツールが利用可能です。 また、ユーザーがドキュメントを完全に削除するのを防ぎ、定義された期間後にアーカイブまたは削除を強制するために、ドキュメントの保持を管理するツールも利用できます。 これらの多くの場合、マイクロソフトは、医療保険の携行性と責任に関する法律（HIPAA）および対応する規制など、さまざまな国の規制への準拠を促進するように設計された定義済みのフィルターセットを提供します。 検索用語を使用してポリシーアプリケーションを構成することもできます。 これらのポリシーは、Microsoft SharePoint Online全体または個々のサイトに適用できます。

監査ログを使用して、ユーザーレベルのアクティビティまたは管理上の変更を追跡できます。 ロギングを有効にすると、特定のアクション、ユーザー、時間枠、または検索語の監査ログを検索して、ビューを絞り込むことができます。 前述の機能の1つであるeDiscoveryは、法的措置などの特定のトピックに関連するドキュメントを見つけるための包括的なツールです。 eDiscoveryを使用することにより、召喚状またはその他の情報要求の範囲内にあるドキュメントを検索し、保留することにより関連ドキュメントを保護できます。 それら、 または、要求に応じるために関連ファイルをエクスポートします。

これらのセキュリティ機能が威圧的に聞こえる場合、それらは完全にオプションであり、それらを無視することを選択しても邪魔にならないことを理解してください。 グループまたはユーザーベースの権限など、より標準的なセキュリティオプションも利用できます。 また、認証されたユーザーのみへの共有、匿名アクセスの有効期限の設定など、組織外のファイル共有の仕組みを構成することもできます。 を使用して 外部でドキュメントを共有できるユーザーを管理するグループ。 共有リンクを設定して、ドキュメントへの読み取り専用アクセスを提供することもできます。

柔軟で拡張可能なワークフロー

Microsoft SharePointは、しばらく前からワークフローの作成をサポートしており、SharePoint Onlineも例外ではありません。 ワークフローモジュールを備えたほとんどのドキュメント管理システムは、レビュールーティングや署名要求などの基本的なドキュメント管理タスクをサポートしますが、Microsoft SharePoint Onlineは、異種プラットフォーム間でワークフローを作成するためのツールであるMicrosoft Flowと緊密に統合します。 Flowを使用すると、ドキュメントがライブラリに読み込まれたときに承認リクエストを送信したり、Microsoft Formsと統合して適切な連絡先に情報をルーティングしたり、ドキュメントライブラリをDropBox BusinessやGoogle Driveなどのサードパーティのクラウドストレージプラットフォームにリンクしたりできます作業。 マイクロソフトは100を超えるFlowテンプレートを提供していますが、独自のテンプレートを作成することもできます。

マイクロソフトが総合情報管理プラットフォームへの統合ポイントとして推進しているもう1つの分野は、Microsoft PowerAppsです。 PowerAppsの背後にある目的は、ユーザーが（相対的な観点から）非常に簡単に（Flowを使用しても）Microsoft SharePointでデータをキャプチャおよび保存できるアプリを作成できることです。 これらのPowerAppは、Microsoftストアにリストされ、内部ビジネスプロセスまたは顧客向けのポータルとして使用できます。

アプリといえば、Microsoftと開発者との長年の関係は、Microsoft SharePointアプリカタログには、Microsoft SharePointサイトに統合できるアプリがぎっしり詰まっていることを意味します。 これらのアプリには有料と無料の両方のオプションがありますが、無料のアプリにも価格が付いていることに注意してください。 Microsoft SharePointアプリのアクセス許可は、モバイルデバイスで予想されるものとほぼ同じであり、各アプリには、アプリがドキュメントとデータに対して実行できることのリストが含まれているため、適切に注意して処理する必要があります。 適切な状況では、Microsoft SharePointアプリは、強化された通知機能、追加のカレンダーオプション、他のサービスへの統合、および他のオプションのホストなどの機能を追加できます。

SharePoint Onlineは強力なプラットフォームです

管理や使用が難しいというMicrosoft SharePointの評判は、使いやすさよりも機能に重点を置いているためです。 マイクロソフトは、Office 365とそのさまざまなコンポーネントをパートタイム管理者（特に、不必要に役割を担う）がアクセスできるようにすることに重点を置いているため、Microsoft SharePoint Onlineは、小規模なITショップでは使用できないほど複雑なソリューションです。 公平を期すために、管理設定用の複数の場所を含め、Microsoft SharePointの管理にはまだ複雑な点がいくつかあります。 ただし、ほとんどの機能は、以前よりも構成がはるかに簡単です。

MicrosoftのOffice 365の価格設定はアグレッシブであり、Microsoft SharePoint Onlineは、ユーザーあたり月額5ドルという非常に手頃な価格で提供できます。 しかし、それは、他のエディターズチョイスである競合他社のAscensio System OnlyOfficeから得られる月額ユーザーあたり1ドルの価格とはまだかけ離れています。 それでも、新しい使いやすさの焦点、Flow、eDiscoveryで提供される高度なコラボレーションおよびセキュリティ機能、およびさまざまな構成可能な管理ポリシーに基づいて、Microsoft SharePoint Onlineは、ドキュメント管理でエディターズチョイス賞の1つを簡単に獲得します。カテゴリー。