Mitratechによる契約のレビューと評価の完了

タブ間の迅速なナビゲーションとタブ間の色の区別は、大企業や多数の契約を持つ企業にとって歓迎される機能です。 限られた数の契約のみを管理する人にとっては、タブの数が過剰に見えるかもしれません。 この場合、ContractuallyまたはBlueridge Software Contract Assistantが提供するような、より単純な設計を選択できます。

GCDには、各タブ内のカスタマイズのための多くのオプションがあります。 ユーザーは、ドロップダウンメニューを使用して、契約、ドキュメント、フォルダー、およびプレーヤーをフィルターおよびグループ化できます。 ユーザーは、表示されている列を再配置することもできます。 ただし、このカスタマイズには単純さという代償が伴います。 画面全体のすべてのドロップダウンメニュー、タブ、ボタンは、SecureDocs ContractWorksなどのプログラムのクリーンさと比較して、忙しいと感じることができます。

設定する

ユーザーが最初にGCDをナビゲートすると、新しいタブを開くと紹介ウィンドウがポップアップ表示されます。 この情報は、その特定の領域で実行できる実用的なことだけでなく、そのタブの背後にある理論も説明するため、特に役立ちます。 たとえば、ユーザーが[フォルダー]タブをクリックすると、GCDは「GCDのフォルダーが物理フォルダーまたはバインダーに対応する」ことをユーザーに通知し、ユーザーに新しいフォルダーの作成方法を示します。

これらの便利なポップアップウィンドウは、Contract Assistantから利用できる段階的な指示や、ContractWorksおよびContract Insightから利用可能なビデオチュートリアルなど、より広範なユーザーガイドを犠牲にして提供されます。 ただし、ミニガイドで回答されなかったユーザーからの質問には「GCDに質問」機能があります。

新しい契約、ドキュメント、プレーヤー、フォルダー、およびその他のGCDアイテムの追加は簡単です。 [追加]ボタンは、ワークスペースの上部を横切る細い灰色のバーのどのページからでもアクセスできます。 これらのボタンにより、私の初期セットアップが迅速かつ簡単になり、数分以内に多数のフォルダーを追加し、それらを契約で埋めることができました。 クイック追加ボタンの周りには、簡単にアクセスできる検索機能と電子メールメッセージ通知があります。

GCDのユニークな側面の1つは、契約とドキュメントと呼ばれるものを区別することです。 GCDは最初、契約を最終的な法的契約として定義します。これは、ドキュメントに対応する場合もあれば、まったくドキュメントに対応しない場合もあります。 ユーザーは、新しいバージョンが利用可能になったときに、交渉プロセス中に1つ以上の段階でドキュメントを追加できます。 ドキュメントが契約になった場合（および契約した場合）、チェックボックスをクリックするだけで変更できます。

ユーザーが重要な契約イベントを見逃すのを防ぐメカニズムであるアクションとアラートも簡単に作成できます。 アラートは契約またはドキュメントに添付され、簡単にカスタマイズできます。 アラートは、ユーザーのダッシュボードに表示され、電子メール通知を送信し、ドキュメントを添付し、特別なテキストを含めるように構成できます。 アラートは、有効期限、終了日、またはユーザーが希望する日付に基づいて作成できます。 最初のアラートを設定するのに約30秒かかりましたが、ほとんど指示はありませんでした。 アクションは、特定のユーザーまたはユーザーグループのタスクまたはTo Doであり、これらも簡単に作成できます。

カスタマイズに関しては、すべてのデータ入力フィールドはカスタマイズ可能です。 ITのトレーニングや知識は必要ありません。 自分の好みに合わせてフィールドをすばやく追加および並べ替えることができました。 テキストボックス、ドロップダウンメニュー、およびチェックボックスは、それぞれ作成するのにほんの少しの時間しかかかりませんでした。 カレンダーは、従来のカレンダースタイルを好む人に優れたビジュアルを提供します。 契約に関連する情報のみを含めるようにカスタマイズでき、そのイベントは契約、ドキュメント、およびアクションにリンクして、すばやく移動できます。

検索とレポート

GCDは、ユーザーが現在表示している情報に基づいてレポートを生成します。 ユーザーは表示可能なすべての情報をフィルタリングして並べ替えることができるため、ユーザーは完全に制御できるレポートを作成できます。 ただし、1つの制限は、ボタンをクリックするだけでプロセスを実行できますが、レポートはExcelにのみエクスポートできることです。

GCDには非常に堅牢な検索機能があり、ユーザーが入力したすべてのデータフィールドとドキュメントテキストを検索できます。 GCDの1つの制限は、Agiloftの場合のように、検索の結果をエクスポートできないことです。 それ以外に、GCDを他の契約管理システムと区別する多くの機能があります。 1つの有用な機能は、Microsoft WordおよびOutlookとのGCD統合です。 Wordのアドオンにより、ユーザーはドキュメントを直接Wordで開き、編集または変更して、WordからGCDに直接保存できます。 Onitエントリで見られるように、ユーザーが電子メールから契約管理システムに議論を引き出そうとするのではなく、ユーザーが既存の電子メールにGCDを統合できる同様のOutlookプラグインがあります。

他の興味深い機能には、リストされたすべてのドキュメントまたは契約の最新バージョンを取得できるダウンロードボタン、GCDにアップロードされたPDFまたはWordバージョンのプレビュー機能（完全に検索可能で、ファイルをダウンロードせずにドキュメントを表示できる）があります、およびGCDから直接メールを送信する機能。

全体として、GCDの学習と構成は非常に簡単です。 ユーザーがおそらく既に使用しているアプリケーション（Microsoft Word、Excel、Outlookなど）に統合され、広範なカスタマイズが可能になります。 新しいコントラクト、ドキュメントの追加、ワークフローアクションの実行と同様に、検索とレポート作成は簡単です。 GCDに欠点を見つけることはほとんどないため、このまとめでGCDが2つのPCMag Editors 'Choice受賞者の1つになっています。