契約管理が不十分だと、ビジネスにお金がかかる可能性があります

SpringCMの新しいレポートによると、64％の企業が契約の承認プロセスにより取引が失速していると答えています。 組織が直面する最大の課題は、契約ワークフローの管理と主要な利害関係者からのサインオフの取得です。 調査によると、企業が直面している最大の障壁は、契約を管理し、契約に沿って移行するプロセスがないことです。 企業の60％は電子メールを使用して契約を管理していますが、契約管理ツールを使用している企業は32％のみです。 6％の企業は、契約管理プロセスがまったく整っていないと回答しています。

「内部および外部の承認プロセスを通じて契約を取得しようとすることは、悲惨な経験に過ぎません」とSpringCMのチーフストラテジーアンドアライアンスオフィサー、Erik Severinghaus氏は述べています。 「契約とは、基本的に構造化されていないデータであり、2つの異なる組織で2つの異なるツールとプロセスのセットを使用しています。1日の終わりに、電子メールと添付ファイルで実行する場合、プロセスの可視性は誰にもありません、誰もプロセスを最適化できません。」

SpringCMの最高マーケティング責任者であるWill Wiegler氏は、「調査と回答者の最大の課題を見ると、「ワークフロー、新しい契約の生成、追跡、承認が上位4つです。これらは行き詰まっているビジネスプロセスです。契約のプロセスがどこにあるのかさえ、人々は知りません。誰の受信トレイが入っているのでしょうか。

（画像経由：SpringCM）

契約管理でできること

契約管理ツールは、契約ベースのデータに関するレポートを保存、追跡、再表示、および実行する機能を企業に提供します。 これには通常、データを自動的に読み取って集約し、特定の契約に対してアクションを実行する時間になると関係者にアラートを配信できるクラウドベースのソフトウェアが含まれます。 セベリングハウス氏は、ソフトウェアを使用せずにこれらのプロセスを管理しようとする企業は、7種類または8種類以上の異なるドキュメントまたはファイルタイプのデータを収集し、その情報を標準化された契約または請求書に変換することに苦労していると述べました。 これらのシナリオで、彼は説明しました、「人為的な間違いがあるはずです」。

実際、契約管理ソフトウェアを活用している企業でさえ、よくある間違いを避けるのに苦労しています。 回答者によると、契約管理エラーの92％は人間によるものです。 企業の7パーセントは、ヒューマンエラーが非常に頻繁に発生すると回答しています。 「営業担当者は顧客と話すのが大好きで、関係を築くのが大好きですが、一般的に数学、算術、財務、および異なるシステム間での数字の手作業の翻訳は嫌いです」とセベリングハウスは言います。 「このようなものを手動で移動するように彼らに任せても、プロセスにエラーが見られても驚かないでください。」

（画像経由：SpringCM）

調査対象となったすべての企業の4分の1は、ITが契約ワークフロープロセスに関与していると回答しています。これは、契約の記録と処理に伴う人為的エラーの一部を相殺するのに役立ちます。 契約管理ソフトウェアベンダーが潜在的なクライアントと話をする前に、IT部門は通常、ビジネスアナリストと協力して、ビジネスプロセス、テクノロジー、および2つを組み合わせた以前の問題（スプレッドシートが請求書）。

たとえば、レビューした最高の契約管理ツールは、ワークフロー自動化機能、アプリ内チャット機能、契約に基づいて行動するときに警告するメールアラートなどを提供します。 これらの機能の一部は、AgiloftやMitratech Getting Contracts Done、SpringCMなどのエディターズチョイスツールにあります。

これらの機能は、契約サイクルを加速し、企業のお金を節約するのにも役立ちます。 調査回答者の典型的な契約サイクルの長さは1〜2か月（33％）でした。 回答者の22％は、契約サイクルが4か月以上続くと回答しています。 回答者の20％は、契約管理ソフトウェアを使用することでビジネスのお金を節約できたと答えています。

将来の契約管理

人工知能（AI）や機械学習（ML）などの新しいテクノロジーをミックスに追加すると、契約管理はユーザーにとってさらに有益になる可能性があります。 「AIは非常に重要になるでしょう」とSeveringhaus氏は述べています。 「AIが相互秘密保持契約を許可している初期のユースケースがあります。AIは基本的な契約レビューと契約分類を行うことができます。」

残念ながら、AIは自動化に向けた最初のステップである契約管理プロセスを開発するという困難な課題を解決しません。 「私たちはビジネスプロセスの課題を解決するAIから脱却する道です」とSeveringhaus氏は述べています。 「新しい技術が出現し、誰もがそれが魔法の弾丸になると考えています。この技術が現在存在するため、彼らは私たちが苦労してビジネスプロセスを分析する必要はないと思います。 「AIは私たちのために魔法のような仕事をするので、大変な仕事をする必要はありません。実際、AIは、それらのアルゴリズムをトレーニングするための構造化データと構造化プロセスに依存するシステムの縮図です。」

この標準化の欠如が、SpringCMのような企業が、ベンダーと話をする前であっても、契約を管理するプロセスを開発することを企業に求める理由です。 「プロセスがないことは、すべての段階で問題を引き起こすレシピです」とウィグラーは言いました。 「契約を管理する方法がなければ、ビジネスを拡大することはできません。」 ウィグラーは、契約管理プロセスの体系化を開始するために、「今何をしているのか、特定できるプロセスの観点から何を構造化できるのか」という質問を企業に求めなければならないと述べました。 プロセスがどのようなものであり、そうあるべきかを特定したら、ITベンダーやソフトウェアベンダーと協力して、機能するシステムを作成できるようになります。 または、ウィーグラーが言ったように、「それが何であるかを理解しないと、何かを自動化できません。」

SpringCMは1, 409人の回答者を調査しました。そのうち32％は従業員100人未満の会社から、16％は従業員8, 000人以上の会社からです。