あなたが知る必要があると知らなかったVoIPに関する10のこと

特にクラウド経由で提供されるVoice-over-IP（VoIP）電話サービスは、特に中小企業（SMB）にとって標準となっています。 選択肢は膨大であり、潜在的な節約は大きく、多くの企業にとっては、特に他のコールヘビーバックエンドシステムとの統合に関して、他の方法ではできないVoIPでできることがわかります。たとえば、ヘルプデスク。 しかし、VoIPも複雑です。 そのため、それはひどいものになる可能性があり、あなたが思っているほどあなたを救わないかもしれません。 結局のところ、普通の古い電話サービス（POTS）以上の費用がかかります。

ビジネスグレードのVoIPプロバイダーと電話サービスのPCMagレビューラウンドアップのために完了した一連のテストの間に、新しい電話システムを実装したことがない人にとって10の潜在的な落とし穴が見つかりました。 これらの落とし穴のいくつかは明らかなはずですが、誰にもわかりにくいかもしれません。また、まったく明らかではないかもしれません。 しかし、それらはすべて重要であり、それらに注意することで、将来の深刻な頭痛の種を救うことができます。

他のことを行う前に、VoIP電話システムに移行する理由を正確に判断してください。 良い考えかもしれませんが、多くの理由がありますが、それらの理由が何であり、ビジネスにどのように影響するかを知らない限り、実際の購入や移行を行う準備はできていません。 それがお金を節約するかもしれないという漠然とした考えは、それらの理由の1つではあり ません 。 正当な 理由の例には、コールセンターの構築、異なるオフィスロケーション間のコラボレーション手段の提供、マーケティングまたはカスタマーサービスで使用するためのカスタマーリレーションシップマネジメント（CRM）プラットフォームからのコールデータの保持、新しいロケーションの準備、または予想される成長。

VoIPへの移行の重要な段階を誰が担当するかを決定します。 これらの段階には、初期ニーズの分析と設計、調達プロセス、実装、最後にシステムの継続的な運用が含まれます。 通常、これは同じ人物には なれません 。 実装と運用にはITスタッフが最適かもしれませんが、通常、顧客が使用するIVRシステムを設計したり、マーケティング部門にとって最も有用な呼び出しデータを決定したりする人ではありません。 したがって、すべての利害関係者を誰にするかを指定する必要があります。 そして、はい、あなたが社内の専門知識を持っていない場合、それらの一部はベンダーまたはコンサルタントである可能性があります。

調達および実装プロセス中に会社の利益を代表する従業員を見つけるか、雇用する必要があります。 すべてを行うことを提案するベンダーはたくさんありますが、必ずしも同じ関心を持っているわけではありません。 通常、彼らはできる限りあなたを売って、すぐにインストールしてサインオフし、その後の「スコープクリープ」のために追加料金を請求します。 あなたの会社が業界データ安全規制などに準拠し続けることができるように、トラックの側の誰かだけが長期的な運用の信頼性と通話データを安全に維持するなどの補助的な事柄を心配します。 本当に小さな会社の場合、これは担保義務かもしれませんが、誰かが要人になる必要があることに注意してください。 この人は、VoIPテクノロジーを十分に理解し、意思決定を行い、それらの意思決定が他の企業にどのように影響するかを知る必要があります。 これは、前の箇条書きで言及した人物とは異なります。

現在のネットワークインフラストラクチャがVoIPをサポートでき、ネットワークトラフィックの増加に対応できる能力を備えていることを確認してください。 また、インフラストラクチャが音声およびビデオトラフィックの特定の要件（Quality of Service（QoS）または仮想LAN（VLAN）要件のサポートを含む）を処理できるかどうかを知る必要もあります。 これは、現在のルーターまたはスイッチがこれらの機能をサポートしていない場合、一部のインフラストラクチャのアップグレードを意味する場合があります。 現在のプロバイダーが多くの電話トラフィックの帯域幅要件をサポートできない場合は、インターネットサービスプロバイダー（ISP）をアップグレードする必要がある場合もあります。 通話量が帯域幅をどれだけ増やすかを見積もることは、VoIPベンダーが処理できるはずですが、外部の専門家を雇ってそれらの計算を行うこともできます。

VoIPのコストを過小評価しないでください。 確かに、これらの月額料金は良いように見えますが、より深く掘り下げます。 入手できるのが携帯電話で動作するソフトフォンだけである場合、 それから、すべての人に携帯電話を購入する必要があります。多くのデータ分、またはおそらく無制限のプランがあります。 これらのソフトフォンをWindowsまたはMacマシンで実行する場合、誰もがVoIP、インターネットへのアクセス、およびサウンドとヘッドセットを処理するための内部的なものをサポートするハードウェアを備えたコンピューターを持っている必要があります。 VoIPの選択でデスクフォンを使用する（または少なくともサポートする）場合、それらはそれぞれ75ドルから150ドルの間のコストに加えて、各電話への有線ネットワーク接続のコストに注意してください。 Wi-FiをサポートするVoIPデスク電話はほとんどありませんが、Wi-Fi電話を全員に提供する場合は、アクセスポイントをアップグレードする必要があります。 ああ、人件費を覚えておいてください。誰かがこれをすべて管理し、誰かがサポートを提供する必要があります。 そして、継続的なメンテナンスとライセンスがあります。 すべてが加算されるので、実装全体を詳細に確認して、新しい費用が発生しても驚かないようにしてください。



VoIPに切り替えるための現実的な時刻表を見つけます。 いくつかのベンダーが言うかもしれないが、それはすぐではありません。 あるVoIPシステムから別のVoIPシステムに変更する場合でも、これは1日の操作ではありません。 座って計画、取得、実装、トレーニング、および切り替えの時間を計算し、倍にします。 たぶんそれを3倍にします。 これは、自社と外部の世界とのコミュニケーション能力の大きな変化です。 それを急ぐことは単に愚かです。 パイロットのロールアウト、テスト、最適化、それに段階的な最終ロールアウトに間に合うように作業し、何か問題が発生しても操作全体が混乱しないようにします。

古い電話システムで何をするかを決めます。 良好な状態のアナログ電話がたくさんある場合、VoIP機能を必要としない従業員のために、VoIP電話システムでそれらを使用できる場合があります。 または、屋外での組み立てエリアや工場のフロアなど、一般に公開されているエリアや困難な環境にあるエリアに配置することもできます。 また、バックアップ用にいくつか必要になる場合があります（詳細は次）。

運用の不測の事態および事業継続計画を変更する必要があること、および信頼性の追加を計画して投資する必要があることを認識してください。 基本的に、ネットワークがダウンしたり、問題が発生した場合でも、どのようにビジネスを続けますか？ 電話システムは、ローカルネットワークとインターネットの両方の信頼性とパフォーマンスに依存するため、フェールセーフと代替の観点から考える必要があります。 主要なインターネットサービスプロバイダー（ISP）へのバックアップ。音声が操作に不可欠な場合は、インターネットが完全に停止していても電話サービスを利用できます。 はい、これはいくつかのアナログ回線と互換性のある電話を利用可能にすることを意味します。 また、フェールオーバー、ネットワークの冗長性、およびもちろんバックアップの計画も意味します。

セキュリティを忘れないでください。 ITネットワークを攻撃できるものはすべてVoIPネットワークも攻撃できます。さらに、電話の改ざんやハイジャック、VoIP電話システムを使用して長距離電話をかけたり社内で使用したりする悪人などもいます。マルウェア攻撃のホストとしての機器。 これは、パケットシステムの検査をオフにする必要があるなど、VoIPシステムがセキュリティとうまく機能していない場合、さらに悪化する可能性があります（テストした電話システムの1つで確認しました）。 さらに、販売またはサービスの目的で通話データを保持する場合、データプライバシー規制には、転送中および保存中のVoIPトラフィックを保護することに関して、独自の要件がある場合があります。 業界がこのように規制されている場合は、VoIPが残りのデータ安全対策にどのように適合するかを正確に理解してください。

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   最後に、VoIP電話システムを選択するときは、従業員と顧客のニーズを考慮してください。 これには、従業員が実際に必要な機能とそうでない機能の決定が含まれます。 通常、これは、電話システムに関係するプロセスを計画する利害関係者を割り当てることを意味し、それらのプロセスを運用する最前線の従業員と一緒に座って、改善方法を確認します。 また、顧客がメニューに迷い込んだり、奇妙なキーの選択に悩まされたり、自動受付からの無限の選択を聞いたりしないようにシステムを設計することも含まれます。 社内でこれを行うための専門知識が不足している場合、ほとんどのVoIPコンサルタントが処理できるように訓練されています。 計画中にそれらを総コスト集計に追加することを忘れないでください。

また、VoIPシステムを選択する際には、実際の優先順位に留意する必要があります。 たとえば、それがうまく機能するようにしたい場合、コストは主な要因ではありません。 代わりに、機能が必要です。 VoIPシステムが正常に機能し、必要のない機能がない場合は、おそらく直接お金も節約でき、スタッフの生産性が向上し、間接的にお金を節約できます。