22スプレッドシートプロになるためのExcelのヒント

惑星地球上には、Microsoft Excelのあらゆる複雑な些細なことを完全にマスターしたと言える人はほとんどいません。 これは世界初のスプレッドシートアプリケーションであり、1980年代にPC向けの最初のキラーアプリであった、かつて売りに出されていたLotus 1-2-3に代わって、ほぼ35年間業界標準となっています。

スプレッドシートとしてのMicrosoft Excelの優位性は、CorelのQuattro Pro（現在もWordPerfect Office Proで販売されています）、ApacheまたはLibreOfficeのオープンソースツール、またはGoogleのSheets（Google Driveのスプレッドシート部分）によっても確かにテストされていません）。

それには理由があります。 Excelは誰もが知っているブランド以上のものです。それは強力です。 それは、スプレッドシートで求めることができるほぼすべてのことを行います。 Microsoft 365サブスクリプションおよびその他の方法の一部としてMicrosoft Office 2019で利用可能な現在のExcel 2019バージョンは、PCMag Editors 'Choiceです。

数字だけではありません。 多数の人々がExcelの一見無限のグリッドにデータを取り込み、それをフラットファイルデータベースとして使用しています。 比較的効果的な連絡先マネージャーまたは本格的な顧客関係マネージャーを作成できます。 Microsoft Wordをワードプロセッサとして使用している人を見るのは、Microsoft Wordが通常そのすぐ隣に座っているにもかかわらず、それほど衝撃的ではありません。

ほとんどすべてのExcelユーザーに共通することの1つは、十分な知識がないことです。 数字を細かく切り刻み、そのデータに新しい外観を与えるなど、多くの方法があり、それらすべてを再集計することは不可能です。 このトピックについては本全体が書かれています。 しかし、プログラムの使用を少し楽にし、オフィスのハイテクスプレッドシートの第一人者のように見える、より興味深く複雑なヒントのいくつかを習得するのは簡単です。 そのため、これらのトリックのいずれかまたはすべてに骨を折って、Excelで優れている。

改行と折り返しテキスト

入力したテキストのデフォルトは、新しい行に折り返さずに永遠に続行するため、スプレッドシートのセルに入力するとイライラすることがあります。 あなたはそれを変えることができます。 Alt + Enterを入力して新しい行を作成します（Enterだけを押すとセルから移動します）。 または、画面上部の[ホーム]タブの下にある[テキストの折り返し]オプションをクリックします。これは、すべてのテキストが現在のセルの端で折り返されることを意味します。行/列のサイズを変更し、テキストが収まるように折り返します。



Ctrl + Shiftで選択

データセットを選択するには、マウスを使用してカーソルをドラッグするよりもはるかに高速な方法があります。 選択する最初のセルをクリックしてCtrl + Shiftを押したまま、下矢印を押して下の列のすべてのデータを取得するか、上矢印を押して上のすべてのデータを取得するか、左または右矢印を押してすべてを取得します行（もちろん、左または右）。 道順を組み合わせると、列全体と左または右の行のすべてを取得できます。 データ（非表示のデータも含む）を持つセルのみを選択します。 Ctrl + Shift + Endを使用すると、カーソルはデータのある一番右下のセルにジャンプし、その間のすべてを選択します。 したがって、カーソルが左上のセル（A1）にある場合、それがすべてです。 さらに高速： Ctrl + Shift + * （アスタリスク）は、選択されているセルに関係なく、データセット全体を選択します。 （ Pixelのxuuxuuによる画像 ）



オートフィル

これは簡単なことですが、簡単に見落とされます。 日付（1/1 / 20、1 / 2 / 20、1 / 3/20など）のような一連の繰り返しの入力を開始すると、長い一日を過ごしていることがわかります。 代わりに、シリーズを開始し、画面上のカーソルを最後のセルの右下の部分（フィルハンドル）に移動します。 プラス記号（ + ）に変わったら、クリックして下にドラッグし、入力する必要があるすべてのセルを選択します。 開始したパターンを使用して、魔法のように塗りつぶします。 また、列を上に移動したり、行を左右に移動したりすることもできます。

さらに良いことは、パターンをあまり使わずに自動入力できることです。 ここでも、1つまたは複数のセルを選択し、フィルハンドルに移動して、クリックしてドラッグします。 オプションのメニューが表示されます。 最初に入力するデータが多いほど、[シリーズの塗りつぶし]オプションのオートフィルオプションの作成は改善されます。 このMicrosoftチュートリアルをご覧ください。



フラッシュフィル

Flash Fillは、最初の列に表示されるデータのパターンに基づいて列をスマートに埋めます（一番上の行が一意のヘッダー行である場合に役立ちます）。 たとえば、最初の列がすべて「2125034111」のような形式のすべての電話番号であり、それらをすべて「（212）-503-4111」のように見せたい場合は、入力を開始します。 2番目のセルまでに、Excelはパターンを認識し、必要なものを表示する必要があります。 Enterキーを押すだけで使用できます。 これは、数字、名前、日付などで機能します。2番目のセルで正確な範囲が提供されない場合は、さらに入力してください。パターンを認識しにくい場合があります。 次に、[データ]タブに移動し、[フラッシュフィル]ボタンをクリックします。 詳細については、このMicrosoftチュートリアルをご覧ください。



列へのテキスト

最初から最後まで、名前でいっぱいの列があり、それらを分割する2つの列が必要だとします。 データを選択し、[データ]タブ（上部）で[テキストから列へ]をクリックします。 区切り文字（スペースまたはコンマに基づいて、CSVデータ値に最適）または固定幅で区切ることを選択します。 すべてのデータが最初の列に詰め込まれているが、固定数のスペースまたはピリオドで区切られている場合、固定幅が使用されます。 残りは魔法のようなもので、特定の番号に追加のオプションがあります。



転置する特殊貼り付け

行がたくさんあります。 それらを列にする必要があります。 またはその逆。 セルごとに物事を動かします。 そのデータをコピーし、[形式を選択して貼り付け]を選択して[転置] ボックスをオンにし、[OK]をクリックして別の方向に貼り付けます。 列は行になり、行は列になります。



複数のセル、同じデータ

何らかの理由で、ワークシートのセルに何度も同じことを書く必要がある場合があります。 それは耐え難いです。 カーソルをドラッグするか、Ctrlキーを押しながら各セルをクリックして、セルのセット全体をクリックするだけです。 最後のセルに入力し 、 Ctrl + Enterを押します。入力した内容は、選択した各セルに入力されます。



数式を使用して特殊貼り付け

パーセンテージで表示したい10進形式の膨大な数の数字があるとします。 問題は、数字1が100％であってはならないということですが、Percent Styleボタンをクリックする（またはCtrl-Shift-％を押す ）だけでExcelが提供するものです。 その1を1％にする必要があります。 したがって、100で割る必要があります。ここで、Paste Specialを使用します。

まず、セルに100と入力してコピーします。 次に、再フォーマットするすべての数字を選択し、[形式を選択して貼り付け]を選択して、[分割]ラジオボタンをクリックすると、ブームがダイナマイトになります。数字がパーセンテージに変換されます。 これは、数字を即座に加算、減算、または乗算するためにも機能します。



チャートでグラフィックを使用する

Excelチャートの任意の要素にグラフィックを配置できます。 任意の 要素。 各バー、パイなどは、独自の画像をサポートできます。 たとえば、上記のように、円グラフにサウスダコタ州の旗があります（スライスを選択し、シリーズオプションフライアウトメニューを使用し、[画像またはテクスチャの塗りつぶし]を選択して配置）、さらに埋め込みPCMagロゴ（タブの[画像]ボタンを挿入します）。 さらに、「塗りつぶしなし」を使用することもできます。これにより、そのスライスが失われます。

クリップアートを切り取って要素に貼り付けることができます。ドル紙幣を使用してドルを表示したり、水道の水を垂らしたりすると、そのようなものになります。 あまりにも多くのグラフィック要素を組み合わせて一致させると読みにくくなりますが、お持ちのオプションには手を加える価値があります。 それらを使用する前に、常駐のグラフィックデザイナーにチェックアウトさせてください。



チャートをテンプレートとして保存

Excelには、ジミーカーターの歯やピーナッツよりも多くの種類のグラフがありますが、プレゼンテーションに最適なデフォルトのグラフを見つけることはほとんど不可能です。 ありがたいことに、これらすべてのグラフをカスタマイズするExcelの機能は模範的なものです。 しかし、作成し 直さ なければならないときは？ それは苦痛です。 そうである必要はありません。 元のチャートをテンプレートとして保存します。

チャートが完成したら、それを右クリックします。 テンプレートとして保存を選択します 。 デフォルトのMicrosoft ExcelテンプレートフォルダーにCRTX拡張子の付いたファイルを保存します。 それができたら、テンプレートの適用は簡単です。 グラフ化するデータを選択し、[挿入]タブに移動して、[推奨グラフ]をクリックし、[すべてのグラフ]タブ、[テンプレート]フォルダーの順にクリックします 。 [マイテンプレート]ボックスで、適用するテンプレートを選択し、[OK]をクリックします。

凡例やタイトルの実際のテキストなどの一部の要素は、選択されたデータの一部でない限り翻訳されません。 すべてのフォントと色の選択、埋め込まれたグラフィック、シリーズオプション（ドロップシャドウやグラフ要素の周りのグローなど）を取得できます。



シート間でセルを操作する

これは3Dサムと呼ばれ、ブックに複数のシートがあり、すべてが同じ基本レイアウト（四半期または年次のステートメントなど）を持っている場合に機能します。 たとえば、セルB3には、対応する同じ週の時間に対するドル金額が常にあります。

ワークブックの新しいワークシートで、セルに移動して= sum（ 'Y1：Y10'！B3）のような数式を入力します。 これは、Y1からY10（つまり10年分）というタイトルのすべてのシートのSUM式（合計）、およびそれぞれのセルB3を示しています。 結果は、10年すべての合計になります。 絶えず変化するデータを参照するマスタースプレッドシートを作成するのに適しています。



平野に隠れて

行または列を非表示にするのは簡単です。文字または数字のヘッダーをクリックして全体を選択し、右クリックして[非表示]を選択するだけです。 （いずれかの側の列を一度に選択し、右クリックして[再表示]を選択すると、再表示できます）。 しかし、不便に配置されたデータのほんの一部のセクションを非表示にしたいが、それでも作業したい場合はどうでしょうか？ 簡単です。 セルを強調表示し、右クリックして、「セルの書式設定 」を選択します。 上部の[数値]タブで、 [カテゴリ]に移動して[カスタム]を選択します。 [タイプ：]フィールドに3つのセミコロン（ ;;; ）を入力します。 OKをクリックします。 数値は表示されなくなりましたが、数式で使用できます。



シート全体を非表示

通常のExcelブック（作業中のファイル）には、多数のワークシート（各シートに名前を付けることができる下部のタブが表示されます）を読み込むことができます。 必要に応じて、シートを削除するのではなく非表示にして、そのデータを参照だけでなく、ブック内の他のシートの数式でも使用できるようにします。 下部のシートタブを右クリックして、 非表示を選択します。 もう一度検索する必要がある場合は、上部の[表示]タブに移動し、[再表示]をクリックして、表示されるリストからシート名を選択する必要があります。

上部の[表示]タブメニューにも[非表示]ボタンがあります。 それをクリックするとどうなりますか？ 使用している ブック全体が 非表示になります。 ファイルを閉じたように見えますが、Excelは実行され続けます。 プログラムを閉じると、非表示のブックへの変更を保存するかどうかを尋ねられます。 ファイルを開くと、Excelから空白のブックのように見えるものが表示されます（再度[再表示]をクリックするまで）。



マクロに個人用ワークブックを使用する

ブック全体を再表示すると、隠れていることを知らなかったブックが表示される可能性があります。Personal.XLSBファイルです。 これは実際にはExcelが作成した個人用ワークブックです。 Excelが起動するたびに、非表示のブックとして開かれます。 それを使う理由は？ マクロ。 マクロを作成すると、デフォルトで作成するすべてのスプレッドシートで機能しません（Wordの場合と同様）。マクロは、作成元のブックに関連付けられます。ただし、マクロをPersonal.XLSBに保存する場合、すべてのスプレッドシートファイルでいつでも利用できます。 秘Theは、マクロを記録するときに、 [マクロの保存先]フィールドで[個人用マクロブック]を選択することです。 （[開発者]タブをオンにしてマクロを記録できます。[ファイル]タブに移動し、[オプション]を選択して[リボンのカスタマイズ]をクリックし、[メインタブ]ボックスで[開発者]をオンにし、[OK]をクリックします。）



ピボット！ ピボット！

本はすべてPivotTabelsに捧げられています。 これらは、データの膨大なコレクションの要約であり、参照ポイントに基づいて情報をより簡単に解析できます。 たとえば、1年間のすべてのテストですべての生徒の成績セット全体を取得している場合、ピボットテーブルを使用すると、1か月間で1人の生徒に絞り込むことができます。 ビッグデータを持っている人は誰でもプレイする必要があります（最初にプレイする元のデータのコピーを作成します）。

作成するには、すべての列と行のタイトルが正しいことを確認し、 [挿入]タブで [ピボットテーブル]を選択します 。 さらに良いのは、Excelが適切な種類を選択できるかどうかを確認するために、 推奨ピボットテーブル オプションを試してみることです。 または、 PivotChartを試してみてください。これにより、グラフが組み込まれたピボットテーブルが作成され、理解しやすくなります。



条件付きフォーマット

膨大な量のデータを見て、ハイライトはどこにあるのだろうか？ 最高（または最低）スコアを持っているのは誰ですか、上位5つは何ですか？ Excelの条件付き書式設定は、ハイライトの周囲に境界線を配置することから、テーブル全体を色分けすることまですべてを行います。 さらに、各セルにグラフを作成して、数字の範囲の上下を一目で視覚化できるようにします。 （上記では、最高の数字はスピーディな緑色で、最低の数字は停止中の赤で、その間にスペクトルがあります。）強調表示されたセルルールサブメニューを使用して、特定の文字列を含むテキストなど、より多くのルールを作成します単語、繰り返し日付、値の重複など。「より大きい」/「より小さい」オプションもあるため、数値の変更を比較できます。



データを検証してドロップダウンを作成する

他の人が使用するスプレッドシートを作成しますか？ 特定のセルで使用する選択項目のドロップダウンメニューを作成したい場合（したがって、セルをめちゃくちゃにすることはできません！）、それは簡単です。 セルを強調表示し 、[データ]タブに移動して、[データ検証]をクリックします。 [許可：]で[リスト]を選択します。 次に、「ソース：」フィールドに、オプションの間にコンマを入れてリストを入力します。 または、「ソース」フィールドの横にあるボタンをクリックして同じシートに戻り、データ系列を選択します。これが大きなリストを処理する最良の方法です。 そのデータは後で非表示にできますが、引き続き機能します。 データ検証は、入力されたデータを制限する優れた方法でもあります。たとえば、日付範囲を指定すると、ユーザーは指定した日付の前後に日付を入力できません。 表示されるエラーメッセージを作成することもできます。



スクリーンショットの挿入

Excelを使用すると、デスクトップ上で開いている他のプログラムのスクリーンショットを簡単に取得して、ワークシートに挿入できます。 [挿入]タブに移動し、[スクリーンショット]を選択すると、開いているすべてのプログラムのサムネイルがドロップダウンメニューに表示されます。 フルサイズの画像を挿入するには、いずれかを選択します。 必要に応じてサイズを変更します。



ExcelデータをWordに挿入する

35年前、ExcelからWordまたはPowerPointにデータを配置するという考えは、Officeスイートの世界では驚くべきものでした。 今日、それには何もありません。 データセルを取得する場合でも、本格的なグラフィカルチャートを取得する場合でも、コピーして他のプログラムに貼り付けます。 注意すべきことは、これはリンクと 埋め込みの プロセスです。スプレッドシートのデータを変更すると、Word DOCまたはPowerPoint PPTでも変更されます。 必要ない場合は、グラフィックとして貼り付けてください。 そのためには、Word独自の特殊貼り付けツールを使用します。 または、Excelから取得する場合は、上部の[ホーム]タブに移動し、[コピー]メニューを選択して、[画像としてコピー]オプションを使用します。 その後、グラフィックをプログラムに貼り付けることができます。



$を使用してシフトを防止

数式を記述するとき、A1などの位置でセルを参照します。 数式をコピーして次のセルに貼り付けると、Excelはその参照セルをシフトするため、代わりにA2と表示されます。 シフトを防ぐには、ドル記号（$）を使用します。 たとえば、$ A1と入力して、新しいセルにカットアンドペーストします。これにより、列（A）のシフトが防止されます。 A $ 1は、行（1）のシフトを防ぎ、$ A $ 1は、数式をコピーするときに任意の方向へのシフトの変更を防ぎます。

これは、多数の数式で使用する単一のセルがある場合に便利です。 すべてを100で除算するとします。=（A1 / 100）のような式を実行できますが、100を簡単に変更することはできません。 セルB1に100を入力して=（A1 / B1）を使用します。ただし、カットアンドペーストすると、=（A2 / B2）、次に=（A3 / B3）などになります。$は以下を修正します。 =（A1 / $ B $ 1）は行にカットアンドペーストできますが、$ B $ 1参照は変更されません。 その後、必要に応じてセル内の100の値を変更して、他の変更を試すことができます。



クイック分析を実行する

Excelのデータに適用する情報が正確にわからない場合は、[クイック分析]メニューを使用して、オプションをすばやく実行してください。 データを選択し、右下に表示される[クイック分析]ボックスをクリックします。 条件付き書式設定の迅速な適用、グラフの作成、合計の処理、スパークラインの表示などのオプションがポップアップするメニューが表示されます。



優れたExcelショートカットキー

Excelは、他の優れたソフトウェアと同様に、多くの優れたキーボードショートカットを備えています。 ここにいくつかの最高のものがあります。

Ctrl +; -今日の日付を挿入します。

Ctrl + Shift +： -現在の時刻を挿入します （コロンは、12：00などの時計の読み取り値です）。

Ctrl + Shift +#-日付の形式を変更します。

Ctrl + 5 -セル内のテキストに取り消し線を適用します。

Ctrl + 0 -現在の列を非表示にします。

Ctrl + 9 -現在の行を非表示にします。

Ctrl + F6 -開いているワークブックを切り替えます（つまり、Excelファイルを別のウィンドウで開きます）。

Ctrl + ` -これはアクセント記号で、1キー上にあります。 このコンボは、 すべて の数式を表示するためにシートのビューを切り替えます。

Ctrl + PageUpまたはPageDown -現在開いているワークブックのシート間のクイックシフト。

F2 -現在選択されているセルの編集を開始します（ダブルクリックよりもはるかに高速です）。

Shift + F10 -現在のセルの右クリックメニューを開きます。



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