逃せないGoogleドライブの35のヒント

Writelyを覚えている場合は手を挙げてください。 Upstartleと呼ばれる4人の会社が、AJAXと呼ばれる当時の新しいブラウザーテクノロジーを利用して、2005年8月にオンライン専用ワードプロセッサを立ち上げました。 ユーザーは、ブラウザで生成されたがサーバーに保存されたコンテンツを即座に保存および取得できました。 そしてそれは非常にうまくいったので、Googleは1年も経たないうちにUpstartleを買収した。 当時、Writelyのような製品はユニークで（ソフトウェアはCDに収録されていませんでした）、ギャンブルと見なされていました。

今日に早送りします。 Googleのオンラインオフィスツールスイートは、成長と改善を余儀なくされました。 Googleドライブの傘下には、ファイル管理とストレージサービスのほか、さまざまなウェブベースアプリやモバイルアプリがあります。 これらには、ワードプロセッサ（ドキュメント、またはWritely、すべて大人）、スプレッドシート（​​シート）、プレゼンテーション（スライド）、描画、およびフォームが含まれます。

これは、Microsoftのはるかに成熟したOfficeに対応する完全なツールスイートです。 実際、Google Driveは、MicrosoftがOneDriveストレージ/同期サービスと連携するために、Word、Excel、およびPowerPointのオンラインバージョンを作成することを主張しました。

企業は、すべてのストレージとツールを備えたGoogleドライブのバージョンであるG Suiteを使用できるほか、Gmail、カレンダー、サイトなどを独自のドメイン名で統合できます。 ユーザーあたり30 GBのオンラインストレージの場合、価格はユーザーあたり月額6ドルから。 非営利団体や学校は無料で入手できます。

ドライブ-オフィスの生産性のためのエディターズチョイス-は、真剣な（または楽しい）仕事のための本格的なツールセットであり、すべて完全に無料です。 消費者は追加のストレージに対してのみ料金を支払います。 しかし、それは単なる基礎以上のものを知ることには価値があります。 Googleドライブを最大限に活用する方法は次のとおりです。

ファイルストレージは無料、並べ替え

GmailやGoogleフォトなどのGoogleサービスをお持ちの場合に取得する個人のGoogleドライブアカウントには、15ギガバイトの無料の保存容量があります。 これはいつでもGoogle One経由でアップグレードできますが、念頭に置いてください。Microsoftのファイル、PDF、画像などの非ネイティブファイルのみが15GBを消費します。 作成するGoogle Doc / Sheets / Slidesファイルは、Googleドライブのストレージ割り当てにカウントされませ ん 。



すべてのファイルを同期

Googleドライブはデバイス間で同期するため、PCでプロジェクトを開始し、携帯電話、タブレット、または自宅のラップトップでプロジェクトを取得できます。 また、ネイティブのドキュメント、スプレッドシート、スライドだけでなく、あらゆる種類のドキュメントで機能します。 Googleのバックアップと同期プログラムをデスクトップにインストールして、コンピューター、カメラ、またはSDカードからGoogleドライブにファイルを自動的にバックアップします。

ただし、これは他の種類のファイルに対応するため、15GBの無料ストレージを使い果たす可能性が高いGoogleドライブの側面です。 不足した場合は、Google Oneを介して追加のストレージ料金を支払う必要があります。 しかし、オプションは100GBで月額1.99ドル（または年間19.99ドル）から始まります。 2TBでさえ、月額わずか10ドル、または年間99.99ドルです。



他の人とうまく協力する

Googleドキュメントを使用したゲームの名前は「コラボレーション」です。 全員がラップトップ、タブレット、またはスマートフォンを使用している場合でも、一度に複数の人がドキュメントを操作できます（最大50人）。

友だち、家族、同僚が何をしたかを把握するには、 [ファイル]> [バージョン履歴]> [バージョン履歴を見る]で改訂履歴を表示します 。 （または、表示されている場合は、上部の[ドライブに保存されたすべての変更]をクリックします。）右側のリストに、ドキュメントの更新者と更新日時が表示されます。 名前をクリックして、彼らが何をしたかを見てください。 異なるバージョンに異なる名前を付けて追跡しやすくします。右上のボタンをクリックして、名前付きのバージョンのみを表示します。



Microsoft WordでLikeを修正

Microsoft Word文書の変更を追跡するときに、リビジョンをそのように見せたい場合はどうしますか？ ドキュメントはSuggest Editsと呼ばれる機能をサポートしています。 [コメント]ボタンと[共有]ボタンの横にある[編集]ボタン（鉛筆アイコン）をクリックします。 メニューを表示して、編集したり、提案を行ったり（あなたや他の人が後で受け入れることができる追跡可能な変更を表示したり）、最終的なドキュメントを表示したりできます。



協力者を探す

目的のドキュメントの名前を思い出せないが、誰と共有したか覚えている場合は、Googleドライブの左側のメニューで[自分と共有]をクリックします。 他の人があなたと共有したすべてのドキュメントのリストを取得します。 リストが長すぎて解析できない場合は、上部の検索フィールドに共同編集者の名前を入力します。



ドキュメントを公開する

コラボレーションに参加するには、ドキュメントを共有する必要があります。 制限は200人ですが、50人以上の共同編集者がドキュメントを編集しようとすると、後発者は変更のみを表示できます。

ドキュメントの所有者は、編集権限を持つユーザーを設定できます。 しかし、面倒を避けるために、ドキュメントを公開してください。 右上の[共有]ボタンをクリックし、[詳細設定]に移動して、[アクセスできるユーザー]の下の [変更]をクリックします。 ウェブ上で一般公開するか、リンクを知っている人を選択します。 一部のG Suiteのお客様は、組織内の全員がドキュメントを利用できるようにすることしかできません。

公開ドキュメントは検索エンジンで利用可能になります…そして、Googleもたまたまそれらの1つを所有しています。



アクセスレベルを設定する

このドキュメント共有をすべて行うと、誰もが平等であると思うかもしれません。 そうではありません。 ドキュメントアクセスには4つのレベルがあります。 所有者はファイルに対して何でもできます（削除することさえ可能です）。他の共同編集者を招待できます。 編集者はもちろん編集できますが、所有者が許可した場合にのみ、他の共同編集者を招待できます。 視聴者は何が起こっているかを見ることができます。 コメンターはそれを見ることができ、それにコメントを残すことができます。 閲覧者とコメント作成者はドキュメントのコピーを作成できます。そのため、ドキュメントを「安全」だと考えないでください。



コラボレーションしながらコミュニケーション

Googleドライブでは、右上隅にドキュメントの共同編集者が表示されます。 作業中に特定の人にインラインコメントや質問を残すことができますが、インスタントメッセージを送信することもできます。 共同編集者のチャットヘッドの横にあるチャットバブルをクリックして、メッセージを入力します。 ただし、これはプライベートメッセージではありません。 ドキュメントの他の全員もあなたの議論を見ることができます。



アドオンを採用

Docs and Sheetsで既に無料で入手できる機能を拡張できるアドオンが多数あります。 ドキュメントの編集時に[アドオン]> [アドオンを取得]をクリックして、それらを検索またはアクティブ化します。



アプリでハグする

アドオンと混同しないように、Googleドライブアプリも多数あります。GoogleドライブにリンクできるWebベースのアプリケーションです。 アドオンと一部重複しています。おそらく、HelloFaxアプリ と アドオンは必要ありません。 ただし、Chromeウェブストアにあるアプリを使用すると、他の場所で簡単に追加の編集を行うことができます。



ドラッグアンドドロップでアップロード

Googleドライブのインターフェースには、新しいファイルを作成するための大きな「新規」ボタンがあります。 ファイルやフォルダーをアップロードする方法でもあります。 その部分をスキップします。WindowsエクスプローラーまたはmacOS FinderからGoogleドライブのファイルリストにファイルをドラッグします。 ブラウザ画面の下部には、ドラッグしているファイルを放してドライブに直接ドロップできることを示す上矢印の付いたクラウドが表示されます。



クイック作成リンク

新しいドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、または図面をすばやく作成する場合は、ブラウザのブックマークバーに次のリンクを追加します。

http：//doc.new-新しいGoogleドキュメント

http：//sheets.new-新しいGoogleスプレッドシート

http：//deck.new-新しいGoogleスライド

http：//site.new-新しいGoogleサイト

http：//form.new-新しいGoogleフォーム



コンパニオンを使用してデスクトップウィンドウを起動する

Google Chromeのドライブコンパニオン拡張機能は、特定のニーズを満たします。起動したGoogleドライブのドキュメント/スライド/シートをブラウザのポップアップウィンドウに分割し、デスクトップ上の専用プログラムの外観を提供します。 Windowsでは、ポップアップのタスクバーにGoogleドライブのアイコンが表示されるため、簡単に元の場所に戻ることができます。 新しいウィンドウは、空のドキュメントで起動するか、既存のドキュメントを開くことができます。



ドライブファイルへのオフラインアクセス：デスクトップ

通常、ブラウザがインターネットに接続されているときにGoogleドライブに保存されているファイルにアクセスします。 ただし、Wi-Fiが利用できない場合、Googleドライブはオフラインアクセスをサポートします。

まず、Google DocsオフラインChrome拡張機能をインストールし（これはGoogleのブラウザーでのみ機能します）、次にGoogleドライブの設定に移動します。 [オフライン中にこのデバイスで最近のGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを作成、開き、編集する]の横のチェックボックスをオンにします。 これによりサービスが有効になりますが、オフラインにするファイルを選択する必要があります。 drive.google.comに移動し、目的のドキュメントを右クリックして（Shift / Ctrlまたは複数のファイルのコマンドを押します）、[オフラインで使用可能]をオンに切り替えます。



ドライブファイルへのオフラインアクセス：モバイル

スマートフォンでGoogleドライブファイルを使用したいが、インターネットにアクセスできない場合は、事前にオフラインで使用できるようにファイルを設定します。 ドキュメント、スライド、またはスプレッドシートファイルを開き、3つのドットメニュー（ ）で、「 オフラインで利用可能 」の横にあるスイッチを切り替えます。 次回オンラインになったときに行った変更は、Googleドライブと再び同期されます。



Googleドライブで後で保存

Evernoteは、すべてのデジタル資料のオンラインリポジトリです。 Googleドライブも同様の方法で使用できます。 Googleドライブに保存と呼ばれるGoogle Chrome拡張機能により、オンラインで表示されるほとんどすべてのものをGoogleドライブのフォルダーに簡単に保存できます。 ただし、いくつかの注意事項があります。 ページのテキスト部分だけを保存することはできません。PNGファイル、HTMLソースコード全体、またはGoogleドキュメントとして保存するだけです（フォーマットは無効になります）。 画像を右クリックすると、それだけを保存できます。 深刻な情報の保存については、Evernote、OneNote、またはPocketを使用してください。



Gmailを介した直接共有ドキュメント

GmailとGoogleドライブを使用している場合は幸運です。ドキュメントを再度添付する必要はありません。 つまり、添付ファイルの25 MBの 制限に決して達することはありません。代わりに、最大10 ギガバイト のファイルを送信できます。

最初にファイルをGoogleドライブストレージにアップロードする必要があります。 Googleドライブアイコンをクリックして、ファイルをGmailメッセージに挿入します（ ）メール作成画面の下部にあります。 ファイルがハードドライブにある場合は、[アップロード]タブからドラッグアンドドロップします。



編集用に個別のモバイルアプリを使用する

Googleは長い間iOSとAndroid向けのドライブアプリを提供してきましたが、ファイルの編集は複雑なものでした。そのため、Googleはその機能をドキュメント（iOS、Android）、スプレッドシート（​​iOS、Android）、スライド（iOS 、Android）。 ドライブアプリは、保存されたファイルへのアクセスと表示を提供します。 編集する必要がある場合は、インストールされている他のアプリのいずれかに移動します。



Googleドキュメント形式に変換する

ストレージ用にGoogleドライブにファイルを追加できますが、アップロード後はどのように操作しますか？ ファイルをGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドの形式に変換するのはとても簡単です。 ファイルをアップロードし、 右クリックして「開く」を選択します。 たとえば、Word文書をGoogle文書に変更できるオプションのサブメニューが表示されます。 コピーが作成され、元のファイルはそのまま残ります。

ドキュメント、スプレッドシート、スライド用のOffice編集Chrome拡張機能を使用して、ブラウザにドラッグしたOfficeドキュメントを編集することもできます。 その後、それらを元の形式に保存するか、Googleドライブ形式のままにしてスペースを節約できます。



すべての画像/ PDFをテキストに変換

デスクトップにアップロードするすべてのアイテム（PDFを含む）をGoogleドキュメントとして編集できるテキストに変換するには、デスクトップのGoogleドライブ（ドキュメントではなく）に移動し、歯車アイコン（ ）上に移動し、[設定]を選択します。 ポップアップボックスで、[アップロードを変換]の横にあるチェックボックスをオンにします。 ファイルのアップロードには少し時間がかかる場合がありますが、それだけの価値はあります。 画像が挿入され、編集可能なテキストが下にあるGoogleドキュメントが作成されます。



モバイルアプリでスキャンする

Googleドライブモバイルアプリのユニークな機能の1つは、個別のドキュメントアプリとスプレッドシートアプリではなく、写真をアップロードできることです。 どうしてそうするか？ 画像内の単語はGoogleによってスキャンされ、検索可能なテキストになります。 レシピ、メニュー、店舗の営業時間などの写真を撮るのに最適です。後で検索する必要がありますが、再入力する必要はありません。 （ただし、iOSアプリはOCRでテキストを 編集可能に しません。これはデスクトップまたはAndroidからのみ機能します。）



他からデータを収集する

Googleドライブコレクティブの注目を集めていないアプリの1つがFormsですが、便利です。 自分の個人的なSurveyMonkeyと考えてください。 アンケート、調査、お持ち帰りを設定し、共有してください。 収集されたデータは、スプレッドシートのスプレッドシートファイルに挿入されます。 フォームは、他のドキュメントと同じように構築できます。 フォームは、進行状況バー（回答者が終了するまでの時間を示すため）、画像、およびYouTubeビデオをサポートしています。



ドキュメントで描画

Googleドライブの図形描画アプリは、実際には写真編集用ではありません。 ただし、いくつかのグラフィックを作成するために使用できます。 ドキュメントにそのイメージの創造性が必要な場合は、それがあります。 ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドで、 [挿入]> [描画]> [+新規]に移動します。縮小したバージョンの描画アプリが表示され、アートを簡単に組み込むことができます。 ドライブで作成したアートを既に保存している場合は、[描画]> [ [挿入]メニューの[ドライブ]から。



全画面表示（2回）

気を散らすことのない書き込み時間が必要ですか？ [表示]> [全画面]を選択して、上部のアプリメニューとツールバーを削除します（戻るにはEscキーを押します）。 全画面モードでF11を押すと、ブラウザーメニューも非表示になり、再びメニューが表示されます。



リサーチペインの詳細

プロジェクトと限られた画面の不動産に頭を抱えている場合、最後にしたいことはページを離れて検索を行うことです。 リサーチペイン（ドキュメントでのみアクセス可能）がそれを回避します。 [ツール]> [探索] （またはCtrl + Alt + Shift + I）をクリックしてアクセスします。 結果にリンクする脚注引用をドキュメントに簡単に挿入できます。 カーソルが特定の単語にあり、ペインに定義が表示されている場合は、 Ctrl + Shift + Yを使用します。 探索ペインを使用して、検出した画像を挿入することもできます。



検索付きリンクを挿入

Googleドキュメントにリンクを挿入するのは簡単です。 テキストを選択し、 チェーンアイコンをクリックするか、 Ctrl-Kを押すと、URLを貼り付けることができるメニューがポップアップ表示されます。 ただし、リンクのURLがまだない場合は、Google検索が統合されているため、GoogleがそのURLを見つけます。 強調表示した用語で最初に検索します。 それでもうまくいかない場合は、別のクエリを入力します。ドキュメントのテキストは変更されません。 好きなリンクが見つかったら、クリックしてすぐに挿入します。



すべての単一のショートカットを表示

キーボードショートカットを採用すれば、Googleドライブの神になれます。 それらは何であり、どのように見つけるのですか？ どのドライブアプリを使用していても、Googleドライブのメインページであっても、Ctrl + /と入力するだけで、使用可能なすべてのキーボードオプションがショートカットメニューに表示されます。



その場で翻訳

外国語の文書を入手しましたか？ Googleドライブにアップロードし、（Googleドキュメントとして）開いて、[ツール] > [ドキュメントの翻訳]をクリックします 。 希望する言語で重複したドキュメントを取得します。

• ドキュメントの音声タイプ

  デスクトップでワードプロセッシング用の新しい空白のGoogle Docファイルを開きます。コンピューターにマイクがある場合は、 音声入力を行うオプションがあります。 [ツール]メニューで見つけるか、Ctrl + Shift + Sを押します。 ドキュメントの横にマイクアイコンが配置されます。クリックすると発言し、発声した内容がドキュメントに表示されます。 マイクのアイコンが赤に変わり、聞こえるとターゲットの輪郭が表示されます。

  Googleはここ数年で完璧な音声認識とディクテーションに多大な努力をしてきましたが、これは非常にうまく機能します。 発言内容（基本的な句読点-たとえば、文を終了するときの「ピリオド」など）を書き留めるだけでなく、音声で修正や書式の変更を行ったり、マウスに触れずにドキュメント内を移動したりします。 サポートされている言語のリストは、アメリカ英語だけでなく、はるかに大きくなります。 ただし、アスタリスクで呪いを検閲します。後で、そのがらくたを再入力する必要があります。



ファイル検索を完璧に

Googleドライブで特定のファイルまたはドキュメントをお探しですか？ Googleは検索機能を備えているため、通常は簡単です。 高度な検索を行う必要がある場合は、検索ボックスの下矢印でオプションを開きます。 そこから、ファイルの種類、所有者、スター付きまたはゴミ箱に入れられている場合、最後に変更された日時、共有相手などを検索します。

さらに良いのは、ドライブを検索するときに自然言語処理を使用することです。 つまり、難解な検索演算子をスキップして、「昨年7月から営業会議の議事録を探す」などを試すことができます。



フォルダーの色付け

フォルダを整理するのに役立ちますが、色の選択などで最もよく使用されるフォルダに目を向けたい場合があります。 Googleドライブにはさまざまな選択肢があります。 任意のフォルダーを右クリックし、[色の変更]を選択してメニューを取得します。



新しいOutlookを入手

Outlook.comまたはiOSまたはAndroid用のOutlookアプリを使用する場合、クラウド内ファイルへのアクセスにMicrosoft OneDriveを使用することに限定されません。 Dropbox、Box、Facebook、そしてはい、Google Driveからも入手できます。



特定のセルを保護する

シートを共有している場合でも、 [ツール]> [シートを保護]を使用して、Googleシートのワークシート全体の保護を設定できます。 ただし、さらに細かくて便利なのは、データの一部だけを保護する機能です。 [データ]> [シートと範囲の保護]で 、自分または選択した数人以外がタッチできないセルの範囲を設定できます。



他のフォントを探す

Googleドライブドキュメントでフォントの選択があなたの創造性を制限していると感じたら、さらに追加してください。 （ツールバーの）[フォント]メニューで、一番上の選択肢は[その他のフォント]です。 表示されるダイアログボックスでは、手書き、モノスペース、セリフ、サンセリフなどの種類別にフォントを表示できます。 次に、人気、追加された日付、または傾向別に並べ替えることができます。 特定の書体名を検索します。 次に、Docから高速アクセスしたいフォントの横にチェックを入れます。 フォントはドキュメント固有ではありません。新しいフォントを選択すると、すべてのGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドで使用できるようになります。 Googleのすべてのフォントはfonts.google.comで見ることができますが、すべてがGoogleドライブで使用できるわけではありません。



ドライブを整理する

Googleドライブを真剣に使用している場合は、おそらくドライブの内容を複雑な混乱に変えるのに十分な長さでした。 その場合は、Googleドライブをクリーンアップするための7つの簡単な手順をご覧ください。