業界の洞察：ドキュメント管理はどこに向かっていますか？

ドキュメント管理（DM）ツールにより、ビジネスユーザーは、ファイルを編集するだけでなく、コンテンツ作成を変換し、ワークフローを合理化し、より組織的なビジネス全体を実行することができます。 多くの場合PDFファイルを活用するこれらのツールは非常に普遍的であるため、日常の仕事でDM管理をあまり考えずに使用している可能性があります。 それでも、この分野は常に進化と近代化を続けています。

最近、創業者のユージン・シオンと話をしました そして Foxit Software Inc.の会長。PDFテクノロジーに関して、競合環境がどのように変化しているか、この遍在するテクノロジーに関して企業がまだ直面しているいくつかの課題について。 私たちの議論では、DMの現在の方向と、空間のインテリジェント機能に関するいくつかの予測について説明しました。

PCMag（PCM）：今後18か月のDMスペース全体はどこにあると思いますか？

Eugene Xiong（EX）：私たちが見ているもの 特に DMは、個々のドキュメントに新たなアイデンティティの感覚を与えることに重点を置いているということです。 今日の標準的なDMシステムで完全なデジタルワークフローを実現することは非常に困難です。 システムからファイルをダウンロードしてから、別のツールを使用して処理する必要がある場合があります。 その場合、この文書は完全に文書システムの制御下にありません。

数年前、私たちが呼ぶ技術を開発しました ConnectedPDF 。 基本的な考え方は、ドキュメント内に埋め込まれた接続を利用すると、ファイルにより多くの意味が与えられるということです。 Connected PDFは次のように機能します。ドキュメントが共有されると、作成者は誰がドキュメントを受け取ったか、何をしたか、タスクがいつ完了したかを追跡できます。 また、個々のユーザーに強力なアクセス制御を提供します。 これはすべてリアルタイムで発生しています。 ファイルが送信された後でもPDF権限を設定できます。

DMスペースの変化するランドスケープは、企業がPDFをより詳細に制御できるようにし、標準ドキュメントよりもはるかに「生き生き」と感じるようにすることだと気づいたのはここです。 将来、あなたが言及した時間枠内で、1、2年以内に、DMシステムが焦点を変えると思います 上に ドキュメント自体。 これは、一緒に動作しない異種のシステムを単に持つのではなく、傾向になります。 それが私たちが望んでいることです。オープンスタンダードとクラウドサービスに基づいて、より自由なスペースにドキュメントを宣伝することです。 すべての異なるドキュメントを接続するクラウドを構築します。

PCM：将来、どのようなテクノロジーがDMに影響を与えますか？ 人工知能（AI）機能を実装するPDFスペースがありますか？

例：私は実際にそれが正しいフィットだとは思わない。 これは、PDFの多くの非構造化データです。 あらゆる種類の異なるPDFを取り込んでAIエンジンに入れただけでは、意味のある結果は生成されません。 私たちがやろうとしているのは、実際にドキュメントをもう少し理解することです。そのため、ファイルの作成から始めて、ドキュメントにIDを割り当てます。 これにより、ドキュメントはさまざまな場所に移動し、ファイルに関して人々が何をしているかを理解できます。 ドキュメントに関する十分なデータを取得したら、より構造化されたデータの一部を見てAIを適用する方法にアプローチできます。 それは生成するつもりです ずっと より意味のある結果。

文書自体には、いわゆる非構造化データが含まれています。 PDFホワイトペーパーのようなものから信頼性の高い一貫した方法でデータを抽出することは非常に困難です。 最近、AIを宣伝するのはとても簡単だと思います 製品 非常にエキサイティングな技術だからです。 問題の真実は、文書は人間が消費するためだけに設計されているということです。 彼らは、現在のAI技術では効果的に解読できない大量の非構造化データを持っています。 そうは言っても、構造化されたデータ（価格情報、タイトル、名前など）を抽出するイニシアチブが増え、ユーザーやマネージャーにとってより有意義なドキュメントインテリジェンスが促進されます。 ナレッジワーカーの生産性の向上という点で、はるかに大きな助けになります。

PCM：中小企業（SMB）は、DMに関して何を考えるべきですか？

例：それはいい質問です。中小企業はDMに多くのことを考える必要があります。 Foxit自体は大企業ではありません。 私たちはまだSMBです。 そしてそれでも、私たちは組織内で、そして私たち自身と他の会社との間で大量の情報が交換されているのを見ています。 その答えは、クラウドベースおよびWebベースの完全なドキュメントソリューションを構築することです。

多くの小規模企業は、DMについて話すと怖くなるかもしれません。 彼らは多くのお金を払わなければならず、また、展開、構成、および保守のために多くの努力をしなければなりません それらの種類 DMシステムの。 近い将来、Foxitを含む多くのプロバイダーが完全なソリューションを提供することがわかります。DMシステムだけでなく、生産性ツールも文書化されます。 他の製品と同様にすべてのカスタマイズ機能を提供する使いやすいブラウザベースのPDFバージョンがありますが、追加のインストールは必要ありません。 中小企業は、PDF操作のために、より軽量で賢明なソリューションを採用することに焦点を合わせる必要があります。