クイックスタート：10の簡単な手順で基本crmを構成する

ベースCRMは、CRMソフトウェアに対するPCMagのエディターズチョイスです。 レイアウトされたビデオシリーズは、Base CRMをすばやく簡単に実行できるように設計されています。 アカウントの設定、整理、使用のすべての初期ステップを順を追って説明します。 この記事では、販売パイプラインのカスタマイズ、リード管理の構成、自動化されたアクションの設定などのタスクを分類します。

目次

• ステップ1：ダッシュボードの概要
• ステップ2：通知をカスタマイズする
• ステップ3：リードと連絡先
• ステップ4：取引の作成と管理
• ステップ5：販売パイプラインのカスタマイズ
• ステップ6：カスタムフィールドを追加する
• ステップ7：予定のスケジュール
• ステップ8タスクの作成と割り当て
• ステップ9メールを統合する
• 手順10自動化されたアクションの設定

ダッシュボードの概要通知のパーソナライズリードと連絡先取引の作成と管理セールスパイプラインのカスタマイズカスタムフィールドの追加予定のスケジュール設定タスクの作成と割り当て電子メールの統合自動アクションの設定

ステップ1：ダッシュボードの概要

アカウントアクティビティの概要、パイプラインの概要、フィルタリングオプションなど、この短いビデオでBase CRMダッシュボードの使用方法を学びます。 ベースCRMプロファイルには3つのタイプがあり、それぞれに異なる権限があります：ユーザー、マネージャー、エンタープライズ。 ユーザープロファイルは自分のアクティビティのみを表示でき、マネージャーは自分のアクティビティと直属の部下のアクティビティを表示でき、エンタープライズユーザーはチーム全体のアクティビティを表示できます。

それ以外の場合、ダッシュボードはすべてのプロファイルで同じように見え、左側にパイプラインと取引の概要、中央にアカウントのアクティビティ、右側にタスクと予定があります。 ユーザーインターフェイス（UI）に新たに追加されたのは、ダッシュボードを含む任意の画面から新しい連絡先、リード、およびその他のレコードを追加するために使用できるユニバーサル追加ボタンです。

パイプラインでフィルタリングされた取引に関するトップレベルの情報と、勝ち負けまたは不適格とマークされた取引の集計など、過去30日間のアクティビティを確認できます。 アカウントアクティビティは、メモ、完了したタスク、取引ごとに整理されます。 この列には、誰かが新しい取引、連絡先、メモ、タスクを追加するか、リードまたは取引のステータスまたはステージを変更するたびに表示されます。 最後に、タスクと今後の予定は右側にあります。 期限切れのタスクは赤で表示されます。 コンテンツをフィルタリングし、特定のニーズに合わせてダッシュボードをカスタマイズするためのヒントについては、ビデオをご覧ください。

ステップ2：通知のパーソナライズ

このビデオでは、通知の管理方法について説明します。 Base CRMには、プリセット通知、パーソナライズされた通知、Web通知の3種類の通知があります。

プリセット通知には、リード、取引、またはタスクが割り当てられたときなどのソフトウェアアクティビティと、予定およびタスクのリマインダーが含まれます。 インポートまたはエクスポートが完了したとき、またはキャプチャフォームから新しいリードが作成されたときなどのシステム通知もあります。 これらのそれぞれについて、Webアラート、電子メールアラートを選択するか、通知をオフにすることができます。

ユーザーは、リード、連絡先、取引に関連するパーソナライズされた通知を作成できます。 それぞれについて、特定のチームまたはユーザーに属するリード、または特定の段階にある取引など、最初にフィルターを選択します。 次に、トリガーを選択します。 たとえば、タスクが新しい取引に追加されたとき、またはパイプラインの取引のステージが変更されたときにアラートを受信することができます。 通知には複数のトリガーを設定できます。 Web、電子メール、およびモバイルのアラートを取得できます。

最後に、Base Voiceにサインアップしたユーザー、または他のビジネスボイスサービスプロバイダーと統合したユーザーは、着信コールとテキストメッセージに関するWeb通知にサインアップできます。 基本音声には一意の電話番号が含まれ、リードと連絡先への通話とメッセージを自動的に記録します。

ステップ3：リードと連絡先

CRMを初めて使用する場合、見込み客や連絡先に関して混乱が生じる可能性があります。 Base CRMでは、リードは、販売パイプラインの一部ではないリードパーソン、会社、またはビジネスチャンスです。 これらには、ネットワークを通じて発見したが、まだビジネス取引を行っていない人や企業が含まれます。 リードはすべて可能性に関するものです。 リードが製品またはサービスに関心を示したら、それらを連絡先に変換できます。 連絡先は、過去に取引を行ったことがあり、繰り返し取引を提供する可能性が高い人になることもあります。

Base CRMの[リード]タブと[連絡先]タブは、さまざまな検索フィルターを使用して同様に表示および機能します。 リードは3つの方法で分類されます：新規、有効、および無資格。 連絡先は見込み客と顧客に分かれています。 連絡先は、1つ以上の取引に関連付けることができます。 リードと取引先責任者の両方について、エントリに関連するタスクと予定、および関連するドキュメントを表示できます。 リードは連絡先に変換できますが、そのアクションを元に戻すことはできません。

ステップ4：取引の作成と管理

取引は、リードまたはコンタクトに関連する販売機会です。 彼らはあなたの販売プロセスを表すあなたの販売パイプラインを移動します。 各パイプラインは、勝ち、負け、または不適格の3つのクローズドステージのいずれかで終了します。 勝ち負けは一目瞭然です。 取引を不適格としてマークするということは、それが完全な拒絶ではなかったことを意味します。 不適格な理由は、タイミング、予算、会社の再編成、またはあなたが制御できない要素に関するものです。 取引のためのこれら3つのバケットにより、成功を追跡しやすくなり、営業チームをより的確にターゲットにできます。

[取引]ページで、パイプラインの各段階での取引の数を確認できます。 リードや取引先責任者と同様に、使用しているフィールドのいずれかで取引をフィルタリングすることもできます。 取引エントリでは、どの取引先責任者、リード、または会社がそれに関連付けられているか、最近のアクティビティ、およびその価値と可能性のパーセンテージを確認できます。 関連するタスクまたは予定も表示されます。 ここで取引のステージを変更することもできます。

ステップ5：販売パイプラインのカスタマイズ

販売パイプラインはステージで構成されています。 基本CRMには、すぐに使用できる6つのステージがありますが、使用する予定のないものを追加または削除できます。 また、会社のプロセスに基づいてステージの名前を変更し、順序を変更することもできます。 ステージには、アクティブとクローズの2つのタイプがあります。 3つの閉じたステージのいずれも名前を変更できますが、これらのステージはデフォルトで勝ち、負け、無資格になりますが、それらを削除したり、さらに追加したりできます。

複数の販売パイプラインがある場合は、異なるステージで各パイプラインをカスタマイズできます。 したがって、製品とサービスの両方を販売する場合、各プロセスに適合するパイプラインを使用できます。

ステップ6：カスタムフィールドを追加する

リード、取引先責任者、取引には多数のデフォルトフィールドがありますが、それだけでは十分ではありません。 カスタムフィールドを使用すると、ビジネスに固有の見込み客に関する追加情報を収集して保存できます。 基本CRMには、さまざまなカスタムフィールドオプションがあります。 1行のテキスト、1段落のテキスト、チェックボックス、ドロップダウンメニュー、複数選択メニュー、日付、メール、電話、住所、URLのフィールドを作成できます。 カスタムフィールドは必要な数だけ追加できます。また、ドロップダウンメニューと複数選択メニューには、最大500の選択肢を追加できます。

ステップ7：予定のスケジュール

Base CRMにはカレンダー機能が付属しており、1つ以上のGoogleカレンダーをアカウントに統合することもできます。 デフォルトとして1つのカレンダーを選択する必要があります。これは、編集可能な唯一のカレンダーです。 デフォルト以外のカレンダーからの予定は灰色で表示されます。 予定を作成するときに、見込み客、取引、または連絡先に関連付けることができます。 名前の入力を開始すると、Base CRMが一致するレコードを提案します。

これらの予定は、リード、連絡先、または取引のエントリに表示されます。 予定を保存すると、カレンダーに追加され、他の出席者に招待状が送信されます。 会社のロゴをアップロードして、すべての招待状に表示されるようにすることができます。 リード、連絡先、または取引ページから予定を追加することもできます。 予定を表示すると、どの出席者が招待を受け入れ、拒否したかを確認できます。

ステップ8：タスクの作成と割り当て

Base CRMでは、すべてのタスクが取引に関連付けられています。 [カレンダー]タブまたは[タスク]タブから、またはリード、連絡先、取引エントリから直接タスクを追加できます。 タスクには期限とオプションのリマインダーがあり、期限の1週間、1日、1時間、30分、15分、または5分前または期限の正確な時間に送信できます。 期限切れのタスクは赤で表示されます。 許可に応じて、タスクを自分または他のユーザーに割り当てることができます。

ステップ9：メールの統合

Base CRMにはメールツールがありますが、Gmailやその他のメールプロバイダーとも統合されます。 メールアカウントを統合すると、見込み客や連絡先との通信が自動的に記録されるため、より重要な作業に時間をかけることができます。 メールアカウントは2つの方法で同期されます。BaseCRMで送信したメールはメールクライアントに表示され、その逆も同様です。 最初の電子メールの同期が完了すると、ベースCRMから電子メールが送信されます。

メールは、受信トレイ、未追跡メール、送信済み、アーカイブ済みの4つのフォルダーに分割されます。 受信トレイには、アカウントのリード、連絡先、取引に関連付けられたメールが含まれています。 追跡されていないメールは、アカウントに関連付けられていないメールです。 そのフォルダから、リードまたは連絡先としてメールを追加できます。 [送信済み]フォルダーでは、電子メールが表示されたかどうか、および表示された回数を確認できます。これにより、クラックや誤った電子メールアドレスに移動した可能性のあるメッセージを特定できます。 メッセージが重要でなくなったら、メッセージを削除またはアーカイブできます。

ステップ10：自動化されたアクションのセットアップ

同じタスクを繰り返し実行していることに気付いたら、自動化してみませんか？ 基本CRMには、特定のイベントに基づいてタスクを自動的に作成するためのいくつかのオプションがあります。 自動化されたアクションを作成するには、アカウント管理者であるマネージャーレベルのユーザーである必要があります。 例には、取引が新しいステージに移動したときにタスクを作成したり、新しい取引が作成されたときにカスタムフィールドを更新したりすることが含まれます。 最初に、アクションをトリガーするイベントを選択します。 選択肢には、新しいリードが作成されたとき、新しい連絡先が作成されたとき、取引が作成されたとき、または取引が別の段階に移動したときなどがあります。 これらのイベントの一部には、会社、パイプライン、取引段階によるフィルタリングなど、より詳細なオプションがあります。

次に、タスクを決定し、ユーザーに割り当て、オプションで期日を追加します。 自動化されたアクションごとに複数のタスクを作成できます。