整理整頓：デジタルメモを管理するための10のヒント

サインフェルドの ファンは、ジェリーとエレインがレンタカー代理店に現れたときのショーの素晴らしいシーンを思い出すでしょう。 ジェリーは、予約した中型の車を拾うように頼みます。 カウンターのエージェントは、中規模モデルがなくなったため、中型モデルは残っていないと答えます。 「参照してください」とジェリーは言います、「あなたは予約を取る方法を知っています。あなたはただ予約を 保持 する方法を知りません。」 デジタルノートについても同じように思います。 メモを 取る のは非常に簡単ですが、 使用 するのははるかに困難です。

取ったメモを実際に使用するには、それらを整理して見つけ方を知る必要があります。 メモ作成アプリの使用を開始し、メモを整理するためのこれらのヒントが役立ちます。

1.優れたメモ作成アプリを選ぶ

選択したメモ作成アプリは、メモを再度表示するかどうか、また表示する方法に大きく影響します。 お使いの携帯電話またはタブレットにプリインストールされている基本的なメモ作成アプリは、おそらくあまり良くありません。 確かに、あなたはそれを以前に使用したことがあり、うまく動作しますが、単に満足できるアプリを優れたアプリと区別するために、欠けている機能がわからないかもしれません。

メモを取るアプリを本当に便利にする3つの機能は次のとおりです。

• フォルダー、
• タグ、および
• 光学式文字認識（OCR）。

各ポイントの詳細については、後ほど説明します。

長年の多くのメモ取りアプリの個人的なテストに基づいて、私が最もお勧めする3つのアプリは次のとおりです。

• Microsoft OneNote、無料のメモ作成アプリが必要な場合は、
• Evernote、プレミアムサブスクリプションの支払いを気にしない場合、および
• コラボレーティブなメモ取りに備えてください。

2.受信トレイを作成する

メモをすばやく書き留めるときは、紛失しないように保存する場所が必要です。 メモ作成アプリで受信トレイフォルダーを作成し、デフォルトの保存場所として設定します。

受信ボックスを定期的に確認して、メモに関する詳細情報を追加し、並べ替えます。 これを行う方法については、次のヒントで説明します。 設定したスケジュールでInboxをクリーニングする必要はありませんが、フルサイズの画面でメモ作成アプリを開いているときに実行してください（以下の#10を参照）。 これにより、自分が何をしているか、すべてのオプションを確認しやすくなります。

メモを取るアプリでInbox Zeroを撮影する必要はありません。 受信トレイは、頻繁に再訪するメモを保存するのに最適な場所です。 たとえば、すべての友人のWi-Fiネットワーク名とパスワードをメモしておくため、新しいデバイスを家に持ち込んだり、保存パスワードを消去したりしても、詳細を気にせずにネットワークに再び参加できます。 そのメモには、受信トレイに永続的なホームがあります。

3.ノートをフォルダーまたはノートブックにソートする

一部のアプリでもノートブックと呼ばれるフォルダーは、メモを手動で整理するのに役立ちます。 それらは、レシピであるすべてのメモなど、特定のトピックに関するメモを調べたいときに、後で役立ちます。

作成するフォルダーとその名前の付け方は、どのような種類のメモをとるか、どのように使用するかによって異なります。 よくわからない場合は、Inbox、Reading、Household、Personal、およびWorkのフォルダーから始めます。 それらをどのように使用するかの感覚が得られたら、いつでもそれらを変更し、さらに作成することができます。

4.お気に入りのフォルダーのショートカットを作成する

よく使用されるメモ作成アプリには、他のアプリよりも多くのアクションが表示されるフォルダーがあります。 それらへのショートカットを作成するか、お気に入りとしてマークすることにより、これらのフォルダーに簡単にアクセスできます。 これらは、作成したメモを頻繁に確認して新しいメモを追加するフォルダです。

必要なときに予期しない時間までノートを保持するだけの他のフォルダーがあります。 それらは正面と中央にある必要はありません。

5.タグを使用する

タグは、既存のメモを見つけるのに役立ちます。 特定のフォルダーに表示されるものを絞り込んだり、複数のフォルダーにわたって共通のテーマでタグ付けされたすべてのメモを表示したりできます。 また、テーマの単語がノート自体に表示されない場合でも、特定のテーマに関連するノートを見つけるのに役立ちます。 いくつか例を挙げましょう。

例1： Recipesというフォルダがあり、ベジタリアン向けのパーティーを計画しているとします。 菜食主義者のタグが付けられたフォルダのみから、作成するものに関するアイデアを得るためにすべてのメモを取得できます。

例2：おそらく、あなたはさまざまな出版物を執筆する作家です。 記事に関するメモを作成し、発行場所に基づいてフォルダーに整理することができます。 ただし、作品の公開者に関係なく、特定のテーマに関するすべてのメモを調べたい場合があります。 このテーマでメモにタグを付けている場合は、タグを検索して、どのフォルダーにいてもすべて表示できます。

例3：作業中のプロジェクトに関連するメールをメモ作成アプリに転送します。 メッセージには、プロジェクトの名前やプロジェクトの内容が記載されていません。 それが、人々が何かに困っているときにコミュニケーションをとる方法です。 この場合、タグを追加してメモ（プロジェクト名、クライアント、作品の説明）を定義し、必要なときにメモを見つけられるようにすることができます。

6.カルタグ

タグが多すぎるなどの問題があります。 タグを追加すればするほど、より滑らかになります。 時々、タグを間引く。 方法は次のとおりです。

使用中のすべてのタグのリストを取得します。 多くの場合、タグの横にノートカウントが表示されます。 まず、ほぼ重複するものを探します。 「アプリ」と「アプリ」の両方にタグがある場合は、メモの少ない方を削除します。 影響を受けるノートを開き、保持するタグを追加します。 他のタグを削除します。

さらに、ノートが2つ以下のタグがある場合は、それらを削除することを検討してください。 彼らはおそらくあなたに良いことをしていないでしょう。

7.電話でショートカットを作成する

スマートフォンにショートカットを作成して、メモ作成アプリで新しいメモを開始します。これにより、アイデアや情報をすぐに取得できます。 iOSデバイスでは、Siriショートカットを作成できます。Androidでは、アプリで新しいノートウィジェットオプションを探します。

8.口述

何かが思い浮かぶとき、書き留めたいが、真剣に急いでいるか、犬を散歩させているので、鎖と携帯電話の両方を同時に保持することはほとんどできません。

ほとんどのスマートフォンには音声読み上げ機能があります。 これを使って！ 新しいメモを開始し、キーボードのマイクアイコンを押して、書きたいことを何でも話します。 または、音声メモを録音して後で書き写すこともできます。 あなたが習慣になって、長いパッセージを頻繁に口述することになった場合、時間を節約するためにトランスクリプションサービスを使用することができます。 有料のオプションはかなり正確になる傾向がありますが、多くの優れた無料および有料のオプションが利用可能です。

9.画像とPDFを添付、OCRを使用

アプリにOCRがある場合、画像、PDF、およびアップロードした他のファイルで見つかったテキストを検索できます。 必要なときにファイルをメモに追加するのをためらわないでください。 これには、情報標識、手書きメモ、本のページなどの写真のスナップが含まれます。

例を見ると、どのように役立つかがわかります。 経費報告書で請求する必要がある食事の領収書のPDFを添付するとします。 「領収書」とタグ付けするのを忘れて、どこにあるのかわかりません。 レストランの名前を覚えている場合は、検索バーにその名前を入力すると、OCRがその名前を追跡します。

OCRの使用と保存に関するメモ作成アプリまたはアカウントタイプの制限に注意してください。 たとえば、Evernoteの無料版は画像に対してOCRを実行しますが、PDFやOfficeドキュメントに対しては実行しません。 そのためには、プレミアムまたはビジネスアカウントが必要です。 アプリにスキャンが組み込まれていない場合は、モバイルスキャンアプリとペアリングすることを検討してください。

10.大画面で整理する

理想的には、メモ作成アプリにはデスクトップアプリとWebアプリが含まれている必要があります。 受信トレイを並べ替えてメモを整理するときは、そのうちの1つを使用します（一般的に、デスクトップアプリはこの目的に適しています）。 画面が大きいと、アプリをより多く表示できるため、フォルダ構造、タグ、およびメモに追加するその他の情報をより整理して整理できます。 すべてのオプションが表示される場合、適切なオプションを選択する可能性が高くなります。

メモを取る、メモを保持する、メモを再訪する

メモ作成のエクスペリエンスを整理すると、より関連性の高いメモを取るだけでなく、必要に応じて再検討できるように保存する可能性が向上します。