整理整頓：ペーパーレス化に必要な5つのアプリ

特にどのツールが役立つかを知っている場合は、ペーパーレス化を難しくする必要はありません。 紙を完全に放棄しようとしている場合、それを機能させるために少なくとも5つのツールが必要です。

あなたの人生のどこでまだ紙を使っていますか？ ToDoリストをノートブックに保存したり、インクでサインインする必要のあるドキュメントのスタックがあるかもしれません。 次の5つのツールがあると、生活のほぼすべての紙をなくすことができます。

1. To Doリストアプリ、
2. スキャンアプリ、
3. ファイル同期サービス、
4. 電子署名ツール、および
5. 文書配信サービス。

これらの各ツールとその機能を詳しく見てみましょう。 また、使用を開始するために使用できる特定のアプリに関する推奨事項も示します。

1. To-Doリストアプリ

紙のto-doリストを使用している人が自分に適していると判断した場合、私は指を振ることはありません。 ただし、ペーパーレス化を図ろうとしている場合、始めるのに最適な場所の1つは、すべてのタスクとリストをアプリに移動することです。

最高のToDoリストアプリは、紙のリストよりもはるかに効率的です。 紙を使用すると、クロスアウトが発生し、優先順位が変わったときにタスクを簡単に再配置することはできません。 また、タスクを他の人に割り当てて、それらが完了するとすぐにアラートを受け取ることもできません。

To Doリストアプリを使用すると、今後の期日に関する通知、他の誰かがタスクを完了したときの通知、いつでもリストを再配置する機能、およびその他の多くの利点が得られます。 To Doリストアプリの中で私が選んだトップ3は次のとおりです。

• トドイストプレミアム
• アーサナ（上図）
• Any.do

ペーパーレス化を図ろうとしている場合は、自分に合ったTo Doリストアプリを見つけて、数週間使い続ける必要があります。

リストの3つのカテゴリを作成することから始めます：仕事、個人、および世帯。 ニーズに合わない場合は、いつでも変更できます。 作業セクションで、今週完了しなければならない仕事のタスクを書き留めます。 パーソナルリストに、感謝カードの送信や散髪の予約など、やらなければならない個人的なことを書き留めます。 食料品の買い物リストを開始するためにあなたの世帯セクションを使用してください。

始めるのに十分です。 To Doアプリを使用すると、リストの整理、リマインダーの設定、他の人へのタスクの割り当てに関して、どの戦略が最適かがわかります。 ただし、最初の数週間は、リストを短く簡潔に保つことをお勧めします。 To Doリストアプリを初めて使用することは、新しい習慣を採用するようなものです。 複雑すぎる場合は、固執しないかもしれません。 習慣を本当に身につけたら、やることリスト戦略の改善を始めることができます。

2.スキャンアプリ

重要な紙文書をデジタルファイルに変換するには、スキャンアプリが非常に役立ちます。 ドキュメントをデジタル化するときは、ドキュメントのバックアップコピーを作成します。つまり、オリジナルを細断またはリサイクルしたり、安全に保管したりすることができます。 デジタル化する可​​能性のあるアイテムには、紙の納税申告書、身分証明書、公的証明書（出生、死亡、結婚、卒業証書など）、保証書と領収書、レシピ、さらには詳細や指示などの紙以外の文書さえあります自宅のWi-Fiルーターの下側に印刷されています。

アプリをスキャンすると、携帯電話のカメラがスキャナーに変わります。 スキャナーを備えたプリンターを使用してドキュメントをデジタル化できますが、モバイルスキャンアプリは、言うまでもなくポータブルであるため、はるかに便利です。 どこでも何でも写真を撮ることができます。

最高のスキャンアプリは、スキャンするアイテムの端だけでなく、本のページか名刺かを問わず、アイテムの種類も検出します。 非常に優れたものには、光学式文字認識（OCR）テクノロジーも含まれているため、ドキュメントをスキャンしてから1分程度で、テキストをコピーして貼り付けることができます。 優れたスキャンアプリは、複数のページを1つのファイルにコンパイルできる必要もあります。

これらすべての要件を満たし、AndroidとiOSの両方で利用可能な2つのスキャンアプリは次のとおりです。

• FineScanner Pro FineScanner Pro（年間9.99ドルからのサブスクリプション、または完全に所有するには59.99ドル）および
• Scanbot Pro（6.99ドル）。

3.電子署名ツール

ペーパーレス化する場合は、印刷せずに文書に署名できる必要があります。 誰かがあなたに電子的に送る紙に印刷して署名する理由はほとんどありません。 ほとんどのドキュメントをデジタルで署名できるはずですが、例外はほとんどありません。 そのためには、デジタル署名を作成してファイルに適用できるアプリが必要です。

電子署名ツールを含むソフトウェアの例を次に示します。

• アドビリーダー、
• Adobe Acrobatの、
• Docusign、および
• macOSのプレビュー（上記を参照）。

開始するには、最初に署名を作成する必要があります。これは、マウス、指、タッチスクリーン、またはスタイラスで作成すると署名がだらしなく見える傾向があるため、多くの場合最も難しい部分です。 良いニュースは、このステップを一度だけ実行すればよいことです。 署名を作成して保存したら、何度も何度も使用できます。 最も一般的な2つの方法の詳細については、Acrobat Readerを使用してPDFに署名する方法と、macOSプレビューでPDFに署名する方法に関するPCMagのストーリーの詳細を取得できます。

マウス、指、またはスタイラスで名前の署名に苦労している場合は、ペンと紙の署名の写真をスナップしてアップロードできるオプションがあるかどうかを確認してください。

4.ファイル同期サービス

ファイル同期サービスは、手元のデバイスに関係なく、すべてのドキュメントを利用できるようにします。 ファイル同期サービスがどのように不可欠であるかの例を次に示します。私は数年前にグローバルエントリを申請するために空港にいました。 インタビュアーが郵送先住所の証明を求めました。 それは私の運転免許証には載っておらず、私は彼に見せるために私と一緒にメールを持っていませんでした。 それから、必要な住所に郵送された不動産文書をスキャンして保存したことを思い出しました。 ファイル同期サービスのモバイルアプリを開き、ドキュメントを取得してインタビュアーに見せました。 彼は満足していたので、私はグローバルエントリーを獲得しました。

最もよく知られている3つのファイル同期サービスは、次のとおりです。

• ボックス、
• Dropbox、および
• グーグルドライブ。

多くのファイル同期プログラムを使用すると、ドキュメントのオフラインコピーをデバイスに保存することもできます。これは、保険証明書、ID、または電話ツリーの名前と電話番号など、半緊急で必要なものに非常に便利です。 。

非常に優れたファイル同期サービスの中には、ドキュメント共有ツールを備えているものもあります。これについては、次に説明します。

5.ドキュメント共有ツール

デジタルドキュメントを送信する一般的な方法は、それらを電子メールに添付することです。 ただし、受信者がいつ受信したか、または受信したかどうかを常に把握できるとは限らないため、このオプションは必ずしも理想的とは限りません。 （開封確認を使用できますが、受信者がそれらをブロックまたは拒否しなかった場合にのみ機能します。）電子メールに関する別の問題は、一部のファイルが大きすぎる、または電子メールプログラムが元の品質を自動的にダウングレードすることです。

デジタルドキュメントを送信する別の方法は、他のクラウドベースのサービスを介して共有することです。 前のセクションで説明したようなファイル同期サービスでは、通常、ファイルへのリンクを生成することでファイルを共有できます。 クラウドストレージサービス（現在、その多くはファイル同期サービスと見分けがつかない）にも通常はあります。

通常、共有するファイルを同期またはクラウドストレージアプリのフォルダーに入れ、右クリックして共有できるリンクを取得します。 そのリンクから、受信者はファイルをダウンロードできます。 使用しているサービスに応じて、ユーザーがファイルをダウンロードするタイミングまたは頻度を確認するオプションがあります。 Dropboxなどの一部のサービスでは、アクセスの有効期限を作成することもできます。

楽しみにして、今日から始めましょう

ペーパーレス化に関する最後のアドバイスは、今日から始めて、後方ではなく前方を見ることです。 それが意味することは、あなたが持っている紙の未処理品をデジタル化することにこだわらないことです。 代わりに、 今 からペーパーレス化に役立ついくつかのアプリを採用してください。新しい習慣を身に付けることができます。