整理整頓：プロジェクト管理を始めるための6つのヒント

プロジェクト管理は大変な仕事です。 チームや組織は無駄のない仕事をしようとしていますが、多くの場合、専用のプロジェクトマネージャーの役​​割を排除することを意味します。 主題で高度な学位を取得することはまだ可能ですが、ほとんどまたはまったく経験のない人が自分のプロジェクトマネージャーの役​​割に突き当たることは珍しくありません。 これは圧倒的な経験になる可能性がありますが、市場にはプロジェクト管理用の非常に強力なソフトウェアが存在するため、1つまたは2つの小さなプロジェクトではプロジェクトマネージャーはまったく必要ありません。

プロジェクトの管理経験があまりない場合は、ここから始めてください。 この記事の以前のバージョンについての洞察について、以前はMaestro DevelopmentのPeter ClarksonとProjectManager.comのCEOであるJason Westlandに感謝します。

1.プロジェクトがあることを確認する

プロジェクトの管理を試みる前に、プロジェクトがあることを確認してください！ そのアドバイスは非常に単純に聞こえるかもしれませんが、専門のプロジェクトマネージャーから何度も聞いています。

プロジェクトは、開始日、終了日、成果物を持つタスクのセットです。 成果物は、物理的な製品や機能しているWebサイトなど、作業の最後に配信されるものです。 家を建てることはプロジェクトです。 Webサイトの再設計（以下のProofHubの画面で概説）はプロジェクトです。 理論上、プロジェクトのすべてのタスクを他の人に引き渡し、その人から何かを受け取ることができれば、それはプロジェクトです。

進行中の作業とプロジェクトを混同する場合があるため、進行中の作業の例をいくつか挙げて明確にします。 ウェブサイト用の新しいコンテンツを毎週作成することは継続的な作業ですが、1つの文章の制作を独自の小さなプロジェクトとして見ることもできます。 コードを継続的に修正してコードのメンテナンスサポートを提供することは、現在進行中の作業です。 顧客のメールや電話への応答は継続的な作業です。

2.発見期間を設ける

プロジェクトを開始する前に、発見と呼ばれるものを推奨する人もいます。 プロジェクト管理の発見は、法的意味での発見とは異なります。 私たちの目的では、プロジェクトを要求する人々が、自分が何をしたいのか、何をしたいのか、そしてその理由を探求する期間です。 会議、一連の会議、または自由な発想と探求のためのオープンな期間である可能性があります。

以下は、発見中に検討すべき質問です。

• プロジェクトは何になりますか？ それを定義することで、どの程度具体的になることができますか？
• その目的は何ですか？
• どのような結果が必要ですか？
• このプロジェクトにはどのようなリソースが必要ですか？
• 最終製品はいつ必要になりますか？また、リソースを考慮して納期は妥当ですか？

3.スコープを定義する

経験豊富なプロジェクトマネージャーがこれを言うのを聞くかもしれません：「それが範囲になければ、それはプロジェクトにありません。」

すべてのプロジェクトには明確な範囲が必要です。 プロジェクトスコープは、プロジェクトに必要なものを正確に定義します。 これは、プロジェクトに関連するすべてのファセット、アセット、機能、成果物、およびその他の詳細のロックダウンリストです。 ロックダウンされると、追加できません。 たとえば、家を建てる場合、スコープは家に含まれる階数、面積、窓の数、階段の数、照明のスイッチなどを定義します。

プロジェクトを開始する前にプロジェクトに明確なスコープが必要な理由は、プロジェクトが開始された後に誰もスコープ外にあるものを追加しようとしないためです。 プロジェクトの開始後にプロジェクトのスコープに追加すると、そのタイムライン、予算、および利用可能なリソースがなくなります。 プロジェクトにタスクを追加し続けると、プロジェクトにならない場合があります。それは単に進行中の作業になるだけです。

スコープの定義は、ディスカバリーミーティングで行うことができます。または、プロジェクトを依頼するクライアントまたは個人と、プロジェクトの潜在的なリードまたはマネージャーとの会話に基づいて行うこともできます。

4.キックオフミーティングを開催する

キックオフミーティングでは、プロジェクトに携わるすべての人が紹介されます。 この会議は、今後の作業のトーンを設定し、プロジェクトチームの全員が、それが何をするのか、そしてその理由について明確な情報を確実に持つようにします。

キックオフミーティングを開催することは、プロジェクトを管理するときに最初に行うこととはほど遠いことに注意してください。 キックオフは全員を同じページに導くのに役立つため、プロジェクトとスコープを明確に把握して、自信を持って他の全員に配信できるようにする必要があります。

キックオフミーティング中、プロジェクトリーダーは少なくとも次の4つのことを定義する必要があります。

• プロジェクト範囲、
• プレイヤーとその役割、
• 成果物、および
• マイルストーン。

プロジェクトの範囲についてはすでに説明しました。 プレーヤーとその役割については、プロジェクトリーダーがさまざまなチームと貢献者を互いに紹介します。 さらに、キックオフミーティングは、階層、つまり誰が誰に報告し、誰が仕事にサインオフするかを議論するのに理想的な時間です。

「各成果物を誰が受け取るか」という質問に答える必要があるため、成果物の議論は階層の議論と重複します。

マイルストーン（上記のエディターズチョイスプロジェクト管理ソフトウェアチームワークプロジェクトに示されている）は、最終目標に向けて明確な進捗を示すプロジェクトのポイントです。 家を建てるとき、土台を注ぎ入れてセットするポイントは、マイルストーンかもしれません。 フレームを配置したら、それはまた別のマイルストーンです。 キックオフミーティングの時点で、プロジェクトのマイルストーンがまだ確定されていない場合でも、プロジェクトのマイルストーンがどうなるかを知っておく必要があります。 時には、プログラミングリードやデザインリードなど、他のチームエキスパートが、これらのマイルストーンがいつ落ちるべきかを正確に把握するのに役立つ必要があります。 マイルストーンの締め切りを大まかに考えてキックオフミーティングに参加するのは良いことですが、各チームのリーダーに体重を調整して調整する機会を与えます。

5.プロジェクトの締め切りを計画する

前に、すべてのプロジェクトの開始日と終了日について説明しました。 キックオフは、公式の開始日になる場合があります。 終了日は、すべての作業の完全な最終終了をマークする必要があります。 その日以降、プロジェクトの作業は行われません。 それは真の人手を借りない、鉛筆を使う瞬間です。

キックオフミーティングが開催されたので、すべての主要なプレーヤー（プロジェクトマネージャーやチームリーダーなど）は、正確なマイルストーンと納期を把握し、開始日と終了日の間のカレンダーにプロットできます。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用している場合は、この時点で使用を開始します。 すべての重要な日付をアプリに入力します。 プロジェクトの範囲など、これまでに作成した他のドキュメントをアップロードすることもできます。 また、今こそ、すべてのプレイヤーをソフトウェアに招待するのにふさわしいタイミングです。 プロジェクト管理アプリに参加すると、割り当てを受け取ったり、進捗を更新したり、他の方法で共同作業したりできます。 TeamGanttのガントチャートにマッピングされたこのすべての情報の例を以下に示します。 ガントチャートの詳細については、「ガントチャートの使用を開始する5つの簡単な手順」に関する記事を参照してください。

6.コミュニケーションへの期待を設定する

キックオフミーティングの後とプロジェクトの全期間を通して、コミュニケーションのラインを開いたままにすることが重要です。 グループに専任のプロジェクトマネージャーがいるかどうかにかかわらず、プロジェクトの主な連絡先は、コミュニケーションを促進および促進する人でなければなりません。 プロジェクトが完全に立ち上がる前に、他の全員会議を開催することは悪い考えではありません。そうすれば、人々は残りの質問をすることができます。

コミュニケーションに対する期待を早期に設定します。 チームリーダーは、チームの進捗状況について毎週更新を送信しますか？ プロジェクトの進行中に、何人の全員がミーティングを開催しますか。まったく必要ない場合もあります。 あなたのプロジェクトには何が必要ですか？ 多くの場合、設計チームやプログラミングチームなどのプロジェクト内の小規模なチームは、チェックイン会議を定期的に開催し、全員が最近行ったことを振り返り、潜在的な問題を提起します。 潜在的な問題に早期に発言する人が多ければ多いほど、誰もが問題を阻止したり対処したりする可能性が高くなります。

前進する

開始するためのこれらのヒントを武器に、プロジェクトの内容を掘り下げることができます。 プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの進行状況を常に最新の状態に保つのに役立ちます。 ただし、人間との十分なやり取りも必要であり、プロジェクトとその詳細について可能な限り明確にします。