整理整頓：最終的にペーパーレス化するための7つの簡単なヒント

キッチンカウンター、ダイニングルームのテーブル、または他の場所に置かれていない紙は何枚ですか？ 再び必要になった場合に備えて、領収書を保持していますか？ 3年前にペットがどんな薬を飲んだかを正確に覚えておく必要がある場合に備えて、獣医からの書類の山はありますか？ それが意味するものは何でも、あなたがそれを扱うことができるだろう時間を待っているすべてのその紙はそこに座っています。 （それは、各ページをちらっと見てから、それらをすべてごみ箱に入れることを意味します。）紙とそれに伴って積み重なるすべての罪悪感を取り除く時です。 ペーパーレス化する時が来ました。

私は10年近く紙を使用していません。 紙を使わないということは、私の人生に紙切れがないという意味ではありません。 もちろん、まだ出生証明書が必要です。また、受講する言語のクラスには小さな紙のノートを使用しています。 ただし、ほとんどの場合、紙にこだわることはありません。 代わりに、重要なドキュメントをストレージサービスにスキャンし、デジタルメモをメモ作成アプリに保存します。 また、携帯電話でTo Doリストと買い物リストを作成し、レストランのおすすめをオンラインマップにピン留めします。 あなたの人生から紙を取り除く簡単な方法はたくさんあります。

デジタル化は簡単です。 難しいのは、紙を逆戻りさせないことです。生活の中で紙のほとんどを取り除く準備ができているなら、始めてそれを維持するために知っておくべきことはここにあります。

1）バックログを忘れる

直感に反するように聞こえるかもしれませんが、ペーパーレス化の最初のステップは、すでに蓄積しているペーパーバックログを忘れ、代わりにペーパーレス化を開始するために採用する必要がある新しい習慣に焦点を当てることです。 後ろ向きにしないでください：前進的なアプローチを採用してください。

いつかは既存の紙の山に着きます。 とりあえず、それらの論文であなたを妨げさせないでください。 バックログに対処しなければならないことは圧倒的であり、人々が圧倒されたと感じると先延ばしになります。 とりあえず忘れてください。 代わりに、バックログが大きくならないように努力してください。

2）これらの5つのアプリを入手する

ペーパーレス化するために必要なアプリまたはサービスは5つあります。 彼らです：

• To Doリストアプリ、
• スキャンアプリ、
• オンラインストレージサービス。これは、デジタルファイルを保存する場所です（これについては後で詳しく説明します）。
• 印刷せずにデジタル文書に署名するための電子署名ツール（Adobe Acrobatが良い例です）
• 公式文書を印刷せずに送信するための文書配信サービス。

各タイプのアプリに関する推奨事項はこちらをご覧ください。

3）ストレージサービスの選択

3番目のアプリであるストレージサービスについてもう少し詳しく見てみましょう。他のアプリよりも複雑だからです。 ストレージサービスは、紙のドキュメントのデジタルバージョンを保持する場所です。

理想的には、どこにいてもファイルにアクセスできるバックアップサービスが必要です。 1つのオプションは、DropboxやMicrosoft OneDriveなどのオンラインストレージとファイル共有サービスを使用することです。

もう1つのオプションは、特にペーパーレスにしたい人向けに設計されたサービスを使用することです。 ニートとファイルこれは2つの例です。 税金など、認識できるドキュメントタイプに自動的にラベルを付けたりタグを付けたりする機能など、ペーパーレス化する人々のための特別なツールがあります。 FileThisには、メールアカウントで見つかった重要なドキュメントを自動的にコピーする「フェッチ」サービスもあります。

どのサービスを選択しても、1つを選んでそれを使い続ければ、すべてのデジタルドキュメントを1か所にまとめることができます。

4）電子メール明細書とデジタル支払いにサインアップする

まだ紙の請求書と明細書を受け取っている場合は、できる限りサインアップして、代わりにそれらを電子メールで受け取ります。 それでも定期的に小切手を送信する場合は、代わりにオンラインで支払いを行うことができるかどうかを確認してください。

公益事業会社と銀行は長年にわたってデジタル支払いを尊重してきましたが、常にそれらを受け入れない最後の抵抗は地主と管理会社です。 この苦境に陥っているなら、彼らがデジタル支払いを受け入れるとき、彼らが彼らのお金をより速くより確実に得ると説明することを試みてください。 小規模な企業でも、手数料をほとんどまたはまったく伴わずに、直接銀行振込を受け入れることができます。 小切手や封筒ではなく、すべての請求書をデジタルで支払うことができれば、ペーパーレス化に一歩近づきます。

5）スキャンと細断

さあ、新しい習慣の開発を始めましょう。 スキャンとシュレッダーまたはリサイクルは、おそらくあなたが最も行うものです。 私はモバイルアプリを使用してスキャンすることを好みますが、デスクトップスキャナーまたは多機能プリンターのスキャン機能を使用することもできます。

次のようなルールを自分で作成します。デジタル化する必要がある新しい紙を入手したら、携帯電話を使用してすぐにスキャンし、紙をリサイクルまたは破砕パイルに置きます。 さらに良いことに、シュレッダーに直接廃棄してください。 なぜ待つの？

その習慣に従うように強制するのは難しいかもしれません。 「今、これをスキャンする時間がない」と言うかもしれません。 バックログから1つまたは2つのドキュメントをスキャンして、新しい習慣を実践します。 それはどのくらいかかりますか？ どのアプリを使用しましたか？ また、自然光でドキュメントをスキャンすると、屋内照明でスキャンするよりもスムーズにスキャンできることがわかります。 実行方法と所要時間を把握したら、後を追うのが簡単になります。

6）他のワークフローを開発する

スキャンとシュレッディングは1つのワークフローです。 ペーパーレスライフスタイルに慣れると、他の状況ではより多くのワークフローが必要になることがわかります。

例は次のとおりです。新しい製品を購入すると、オーナーズマニュアル、領収書、保証書、シリアル番号、またはその他の関連情報の写真を撮ることができます。 これらの写真をストレージサービスにアップロードし、余分な書類を取り除きます。

あなたが作成するかもしれないもう一つのワークフローは、あなたが細断すべきだと思うが、今は確信できない書類の山を保存し、それから専用の日にそれらを通すことです。 毎週土曜日でも月の最初の日曜日でも日時を選択し、その時間を使用してスタックをクリアします。

保険証書、住宅所有者の書類などの場合、オリジナルを保持しながら書類をスキャンしたい場合があります。 それらをデジタル化することにより、バックアップコピーを作成し、元のファイルを手に入れることができない場合でも、含まれている情報にアクセスできるようにします。

7）考えすぎない

オリジナルを保持するか、デジタル化して細断するかを疑問視する文書がいくつかあります。 あなたが厳しい電話に直面しているとき、それを考えすぎないでください。 ペーパーレスであることは、あなたの人生をよりシンプルで簡単にし、よりストレスを感じるものではありません。 オリジナルをフォルダー、アコーディオンバインダー、またはファイリングキャビネットに収納します。 数枚のペーパーにこだわる場合、誰もペーパーレスクラブカードを持ち帰りません。

医療記録は、HIPAA準拠のシステムがある場合にのみ電子的にデジタル化して保存することになっているため、扱いにくいです。 それらをフォルダーまたはアコーディオンバインダーに入れて、1年に1度ふるいにかける準備を整えることができます。

とは言っても、目的のない論文に固執したり、気にしないでください。 あなたが責任のあることをしていると信じて紙にこだわっているタイプの人 なら、何か を細断してリサイクルするのは怖いかもしれません。 しかし、2年前のサンドイッチや福利厚生の説明のためにその領収書が必要になることはありますか？ それらを細断し、手放します。