整理整頓：Googleドライブをクリーンアップするための7つの簡単な手順

持ち物を保管する他の場所と同様に、Googleドライブは散らかる可能性があります。 ファイルを1つまたは2つ作成し、Gmailからいくつかのドキュメントをインポートし、共有フォルダーを受け入れます。それを知る前に、場所全体が災害になります。

Googleドライブでファイルを整理するには、ファイルをフォルダーに入れ、概念と実際の両方のツールを使用して、必要なものを常に見つけられるようにします。 これらのヒントとアドバイスは、Googleドライブでファイルを整理する方法を示します。また、Google Drive for Workを使用している場合にもうまく機能するはずです。

1.デフォルトビューの設定

Googleドライブのファイルとフォルダは、さまざまな方法で表示できます。 たとえば、すべてをリストビューまたはグリッドビューで表示したり、行間を快適、居心地のよい、またはコンパクトに設定したりできます。 満足するまで設定をいじって、Googleドライブの見方を決めます。 快適な間隔のリストビューが好きなので、ほとんどのスクリーンショットに表示されています。

左側のレールを見落とさないでください。 多くの人は、Googleドライブを見るときに画面の中央に注目します。 ただし、フォルダーとファイルを整理する場合は、必ず左側のレールを確認してください。 フォルダーとサブフォルダーを簡単に確認でき、表示するフォルダーの内容を画面の中央に確保できます。

2.フォルダーのスケルトンを作成する

最適な構造と名前を使用して、自分用にフォルダのスケルトンを作成します。 他のアプリでファイルやフォルダーをどのように整理しますか？ 必要なドキュメントについて考えるとき、何が思い浮かびますか？ フォルダの設定方法を理解する最良の方法は、これらの2つの質問に答えることです。

多くの人にとって、最初に思い浮かぶのは自分の仕事の内容なので、プロジェクトXやSchool Workなどのテーマ名をフォルダーに使用します。 個人的に、私は日付にしがみついています。 ファイルを見つける必要があるとき、それが文章であろうと写真であろうと 、 私はそれをいつ作成したかを常に考えます。 その結果、フォルダーとファイルの命名規則で日付を頻繁に使用しています。 たとえば、2019、2018、2017などのフォルダがあります。 年と月に対応する数値も使用します。 たとえば、1906は2019年と6番目の月、つまり6月を意味します。 いくつかの数字で始まるフォルダーを見ると、それらが何を意味するかを正確に理解しており、必要なファイルをすばやく見つけるのに役立ちます。

視覚的な手がかりを得るためにフォルダ名に絵文字を追加することを勧める人がオンラインで見たことがあります。 しないでください！ 絵文字は常に他の形式にうまく変換されないため、フォルダーへの共有リンクを作成またはエクスポートしようとすると、画像が壊れる可能性があります。

3.サブフォルダーを作成する

サブフォルダーは、組織の勝ち点です。 それらを作成して使用してください！ ファイルをより小さく、より具体的なグループに分類し分類するのに役立ちます。

フォルダーを作成したが、作成するサブフォルダーを見つけようとしている場合は、おそらくまだ必要ありません。 また、DONEまたはOLDというフォルダーを作成して、作業が完了したときやフォルダーが使用されなくなったときに、そこにドラッグアンドドロップできるようにすることもできます。

4.色を使用

色は視覚的な優れた手がかりであり、Googleドライブではフォルダにカスタム色を追加できます。 サイドバーまたはメインウィンドウからフォルダーを右クリックし、[色の変更]を選択します。 次に、希望する色を選択します。

私が使用するコツは、アクティブなフォルダーを緑にすることです。 しばらくアイドル状態になっているフォルダーまたはサブフォルダーがありますが、そのうちの1つまたは2つのフォルダーがまだ使用されています。 アクティブなフォルダーを緑色で強調表示し、他のフォルダーを灰色のままにします。 そうすることで、自分の作品にすぐに飛び込みたいときに、進行中の作品を保持するフォルダーに向かって緑色のライトが表示されます。

5.よく使用するファイルとフォルダーにスターを追加する

Googleドライブでは、ファイルやフォルダーにスターを追加できます。 色を追加するのと同じ方法で行います。ファイルまたはフォルダーを右クリックして、[スター付きに追加]を選択します。

頻繁に使用するファイルにスターを追加することをお勧めします。 こうすると、左側のレールにあるスター付きの見出しをクリックして、ドライブ内のどこにいても、定期的にアクセスするすべての素材のリストを取得できます。

6.重要な「共有ファイル」ファイルを移動する

Shared With Meという左側のレールのヘッダーを見てください。 クリックすると、大量のファイルとフォルダが表示される場合があります。 それらについてあまり心配しないでください。 そのバッチに重要なものがある場合、それらを使用して次の3つの便利なことができます。

スターを追加します。 あなたと共有されているファイルにスターを追加することは、自分のファイルの1つにスターを追加することと同じことを行います。 スター付きコンテンツのリストに表示されます。

ドライブに保存/フォルダーに移動します。 もう1つのオプションは、ファイルをGoogleドライブに追加してフォルダーに入れることです。 ファイルを右クリックして、[移動]を選択できます。 次に、表示されるウィンドウで、このファイルを保存するフォルダーに移動します。 同じことを行う別のオプションとして、保存するアイテムを選択してから、画面の右上にあるGoogleドライブアイコンをクリックします。 その後、選択したフォルダに移動する機会があります。 どちらの方法でも、選択した新しい場所から共有ファイルへのショートカットを効果的に作成できます。 ファイルは引き続き全員と共有され、元の所有者に属します。

コピーを作成します。 自分と共有されたファイルのコピーを作成すると、新しいコピーが自分のものになります。 そして、それはただのコピーです。 共有ファイルに接続されなくなったため、同じ人が必ずしもそのファイルにアクセスする権限を持っているとは限りません。

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7.ゴミを捨てる

Googleドライブからファイルまたはフォルダを削除すると、ゴミ箱に移動し、ゴミ箱を取り出すまでそこに残ります。 ゴミを蓄積する時間が長ければ長いほど、その中のすべてが完全に破壊されるという完全な信念を持つ可能性は低くなり、ゴミをさらに長く持ち続けることになります。 あなた自身に感謝し、時々ゴミ箱を空にしてください。 Googleドライブのストレージ容量を正確なレベルに保つのに役立ちます。また、整理されたアカウントを維持しようとするときの健全性に役立ちます。