Expensebotのレビューと評価

従業員は、経費追跡ソフトウェアプロセスが非常に単純であり、マニュアルを読む必要がないことを望んでいます。 ただし、管理者と会計士は、ビジネスポリシーと承認ワークフローを細かく制御することを望んでいます。 そのような状況のほとんどのテクノロジーでは、「トウェインが会うことはない」と言うかもしれませんが、ExpenseBot（月額9ドルから）が保持されない場合があります。 経費会計アプリケーションは、従業員に選択肢を与えませんが、会計スタッフに独自のカスタマイズオプションを提供します。 わずかに派手なエクスポートプロセスとセルフサービスの購入プロセスがないため、エディターズチョイスの受賞者であるCertify NowとExpensifyの背後にあります。

価格と機能

ExpenseBotのサブスクリプションは、アクティブなユーザーごとに月額9ドルで、最低月額99ドルです。 年間契約または1, 000人を超えるユーザーがいる企業には、非公開の割引があります。 ただし、ExpenseBotには無料のバージョンや無料の試用版がないため、ExpenseBotが適切なソフトウェアであるかどうかを試すことはできません。 開始するには、会社とのメールによる会話が必要です。 セルフサービスではありません。

従業員は、派手な機能のギーガウを見つけることができず、それらのほとんどに感謝します。 Webブラウザー、モバイルアプリ、領収書を専用のメールIDに転送するか、クレジットカードトランザクション（登録会社または個人のクレジットカードを使用）を介してExpenseBotに経費データを入力します。 経費をレポートに割り当てる前に、それぞれがベンダー名、経費カテゴリ、取引日などの関連する会計データをキャプチャします。 費用は請求可能としてマークできるため、費用をクライアントに渡すことができます。

これらすべてのアプリと同様に、ほとんどの人は最初にモバイルアプリを使用して領収書を取得します。 販売時点ではない場合、毎日の終わりに、まだしわになった紙をポケットに入れて、それが何のためだったかを覚えることができます。 モバイルアプリは、レポート、費用、領収書、および設定のカテゴリを備えた非常にシンプルです。 他の人（Expensifyなど）がすべてのツールをすぐに使えるようにしようとしますが、ExpenseBotはすべてをアプリに詰め込みません。

ただし、レシートスキャン機能について文句を言う理由はありません。 ExpenseBotは、走り書きのヒントを含む複数の領収書を正確に解析し、以前に使用したカテゴリとベンダー名を記憶していました。 このプロセスは要求が厳しくなく、意思決定を最小限に抑えます。 個人または企業のクレジットカードをリンクする場合、ExpenseBotは領収書をスキャンして転記した後、領収書をクレジットカードトランザクションに一致させようとします。

マイレージ費用を手動で送信できます。 または、開始アドレスと終了アドレスを入力すると、ExpenseBotはGoogleマップを呼び出して実際の距離を計算します（ExpensePointが共有する機能）。 片道旅行には確かに便利ですが、「ダウンタウンの誰かに会ってからオフィスに戻ったので、今ではそのマイル数の計算を2倍にした方がいい」と思います。 より良い答えが近づいているかもしれません：年末までに、同社はExpenseBotがGPSとカレンダーの統合を持つと言います。 したがって、会議をスケジュールしている場合は、「53マイル離れたクライアントAに行きます。レポートに追加しますか？」と表示されます。

珍しい点の1つは、どの従業員も代理人を任命して、その個人が経費と報告書を作成できるようにすることです。 幸運にも、経費を管理するためのオフィスサポートスタッフがいるのであれば、それは大きな恩恵です。

単純なことは単純なことを意味しない

ExpenseBotは、従業員に対して「シンプルに保つ」（KISS）原則を適用する場合がありますが、管理者と会計士にカスタマイズ可能な力を十分に与えます。 承認者は、単一の経費を拒否してレポートの残りを承認することができます。そのため、いらいらする5ドルのアイテムは、サンフランシスコ旅行に費やした2, 500ドルの残りの払い戻しを保留する必要がありません。 経費は電子メールで承認できるため、部門マネージャーはWebクライアントで多くの時間を費やす必要がありません。 ExpenseBotは、重複する可能性のある費用をチェックし、それらをマージすることも提案します。 （「同じ日にスターバックスに2回訪問した場合、大量のコーヒーを飲みましたか、これを2回送信しましたか？」）

ExpenseBotには、事前に設定された基本的な会計カテゴリが付属しています。当然、さらに追加することもできます。 各経費カテゴリは、総勘定元帳またはアカウントコードに関連付けることができ、日付範囲または出席者リストを必要とし、カスタムフィールド（「店舗番号」など）をサポートできます。 物事を論理的に整理することもできるため、航空運賃と航空運賃の手荷物料金は、独自のルールとポリシーを使用して、関連するが別々に追跡されます。

ポリシー管理を使用すると、ユーザーが特定のカテゴリに費やす金額を制御できます。たとえば、ホームインターネットコストの月額制限$ 40などです。 ユーザーがポリシーを超える費用を送信できるか（および承認者に警告を表示できるか）、違反が報告されてレポートが提出されないようにするかを制御します。 カスタマイズは、経費だけでなくレポートにも拡張されます。 たとえば、ファストフードチェーンでは、各レポートに店舗番号が必要になる場合があります。

これは単なるサンプルです。 ExpenseBotは、複数の承認者、部門およびユーザープロファイル（上司の扱いが異なる）、経費の経過（「30日以内にレポートを提出する必要があります」は単なる平均です）、および多数の通貨をサポートします。

残念ながら、ExpenseBotのすべてのカスタマイズ機能は、サードパーティの会計システムとの統合に弱いです。 経費報告書の管理は個別のプロセスですが、その結果は他のシステム、通常は少なくとも会計システム、場合によってはそれ以上で記録する必要があります。 ただし、ExpenseBotを使用すると、実際に従業員に返済するときのみ、Intuit QuickBooksと統合できます。 さらに不幸なことに、私がレビューした他の製品のいくつかと比較すると、同社はQuickBooksとの統合には「Intuit Webコネクタの使用と設定には少し手際が必要だ」と認めています。 他の唯一のオプションは、データをCSV形式にエクスポートしてから、Microsoft Excelなどの別のアプリケーションで開くことです。

ExpenseifyのQuickBooksだけでなく、Xero、NetSuite、Intacctとの統合など、ExpenseBotの競合他社と比較してください。 これらのすべての機能により、会社から多くの手を握ることができます。 実際、それを避けることはできません。 ExpenseBotは、すべての顧客と個人的に連携して設定を行います。

この記事の執筆時点では、ExpenseBotは「おお、なんてかっこいい」と「なぜそんなことしないのか」を組み合わせたものです。 これは、管理コントロールを最小限に抑えずに、単にユーザーのために物事をしたい人にとっては良い選択です。 しかし、セルフサービスインターフェースの欠如、QuickBooks統合のみのサポート、本来の友好的とは思えない価格、すべてが組み合わさって、エディターズチョイスの受賞ツールであるCertify NowとExpensifyのすぐ下に位置します。 。 ただし、ネガがすぐに追いつかない場合は、あなたのビジネスにExpenseBotを検討することをお勧めします。 シンプルさとパワーのバランスは本当に素晴らしいです。