整理整頓：時間管理を改善する3つの方法

生産性を高めるには、時間を効果的に管理する必要があります。 時間をうまく管理するにはどうすればいいですか？ 時間管理のスキルがどこにあっても、最初に行う必要があるのは、現在どのように時間を費やしているかを追跡することです。 現在の使用方法がわからない場合、時間の使い方を変えることはできません。

時間を追跡する主な方法は3つあり、それぞれに長所と短所があります。 一般的に最も簡単であると考えられている方法は、最も正確ではありません。 最も正確なものは非常に時間がかかります。 最後に、テクノロジーを使用して時間を追跡する方法があります。これは非常に簡単ですが、特定の種類のタスクに対してのみ正確です。

これら3つの方法について知っておくべきことは次のとおりです。

1.時間の見積もり（作業週の見積もり方法とも呼ばれます）

時間の見積もりとは何ですか？ 時間の見積もりは、あなたがそれをするのに費やしたと推定する時間と分とともに、あなたが一定期間に行ったすべてのリストです。

時間の見積もりの​​作成方法：時間の見積もりは、多くの場合、週の終わりに行われます。 あなたは自分の週、またはあなたが望む振り返り期間を思い返し、例えば、あなたが働いた、眠った、用事をした、料理した、掃除した、または映画を見たと思う時間を集計します。 カレンダーを保持している場合は、カレンダーでガイダンスを参照すると役立ちます。

長所：時間の見積もりの​​作成にかかる時間はごくわずかです。 週末まで保存できるので、厄介な時間記録タスクによって毎日の作業が中断されることはありません。

短所：時間の見積もりは、時間をどのように過ごすかを測定するための最も正確でない方法です。 研究者は、人々がルックバックアプローチを使用して自分の時間をどのように費やすかを見積もると、実際の週よりも多くの時間になることが多いことを発見しました（168）。 人々は仕事量を過大評価し、余暇を過小評価する傾向があります。

2.タイムログ（合計時間日誌アプローチとも呼ばれます）

タイムログとは何ですか？ 時間ログは、あなたが終日何をしたかを記録したもので、1日を占める時間のブロックに分割されます。 アイデアは、24時間の期間のすべてのブロックを考慮することです。

時間ログの作成方法：時間ログを作成するには、1枚の紙またはスプレッドシートが必要です。 列を作成し、15、30、または60分単位で連続した時間ブロックを入力します。 通常は眠っている時間に、複数の時間ブロックを組み合わせることができます。 1日を通して定期的に、または1日の終わりに、各時間ブロックの隣のスペースにその時間に行っていたことを入力します。 あなたがあなたの説明でどの程度具体的になるかは、あなた自身について知りたいこと、またはあなたがしたい時間管理の変換の種類によって異なります。

長所：時間ログは、日記よりも正確です。 頻繁に記入するとより多くなり、完了するのを長く待つほど少なくなります。 時間をカテゴリに分類し、数字を合計し、結果を分析するのは非常に簡単です。

短所：たとえば午前9時から午前10時までの間に行った1つの答えを書き留めることは、その時間を実際にどのように使用したかを現実的に反映していない可能性があります。 あなたが働いたとしましょう。 その間に机を離れて水を飲んだのですか？ 簡単に電話をかけましたか？ 仕事の途中で数分間オンラインでニュースを読みましたか？ 時間ログは、あなたがやっていることの本当の詳細に入ることなく、時間ブロックについて一般化します。

3.時間追跡アプリ

時間追跡アプリとは何ですか？ タイムトラッキングアプリは、主にコンピューターと電話でさまざまなことをするのに費やした時間を追跡するために使用するソフトウェアです。 受動的な時間追跡アプリと能動的なアプリがあります。 RescueTimeなどの受動的なものは、さまざまなアプリケーションやさまざまなWebサイトで費やした時間を測定します。 Togglなどのアクティブな時間追跡アプリは、作業中に実行されるタイマーを画面に表示するため、1つのタスクで作業しながら複数のアプリやWebサイトを使用できます。

タイムトラッキングアプリの使用方法：パッシブタイムトラッカーを使用して、コンピューターまたはモバイルデバイスにインストールし、実行するだけです。 すべてのアクティビティを自動的にキャプチャし、記録、分類、集計、分析します。 通常、これらのアプリは好きなときに一時停止できます。また、アクティビティを追跡したくないときはオフにするように設定できます。 アクティブタイマーは、ボタンを押してそれらを開始および停止することに依存しています。 実行中に何をしていたかについての情報を入力でき、アプリはその情報をレコードに自動的に追加します。この情報はいつでも表示および分析できます。 アクティブタイムトラッカーのモバイルアプリバージョンは、会議中、仕事のために旅行中、および測定したいその他のコンピューター以外の仕事をしているときにタイマーを実行できるようにするのに役立ちます。

あなたの位置を監視し、そのようにあなたの時間を分類するのに役立つと思われるいくつかの時間追跡モバイルアプリがありますが、それらはまだあまり賢くなく、現時点ではあまり価値がないためにあまりにも多くの手動入力が必要です。 いつか彼らは改善するでしょう。

長所：タイムトラッキングアプリは、デジタルアクティビティに関する詳細を提供するのに優れています。 彼らはあなたの時間を分類し、チャートやグラフを吐き出すためのツールを持っています。 それらの最高のものは非常に使いやすく、それらのほとんどには無料のオプションがあります。

短所：タイムトラッキングアプリは、コンピューターで何をしているかを豊富に分析できますが、常に追跡するように作られているわけではないため、洗濯、料理、読書、子供と遊ぶのに費やした時間を逃してしまいますまたはペット、またはあなたが他に何でも。

2週間追跡してから分析する

タイムトラッキングを初めて使用する場合は、タイムログメソッドとタイムトラッキングアプリを組み合わせることをお勧めします。 そうすれば、1日のすべての時間の過ごし方の概要と、コンピューター時間の詳細な分析を取得できます。

分析する前に、少なくとも2週間は時間を記録することをお勧めします。 最初の1〜2日間は、時間を追跡しているという事実を考えているため、行動をわずかに変更できます。 あなたの行動はすぐに通常に戻ります。

また、「ああ、その日は非常に珍しいので、その日は数えるべきではない」と言っているのに気づいたら、やめてください。 あなたの時間を追跡すればするほど、おそらくあなたが思っていたよりも異常な日があることに気付くでしょう。 アイデアは、平均的な日ではなく、実際にどのように時間を過ごすかをよりよく理解することです。 全体的な時間の過ごし方がわかったら、何をもっとやりたいのか、まったくやりたいのか、まったく新しいことをやりたいのかについて、十分な情報に基づいた決定を開始できます。