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私の友人は、ExcelからMicrosoft Wordにコンテンツをエクスポートしていましたが、さまざまなエクスポートオプションでつまずき続けていました。 彼が何をしたとしても、結果のWord文書には、単一のスペースがあるはずの不要なタブがありました。 彼は私に電話をして、立ち寄って助けてくれと頼んだ。
「タブスペースを見つけて単一のスペースに置き換えるだけです」と私は言った。
「どうやって？」
これは明らかにシンプルな機能ですが、Microsoft Wordのトリックの1つであり、これまで見たことがない場合は、Google検索でそれを行う方法や適切なフレーズを指定する方法すらわかりません。
1.タブスペースの検索と置換
Microsoft Wordのタブスペースは^ tに変換されます。
それらを検索して1つのスペースに置き換えるには、[検索/置換]ボタンを使用します。 最初のフィールドに^ tを入力し、2番目のフィールドに単一のスペースを入力します。 [すべて置換]を 押して、次のように入力し ます。
2.段落の戻り値の検索と置換
必要なのが1つだけである二重パラグラフリターンを含むドキュメントを受け取っていないのは誰ですか？
段落リターン、またはキャリッジリターンとも呼ばれるキャリッジリターンは、Microsoft Wordでは^ pとして表すことができます。
二重段落の戻り値を検索して単一のものに置き換えるには、[検索/置換]ボタンを使用します。 最初のフィールドに^ p ^ pと入力し、2番目のフィールドに^ pと入力します。 [すべて置換]を押すと完了です。
3.マクロを使用して頻繁に入力するテキストを自動化する
告白：私はマクロが何であるか理解できず、マクロを使用するためにコードを学ばなければならなかったように見えたので、長年にわたってマクロが怖かった。 違います。 マクロはあなたの友達です。 ただし、「頻繁に入力されるテキスト」ボタンのように、名前が違うことを願っています。それが本当に彼らだからです。
多くの人々は、定型文、会社の免責事項、または特定の性質のすべての文書に必要な法的テキストにマクロを使用しています。 PCMagがオンラインで記事を公開する際に使用するHTMLコードを含め、何度も何度も入力する必要がある非常に基本的なテキストを自動化するために使用します。
初めてマクロを設定するには、いくつかの手順が必要ですが、それ以降は保存する価値があります。
その方法は次のとおりです（2分間のビデオの下に手順が印刷されており、マクロの使用方法も示しています）。
Windows 2010バージョン： [表示]タブから、右端の[マクロ]ボタンをクリックして、[マクロの記録]を選択します。
Word：Mac 2011バージョン： トップメニューから、[ツール]> [マクロ]> [新しいマクロの記録]に移動します。
[マクロ名]フィールドでマクロに名前を付けます。名前にはハイフンやその他の特殊文字は使用できず、文字と数字のみを使用できます（これは愚かですが、実際にはあります）。 次に、マクロにボタンまたはキーボードショートカットを割り当てることができますが、これはオプションです。 必要に応じて、メニューからマクロをいつでも実行できます。 キーボードショートカットの割り当ては、他の既存のキーボードショートカットをすべて知っている必要があるため、必要なショートカットを誤ってオーバーライドしないようにする必要があるため、注意が必要です。 必要に応じて説明を追加しますが、必須ではありません。
[OK]をクリックすると、入力したすべての操作が記録されます。 自動化するテキストを入力し、希望どおりにフォーマットするか、キャプチャするアクションを記録してから、マクロボタンに戻って記録の停止を押します。
マクロボタンに戻って[マクロの表示]を選択し、作成したマクロの[実行]を選択して、マクロをテストします。 または、割り当てたキーボードショートカットまたはボタンを押すだけです。 テキストが一気に魔法のように表示されるはずです。
4.貼り付けられたテキストの明確な書式設定
オンラインソース、他のドキュメント、電子メールなどからテキストをコピーして貼り付け、Verdanaの18ポイントフォントで赤でページにポップするときに縮みますか？ 知らないうちに貼り付けられたテキストに伴う書式設定を取り除くことは、大きな苦痛です。 Wordの設定を変更して、書式設定が他のテキストから引き継がれ ない ようにすることができます。
Microsoft Word for Windowsでは、[ファイル]に移動して[オプション]を選択します。 Wordオプションを探して、[詳細設定]をクリックします。 その膨大なリストのどこかに（長いことはわかっていますが）、他のプログラムからの貼り付けというエントリがあります。 [テキストのみを保持]を選択し、[OK]をクリックします。 Webドキュメントからテキストを貼り付けてテストドライブを行い、そのドキュメントの既存の書式にどのように適合するかを確認します。
設定を永続的に変更せずにそれを行う別の方法：テキストを貼り付けるときに表示されるペーストボードアイコンを探します。 こんにちは、「テキストのみを保持」、そしてあなたは行ってもいいです。
そのアイコンが表示されない場合（Macの場合）、[設定]> [編集]に移動し、[切り取りと貼り付け]オプションを探します。 そのセクションの[設定]ボタンをクリックし、[貼り付けオプションの表示]ボタンのチェックボックスがオンになっていることを確認します。
5.行を削除する
恐ろしいライン！ 一連のハイフンまたはアンダースコアとエンターキーを押すと、Microsoft Wordはページ全体に太い線を落とします。
この行を削除するコツは、行ではなく「境界」と呼ぶことです。 その行の真上、つまり「境界線」をクリックします。 [ホーム]タブから、境界線アイコンを選択します（4 x 4のグリッドのように見えます）。 下の境界線が選択されていることがわかります。 No Borderに変更するだけで完了です。 この境界線が再び表示されないようにWordの設定を変更する場合は、[ファイル]> [オプション]> [オートコレクトオプション]に移動します。 入力時にオートフォーマットを選択し、「入力時に適用」を探します。 そのセクションでは、境界線のチェックボックスをオフにすることができます。
