ビデオ: Floating Point Numbers - Computerphile (七月 2024)
メールの使用方法、最も効率的な使用方法、実際の使用方法の違いをよりよく理解するためだけに、オフィスのメールの使用方法について質問するのが大好きです。
尋ねられたとき、多くの人々は誇らしげに彼らの電子メール管理技術を次のように要約します：「私の電子メール受信箱は私のやることリストです！」
彼らは通常、これは独創的なシステムであると考えていますが、それは私を驚かせます。 この善意であるが、最終的には破滅的な発言を聞いたとき、私は恐怖に巻き込まれます。 （私が学んだ私の身体反応は、会話を続けるつもりなら理想的ではありません。）
うまくいけば、この記事があなたのやり方を変えるよう説得するでしょう。 来週のコラム（毎週月曜日にこのGet Organizedシリーズの最新情報をチェックしてください）では、方程式のもう一方の側面、つまり、よりスマートなTo Doリストを作成する方法について説明します。 また、先週のコラムで、電子メールを管理するための11のヒントを必ず読んでください。
メール送信とは何ですか？
「電子メール」は、電子メールの送信に使用するソフトウェアアプリケーションおよびサービスを正確に説明する名前ではなくなりました。 彼らはそれ以上のことをします。 メールのすべての機能（添付ファイルを送信する機能（人生は変わります！）、組み込みのアドレス帳、スケジュール機能とリマインダー機能、公開カレンダーとプライベートカレンダー）をすべて「メール」と呼んでいるのは不思議です。
組織間通信の場合、電子メールは見事に機能します。 すべてのタイムスタンプと日付スタンプが付いた会話のペーパートレイルがあり、ほぼ瞬時に安全に配信されます。 電子メールを使用すると、自分のペースで作業を処理し、適切と思われる応答に優先順位を付けることができます。
ただし、組織内（組織内を意味する）通信の場合、電子メールは恐ろしく古くなり、遺体安置所に行く途中でさえあります（「電子メールは死んでいますか？」を参照）。 現在、より効率的で便利な方法で、同じ最終目標を達成するのに役立つ幅広いツールが用意されています。 インスタントメッセージングアプリ、ビジネスソーシャルネットワーク、およびプロジェクト管理ポータル（Basecampなど）はその例です。 一部の人々は、電話や対面の出会いがしばしば特定のタスクのためのコミュニケーションの最良の手段であることを忘れています。
電子メールは確かにその場所を持っていますが、多くの人々はそれを使用して、別のソリューションから恩恵を受けるタスクを実行します。 電子メールは、紙の証跡を必要とするコミュニケーション、特に組織間のメッセージに使用する必要があります。 カレンダーやスケジュールなど、メール内のアプリと機能は、意図したとおりに使用する必要があります。 電子メールプログラムでTo Doリストを保持する場合は、おそらくそのためのツールがあります（たとえば、Outlookでは、タスクと呼ばれます）。 ただし、受信トレイは、毎日行う必要のあるタスクを通知するようには設計されていません。 いくつかの理由があります。
受信トレイをTo Doリストにしない理由
1.着信アイテムを制御できません。
予定リストには、自分が入れたアイテムのみが含まれます。 一方、受信トレイは蛇口のない注ぎ口のようなものです。 着信アイテムを1つずつ検討して削除することを除き、着信アイテムを制御することはできません。これは、To Doリストを作成する非常に非効率的な方法です。 メッセージは1日のすべての時間に表示されます。 それらは、実際の予定リストを決定する可能性のある階層に関係なく、誰からでも入手できます。 そして、おそらくあなたが成し遂げるために必要なものを反映するのはそれらのほんの一部です。
2.名前のないタスク。
ToDoリストにあるべきものを実際に反映する受信トレイマテリアルの小さなスライスについては、次のことを自問してください。件名行は、必要なことを正確に説明していますか？ 多くの場合、他の人が件名行を作成しましたが、これはメッセージ自体を反映していない場合がありますが、メッセージに関連する部分はほとんどありません。 適切なTo Doリストを使用すると、独自の言語を使用して重要な情報をすばやく取得できます。 よく書かれたTo Doリストは、1〜2秒でスキャンして、何をする必要があるかを正確に知ることができるリストです。 あなただけが情報を自分自身に迅速に伝える方法で書くことができます。
3.長すぎる。
この点を述べたばかりであることは知っていますが、繰り返しますが、よく書かれたTo Doリストは、1〜2秒でスキャンして、何をする必要があるかを正確に知ることができます。 PCMagで、情報を一目で伝えることができる電子メールの受信トレイを見つけられなかった50ドルを賭けました。
自分をからかわないでください。 私たちは全員、受信ボックスにメッセージを保持しており、完了したいタスクを思い出させますが、そうしません。 そしてそれは大丈夫です。 ただし、これらの項目はTo Doリストに属していません。
4.期限の優先順位付けと設定のためのツールの欠如。
赤い感嘆符、旗、星、色の泡-電子メールプログラムは通常、重要なメッセージにマークを付けるためのいくつかのツールを提供します。 一部のアプリケーションでは、今日、明日、または大まかに「今週」などの「応答日」を関連付けることもできます。 これらの機能を使用して、特定のタスクの優先順位マーカーや確定期日としてではなく、人々と通信することを思い出させます。 前述のように、件名の行は、あなたが何をする必要があるかを一貫して伝えることはありません。 優れたTo Doリストは、タスクを優先度順に並べ、期限を使用します。
5.メールがメールにならないようにします。
受信トレイを調整してto-doリストのように機能させようとすると、to-doリストが非常に悪くなることを主に納得していただければ幸いです。 何だと思う？ また、非常に質の悪い受信トレイが作成されるため、2つの非効率性があります。 受信トレイを操作してTo Doリストを2倍にしようとすると、操作が交互に切り替わります。 その方法を次に示します。受信トレイを1つの方法で並べ替えて、優先度の高いTo Doアイテムを見つけます。 新しいメールフローを見つけます。 中断される; 受信トレイを使用します。 新しいメールを確認してください。 それがあなたに当てはまらないと決める; 旗や星で再び訴える。 To Doリストのどこにいたかを思い出してください…
メールプログラムにTo Doリスト用のアプリや機能が組み込まれている場合は、それを使用できることを忘れないでください。
メールはメールです
電子メールの受信トレイは、To Doリストではなく、電子メールの受信トレイとして保管しておくと、はるかに効率的になります。 あなたの仕事の生活も少し幸せになるでしょう。 来週のGet Organizedコラムでは、優れたTo Doリストを作成するもの、その使用方法、およびTo Doリストの管理プロセスを高度に自動化するいくつかのツールについて詳しく説明します。
