整理：ガントチャートを始めるための5つの簡単なステップ

新しいプロジェクトを開始する前に、ロードマップ、必要なすべてのステップの概要とそれらのステップを実行する必要がある順序の明確な概要があると役立ちます。 それは本質的にガントチャートです。 プロジェクトが個人のプロジェクト（家の裏にデッキを追加するなど）であっても、ビジネス用（新しいWebサイトの構築など）であっても関係ありません。 あなたは知る必要があります

• いつどこで始めるか、
• 道に沿ったすべてのステップとそれらにかかる時間、
• 各ステップの責任者は、
• ステップを実行する必要がある順序、および
• プロジェクトがいつ完了するか。

1910年代に開発および使用したエンジニアおよびコンサルタントのヘンリーガントにちなんで名付けられたガントチャートは、プロジェクトを最初から最後まで視覚化したものです。 これらは非常に一般的なタイプの生産性ツールであり、多くのプロジェクト管理サービスの重要な部分です。 実際、優れたTeamGanttサービスは、チャートからその名前を取ります。 、ガントチャートとは何か、それらが何をするか、どのように人々がそれを使用するかを説明し、それらを始めるための5つのステップを提供します。

ガントチャートとは

「ガントチャートは、プロジェクトを完了するために必要な手順を視覚化したものです」と、LiquidPlannerのリードプログラムマネージャーであるKayvon Ghaffari氏は説明しました。最近、ガントチャートの使用開始に関する洞察を求めました。 LiquidPlannerは、ガントチャートを強調するエディターズチョイス受賞プロジェクト管理および職場コラボレーションアプリです。

ガファリは、プロジェクトは他のタイプの作業とは異なることを思い出しました。 「プロジェクトとは、開始と終了がある一連の作業であり、そのプロジェクトを作成することは一連のタスクです」と彼は言いました。 ガントチャートは、進行中の作業ではなく、特にプロジェクトで機能します。 彼らはあなたが最初から最後まであなたを手伝うことについてですので、それがあることが重要 です 終了。

ガントチャートは左から右、上から下に読みます。 （上記のTeamGanttの画像を参照してください。）x軸は時間です。 チャートは、プロジェクトが開始されると開始し、プロジェクトが配信されると終了します。 y軸の長さの実行はタスクですが、それらは単なるリストに含まれています。 y軸上での正確な配置は重要ではありませんが、時系列で落ちる傾向があります。

「タスクには3つの要素があります。それが何であるか、どれくらいの時間がかかるか、誰がそれを行うかです」とガファリは言いました。 ガントチャートでは、各タスクはバーで表されます。 バーの長さは、タスクにかかる時間を示します。 多くの場合、タスクバーは色調整されており、どの人または部門がタスクを完了する責任があるかを示します。 「何」については、タスク名は通常バーに表示されるか、クリックすると表示されます。

ガントチャートには、プロジェクトのすべてのタスクとその所要時間の表示に加えて、シーケンスと依存関係が表示されます。 言い換えれば、タスクを実行する必要がある順序と、あることを別のことより先に行う必要があるかどうかを示します。 なぜそんなに重要なのですか？

ガントチャートの機能

「ガントチャートにより、すべてを同時に行うことはできないことが視覚的に明確になります」と、Workfrontの製品戦略のクリスサボアは述べています。 彼はツリーハウスを構築する例を使用しました。 釘と木は同時に購入できますが、木に釘を打つ前に木を切る必要があります。

ガントチャートは、タスク間の依存関係を示し、通常はそれらを結ぶ線のようなもので表示されます。

Workfront（LiquidPlannerと同様、職場のコラボレーションとプロジェクト管理のツール）に参加する前に、SavoieはNASAのJohnson Space Centerと連携して、United Space Allianceとの非常に複雑なプロジェクトに取り組みました。 彼は、ツリーハウスの構築のような単純なプロジェクトでもシーケンスと依存関係は重要であるが、国際宇宙ステーションの構築のような大規模で長年のプロジェクトには重要であると述べました。

ガントチャートが行うもう1つのことは、組織またはプロジェクトリーダーがリソースを管理するのに役立ちます。 「タスクが存在するからといって、それを自由に行える人がいるというわけではない」とガファリは言った。

ガントチャートを使用すると、人や部署が仕事をする予定の時間と空き時間を簡単に確認できます。 「あなたは、人々のスケジュールとその日の何時間を説明できる必要がある」と彼は付け加えた。 ガントチャートを使用すると、時間、タスク、およびリソースを効果的に確認できます。

ガントチャートの使用開始

ガントチャートの概要とその有用性を理解したら、独自のプロジェクト用に作成することができます。 これらの5つのステップは、開始に役立ちます。

1.テンプレートを選択するか、ゼロから作成します

通常、新しいガントチャートを開始するときは、テンプレートを使用するか、ゼロから開始するかを選択できます。 プロジェクト管理ソフトウェアによって提供されるテンプレートの場合、テンプレートは外部ソースから取得する場合と、独自の過去のプロジェクトから取得する場合があります。

独自の以前の作業を使用してテンプレートを作成することの利点の1つは、過去に起こったことから多くのことを学ぶことができることです。 このテンプレートは、タスクとシーケンスだけでなく、タスクが予想よりも長くかかったかどうかに関する情報も提供します。

2.マイルストーンをマークする

ガントチャートを作成するためのほとんどのソフトウェアには、マイルストーンを追加する機能が含まれています。 マイルストーンは、プロジェクトのフェーズが完了したことを示すマーカーです。 たとえば、Webサイトを構築する場合、ワイヤフレームのロックダウンは典型的なマイルストーンです。

ガントチャートをゼロから作成する場合、タスクを追加する前にすべてのマイルストーンをプロットすると役立つことがよくあります。 すべてのマイルストーンをリストすると、プロジェクトを小さな断片に分割するのに役立ちます。これらの小さな断片は、プロジェクト全体を一度に概念化するよりも簡単です。

3.タスク、シーケンスイベントの追加、および依存関係の作成

次のステップは、タスクの追加、イベントのシーケンス、および依存関係の作成です。 タスクを追加するときは、履歴レポートを確認するか、タスクを完了する予定の人と話して、所要時間の正確な推定値を取得してください。

イベントをシーケンスするときは、複数のタスクを同時に実行することは可能ですが、同じ人では実行できないことに注意してください。 Webサイトのビルドでは、1人がワイヤーフレームで作業し、もう1人がプロトタイプのサンプルコンテンツを収集します。 しかし、ワイヤフレームデザイナーは、ムードボードを同時に作成することもできません。

すべてのタスクをリストし、正しい順序に並べた後にのみ依存関係を追加し、それらに注意してください。 「本当に混乱するのは、ガントチャートの途中まで行って、たとえば、タスク12がタスク5に依存しなくなったことです」とSavoie氏は言います。 彼は、初心者が依存関係を削除するのが正しいと確信しない限り、依存関係を削除しないように非常に注意する必要があると付け加えました。

4.リソースを見る

「タスクを正しい順序で並べる必要があります。次に、それらのタスクを完了できるユーザーを制御する必要があります」とガファリは説明しました。 上記のように、やるべき仕事があるからといって、誰かが自由にやれるというわけではありません。

Ghaffariは、同社のガントチャートソフトウェアではオーバーブッキングを許可していないことを指摘しました。つまり、LiquidPlannerは、その人が既に別のタスクに既に割り当てられている場合、その人をタスクに割り当てることはできません。

ガントチャートを使用すると、リソースがオーバーブッキングされている場合だけでなく、プロジェクトスケジュールが修正されたときに残りの結果にどのような影響があるかを確認できます。

5.共同作業

「ガントチャートが魔法ではないことを人々が理解することは本当に重要です」とガファリは言いました。 「あなたが何かを計画したからといって、それが現実と関係があるという意味ではありません。」

ガントチャートが現実と調和していることを確認する方法は、コラボレーションによるものです。 多くの場合、ガントチャートソフトウェアは、より大きなプロジェクト管理または職場コラボレーションパッケージの一部です。 チームの全員が、少なくともチャートを見る能力を持っている必要があります。そうでない場合は、タスクやそれにフィードする他の情報を更新してください。 そうすれば、担当者がタスクを早期に完了し、進捗を更新してタスクを完了し、推定時間を修正することができます。そうすることで、他の担当者もタスクを早期に完了できるようになります。 または、次のスケジュールされた割り当てまで、他のタスクを支援するための利用可能なリソースとして自分自身にフラグを立てることもあります。

ガファリは、コラボレーションの力を次のように要約しました。「ガントチャートが空いている場合、正確かどうかは誰が知っていますか？コラボレーションの場合、チェックが組み込まれ、現実を反映する可能性が高くなります。ガントチャートが輝いています。」

ガントチャートに頼りすぎない

GhaffariとSavoieの両方は、プロジェクトの計画とチェックインにガントチャートを使用しているが、日々の仕事を管理するのは好きではないと言っていました。 「それは通常、実行スケジュールではなく、計画です」とサボアは言いました。

また、サボアは、一般的に巨大であるため、人々がガントチャート全体を一度に見ることはめったにないということに初心者は気付かないかもしれないと指摘しました。 「それを印刷するには看板が必要だ」と彼は言った。

Ghaffari氏によると、「ガントチャートの構築は最終目標ではありません。タスクプランとシーケンスの視覚化です。ガントチャートは、計画がどのように機能するかを理解するのに役立ちます。」

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