整理整頓：メールを改善する5つの方法

電子メールをより効率的に使用するための多くの哲学と方法論があります。 気晴らしを制限し、生産性を高めるための基盤です。 しかし、より生産的な場所にたどり着くには、どのツールが自由に使えるかを知る必要もあります。

メールサービスプロバイダーとサードパーティのアプリ開発者は、メールをより効率的にするいくつかの優れたツールを発明しました。 最も効果があり、最も広く適用できると思うものが5つあります。 一緒に、彼らはあなたを助けます

• より良いメールを書く、
• メールをタスクに変える、
• メールの送信を取り消す、
• メールの送信をスケジュールする
• メールをスヌーズします。

より良い書き込み

不必要に長いメールや不明瞭なメールを書くことは時間の無駄です。 受信者はそもそもそれらを読む時間がないか、意味を理解するために時間を無駄にして再読するか、明確にするために送信者に返信する必要があります。 加えて、そもそもそれらを書くのに費やされたすべての無駄な時間があります。

文章そのものに焦点を当てているため、より良いメールを書くのに役立つ2つのアプリがあります：GrammarlyとCrystal。

Grammarlyは、スペルチェッカーのような働きをして、文法を分析し、実際に言語を強化し、明確に記述し、よくある間違いを修正する方法についてインテリジェントな提案を行うプラグインです。 特にESLエラーを発見する驚くべき能力があります。

Crystalはプラグインでもあり、メールの言語を調整して受信者にアピールするように促します。 これは次のように機能します。Crystalはまず、受信者（Twitterアカウント、Facebookページなど）をオンラインで検索し、言語の使用方法と応答方法を調べます。 彼らは簡潔で直接的ですか？ それとも、長い議論に巻き込まれる傾向がありますか？ 結果に基づいて、Crystalがライティングをガイドします。

あなたが強力な作家でない場合、クリスタルの非常に明確なプロンプトは、あなたが言いたいことを書くための言葉を見つけるのを本当に助けるかもしれません。 それは価値のある命題ですが、それについて間違った方法でこすられる何かがあります。 他の人から何かを引き出すためにあなたの言語を調整しているという明言されていない前提があり、私はその操作性を見つけます。 しかし、それはあなたに迷惑をかけないかもしれませんし、あなたが探しているものそのものかもしれません。 いずれにしても、それが何をするのが得意であることは否定できません。

メールをタスクに変える

受信トレイはTo Doリストではありませんが、電子メールでタスクが割り当てられている可能性があります。 修正点は、接続されたアプリをセットアップして、これらのタスクをより適切な場所に効率的に移動することです。

使用する予定やリマインダーアプリに新しいタスクを手動で入力するのではなく、アプリをメールアカウントに直接接続するか、メール転送を設定し、1回または2回クリックするだけで、そのメールを適切な場所に移動します。

直接接続またはメール転送により、メールを別のアプリに移動する機能をサポートするアプリには、Wunderlist、Evernote PlusおよびPremium、Todoist Premium、Boxer、Newton Mailがあります。

送信を元に戻す

タイプミスを見落としたり、情報を省略したり、今の最中に書かれたメールを再検討することをやめなかったからです。 ただし、後悔したり、2番目の電子メールを書かなければならないことの非効率性に耐える必要はありません。 送信を取り消すことができる必要があります。

送信の取り消しは、メッセージの呼び出しとは異なります。 送信を元に戻すと、メッセージは送信されません。 基本的に、メールには10〜30秒程度メッセージが保持されますが、その間に気が変わることがあります。

Gmailには、すべてのGmailユーザーが有効にする必要がある[送信取り消し]ボタン（設定方法については以下のビデオを参照）があります。 Newton Mail（モバイルデバイスの電子メール用の豊富な機能が満載）には、サポートしているすべての電子メールアカウントで動作し、Microsoft ExchangeおよびiMapアカウントを含むものもあります。 他のメールプロバイダーも提供しています。

スケジュール送信

「今すぐ」は必ずしもメールを送信するのに適切な時間ではありません。 そのとき、スケジュール送信が役立ちます。 この電子メール機能により、メッセージが配信される将来の時間を選択できます。 Outlook、Boomerang for Gmail、Newton Mailにはすべてあります。

スケジュール送信では、メッセージがまだ送信されていない限り、編集することもできます。 そのため、送信取り消し機能と同じ基盤の一部をカバーしています。

スヌーズ

私は、未読メッセージの数をゼロにしようとするInbox Zeroの哲学のファンではありません。 管理するのに時間がかかりすぎ、心理的または技術的に人々の実際のメールのニーズに対応していません。 ただし、私はスヌーズのファンです。スヌーズでは、受信トレイ内のメッセージの数を常に最小限に抑えるという考え方を取り入れています。

スヌーズは、受信トレイからメッセージをしばらく非表示にするだけです。 どのぐらいの間？ あなたが決める。 その結果、重要度の低いメッセージに気を取られることなく、重要なメッセージに集中できます。 これらの重要度の低いメッセージは、対処するほうがよいときに再表示されます。 Outlook（「スケジュール」と呼ばれる）、Airmail、Sparkmail、Newton Mailにはすべてスヌーズボタンがあります。

生産性を高めることに興味がある場合（そして誰がそうでないのか？）、私の最高の生産性アプリのまとめをご覧ください。 作業効率の問題が何であれ、時間を有効に活用するのに役立つアプリやサービスがいくつかあるはずです。