整理整頓：Gmailのベストプラクティス

内容

• 組織化：Gmailのベストプラクティス
• Gmailアーカイブ、一括操作、ラボ

Gmailは最も人気のあるメールサービスの1つです。 個人的なコミュニケーション、仕事、またはその両方に使用するかどうかに関係なく、いくつかのコア機能がどのように機能するかを理解すれば、より多くを活用できます。

毎週のシリーズであるGet Organizedのこのエディションでは、Gmailの署名機能をいくつか説明し、それらを使用して電子メールアカウントを効果的に整理し、生産性を高める方法を説明します。

メッセージスレッド

すべてのGmailユーザーが知っているように、継続的なメール交換はスレッドにスタックされます。 スレッド内のメッセージの数は、交換の名前の概要の横にある括弧内に常に表示されます（必要に応じてスレッド数）。

メッセージスレッドは、Gmailのお気に入りの機能の1つです。6人が1つのグループメールに返信すると、6つの未読メッセージではなく1つの未読スレッドしか表示されないからです。 私が内面化しているのは、注意を要する議論があるということです。 6つの未読メッセージが表示された場合、代わりに6つの事柄に注意が必要であると感じます。

スレッドを開くと、すでに読んだメッセージは折りたたまれたままになり、未読のメッセージは展開されます。

ベストプラクティス： スレッドを管理する際のベストトリックの1つは、スレッドがトピックから逸​​脱しない限り、スレッドをそのまま保持することです。 トピックが変更された場合は、返信時に件名を変更するだけで新しいスレッドを開始できます。 まったく新しいメッセージを開始する必要はありません。 すべての受信者は新しいスレッドに含まれ、コミュニケーションの履歴は、メッセージの上にホバーすると「トリミングされたコンテンツを表示する」という省略記号の下にアーカイブされます（下を参照）。それ。

ラベル

Gmailを示す1つの機能があれば、それはラベルになります。 ラベルを理解する方法は、ラベルではないものを説明することです：フォルダー。 Gmailのラベルは多くの場合フォルダのように見え、ある程度まで同じ目的を達成します。 ただし、ラベルはフォルダとは根本的に異なるため、ラベルをフォルダと間違えると、Gmailでできることを本当に制限してしまいます。

フォルダーについて少し説明することから始めましょう。 多くの場合、サブフォルダーを追加できるツリー構造で設計された電子メールフォルダーは、実際のフォルダーと同様に機能します。 あなたはそれらに物事を提出します。 ファイルするメッセージがある場合、1つのフォルダーにのみファイルできます。

Gmailのラベルは、一見するとフォルダーのように見えます。 新しいラベルを作成すると、左側のレールに表示されます。これは、Yahoo！のフォルダー（とにかく既定の設定）が表示される場所と同様です。 メール、Hotmail、およびOutlook。 これらのGmailラベルには色を割り当てることもできるため、フォルダのように見えます。

それで、違いは何ですか？

メッセージスレッドには、「work」、「October 2012」、「urgent」など、複数のラベルを付けることができます。 また、Gmailでは、スターと「重要」という2つのラベルが自動的に提供されます。これは、listservs、s、またはその他の大量メールではなく、直接送信されるメッセージの左側に黄色のタグで示されます。

ラベルをタグのようなものと考えてください。 また、左側のレールに表示される視覚的なラベルは、特定のタグを持つすべてのメッセージを並べ替えるクイックボタンと考えてください。 受信トレイも単なるラベルであることに注意してください。 左のレールのラベルをクリックすると、上部の検索ボックスに新しいテキストが自動的に表示されます。

このテキストは、問題のラベルを持つメッセージのみに検索を絞り込むのに役立ちます。 GoogleはGmailの背後にある会社であり、Googleはそのツールが検索ツールとして設立されたことを思い出してください。

ベストプラクティス： Gmailでラベルを自由に使用してください。ラベルはフォルダの代わりではなく、アイテムを分類またはタグ付けして、より検索しやすくするためです。

パワーユーザーは、[設定]領域を調べて、より高度なラベル属性を構成する必要があります。 たとえば、特定の種類のメールをラベルに転送するルールまたはフィルターを設定し、未読メッセージが含まれている場合にのみそのラベルを左ペインに表示することができます。