整理整頓：コラボレーションツールキット

内容

• 組織化：コラボレーションツールキット
• タスク管理、プロジェクト管理、スクリーン共有

私の友人の2人は最近、私は彼らの心を吹き飛ばしたと私に言った。 どうやって？ 簡単です。 大規模な夕食会を開催するために持っていたメールスレッド（これらのスレッドがどのように破裂し、誰がどの日付に無料だと言ったのか誰にも追いつかないことを知っています）についてのメールスレッドを止め、代わりにDoodleを使用しました。 Doodleは無料のウェブサイトで、人々が自由に集まる日や時間などのオンラインアンケートを作成できます。 私は何年もの間、コラボレーションのためにそれを使ってきました。主に世界中に住んでいて、さまざまなタイムゾーンにいる人々とのミーティングをスケジュールするのに。

コラボレーションを支援するための素晴らしいアプリがたくさんあります。 たぶん、友達の効率で私の心を吹き飛ばしたかもしれませんが、彼らが以前にDoodleに出会ったことがなかったことに気づいたのは私の心を吹き飛ばしました！

コラボレーションオーガナイザーであるという骨の折れる義務を持つ人々を支援するために、私は素晴らしい心とアイデアを一緒に得るために見つけた最高のツールのいくつかを共有したかったです。

スケジューリング

Doodleは無料で、参加者が使用するために登録する必要がないため、私のスケジュールアプリになりました。 アンケートを設定し、リンクを送信し、ウェブサイトにアクセスしてボックスにチェックを入れるだけで、人々が返信できるようにします。 大規模なグループとの会議や社交イベントをスケジュールするのに非常に貴重です。

Outlookのカレンダーなど、全員が同じカレンダーシステムを使用している場合、通常は他のチームメンバーにカレンダーを表示できます。これはスケジュール設定に役立ちますが、こうした状況が全員に有効とは限りません。 もう1つのオプションはTungle.meで、これにはDoodleの同じ要素のいくつかが含まれているほか、空き時間や忙しい時間を公開したり特定の人に見せたりする機能が含まれています。

ドキュメントとフォルダーを共有する

共同作業しているすべての人がファイルをどのように利用できるようにしますか？ 周りにメールを送らないでください！ それはずさんで追跡が難しい。 ドキュメントとフォルダを共有するためのより良い方法が必要です。

最も単純なソリューションは、 DropboxやSugarSyncなどのファイル同期サービスの形で提供されます。 実際には、作業ファイルにはSugarSyncを使用し、個人ファイルにはDropboxを使用しています。 私はそれらを使用して、編集者や弁護士を含むあらゆる種類の人々と文書を共有しました。

DropboxとSugarSyncの設定と使用は、FTPサイトよりもはるかに簡単であり、他の人に使用を促します。FTPサイトは、ファイルやフォルダーを共有するより古い方法です。

共同編集、非同期編集

コラボレーションの整理にDropbox、SugarSync、または別のファイル同期サービスを使用するもう1つの理由は、通常は非同期ですが、複数のユーザーが1つのドキュメントを編集できるためです。 つまり、他の人がリアルタイムでファイルを編集するのを見ることができません。 変更はローカルで発生し、編集を行う人がドキュメントを共有場所にアップロードして戻すときにのみグループに表示されます。

これらのサービスは、コラボレーターができることとできないことをきめ細かくしません（たとえば、ケイトにファイル X および Y を編集できますが、 Z はできません）が、基本的な許可を提供します。 たとえば、読み取り専用のリンクを送信して共有したり、特定の共有フォルダーにあるものへのフルアクセスにユーザーを招待したりできます。

共同編集、同期編集

Googleドライブ （以前のGoogleドキュメント）には、これまで見た中で最も印象的なコラボレーション機能の1つがあります。それは、リアルタイムで共同編集する機能です。

私はかつて、別の州にいた同僚と仕事をしていましたが、週に1度電話会議を行いました。 つまり、プロジェクトの状態を議論すると同時に、プロジェクトの状態を促進する作業を完了させました。 Googleで簡単なスプレッドシートを使用して、完了するために必要なタスクを記録し、優先度の評価でマークしました。 週の間に、必要に応じてメモを追加できます。 その後、会議中にリストを確認し、電話中にリアルタイムでタスクを完了し、それらをオフにします。 しかし、時々、彼はリストに何かを見て、「それはどういう意味ですか？」と言うでしょう。 説明します。 そして、彼は私の目の前でタスクの書き方を変えたので、彼のタスクの翻訳は私が意図したのと同じことを意味すると確信しました。 それは共同の至福でした。

Googleのツールは、スプレッドシートだけでなく、プレゼンテーションやテキストドキュメントでも機能します。