整理する：電子メールの過負荷を回避する方法

組織のパズルの最後のピース、そして人々が最も恐れる傾向があるのは、電子メール管理です。

フォルダー管理およびファイル命名規則と同様に、電子メール管理にはライフスタイルソリューションが必要です。 毎日一緒に暮らせるルールと原則を開発する必要があります。 整理整頓を維持することは、食事療法と運動療法を維持することに似ていることを忘れないでください。 それを行わず、組織を1日の春の大掃除プロジェクトのように扱うことは、クラッシュダイエットを行うことに似ています。 表示される結果は非常に短命です。

メール再編成プロジェクトに飛び込む前に、完璧である必要はないことを理解するために時間をかけてください。 目標は、合理的に固執することができ、仕事や個人の生活をより簡単に、生産的に、より良くする生活ルールを考え出すことです。 気の利いた新しいMicrosoft Outlookプラグインをインストールすることが受信トレイクリーニングエンジンの火付け役になる場合は、Xobni（無料、$ 29.99プラスバージョン、4つ星）、ファイルのインデックス、またはEvernote for Windows Premium（$ 45、 4.5つ星）、Evernoteにメールを送信して、そのソフトウェアの優れた検索機能を活用できます。

ボックスの下部を見る

電子メールへの体系的なアプローチが必要だと気付いた瞬間、初めて受信トレイを開いて、そこに3ページ以上ものものが置かれていました。 ほとんどのファイルには「既読」のマークが付けられていましたが、操作していないため、受信トレイに残しました。 私は圧倒されて、その秒以内にメールを捨て始めなければ、問題は1時間以内に悪化し、翌朝には必ず耐えられなくなるだろうと思ったことを覚えています。

その結果、私は自分のために1つの簡単な目標を設定しました。受信トレイの両方の下部を常に表示できるようにします。 つまり、1つの画面で最近受信したメッセージと最も古いメッセージのエントリを表示できるようにします。

私は毎日のこの瞬間にこの基準を守っていません。 それは神経症的で逆効果になるでしょう。 しかし、毎日仕事を辞める前に受信トレイの一番下を確認することを目指しています。それが失敗した場合は、少なくとも金曜日に。 また、1日体調が悪いときや休暇をとるときも、電子メールの過負荷に気を配っています。 休暇から戻った後、少なくとも1週間はメールに追いつき、オフィスに戻って最初の1日か2日はストレスを感じないようにします。

毎月

ビジネス用メールアカウントを管理する方法は、電子ファイルをフォルダーに管理する方法とまったく同じです。 すべてがフォルダーに入ります。

まず、プロジェクトA、B、Cなど、プロジェクトごとにいくつかの基本フォルダーを作成します。各プロジェクトフォルダー内で、各月のサブフォルダーを作成し、2桁の年と月、アンダースコアの月の文字の略語でラベル付けします。 たとえば、2011年6月のフォルダの名前は1106_JUNです。

新しい電子メールが届くと、それらは多くの場合、私の受信トレイに数時間、1日、場合によっては1週間か2週間も座っています。 しかし、彼らが私を圧倒することは決してありません。なぜなら、私はすべてを管理可能なレベルに保つシステムが整っているからです。 これが私のシステムのルールです。 これらは適切ではないかもしれませんが、1つのソリューションの例を提供できます。 ライフスタイルに合ったルールで独自のソリューションを調整します。

ルール1. 電子メールがアクション（再読を含む）を必要としない場合、私はすぐにそれを捨てます。

ルール2. 差し迫ったアクションまたは詳細な再読とおそらく返信が必要なことを意味する電子メールが重要である場合、私はそれに対処するまで受信トレイにとどまります。 1か月まで受信トレイに保持できます。 一ヶ月後、私はそれに行動しなければなりません。 それが締め切りです。 アクションを実行すると、電子メールは対応するフォルダーに保存されます。

ルール3. 電子メールに必要な情報が含まれているが、すぐに対処する必要がない場合は、1日の終わり、または忙しい場合は週末までに対応するフォルダーに移動する必要があります。 受信トレイにすぐに表示されないため、実行するのを忘れるのではないかと心配している場合は、リマインダーとしてカレンダーアイテムを作成できます。 メールはフォルダに保存する必要があります。 例外なく。

ルール4。 金曜日の午後、私は10〜20分で受信トレイにあるものをすべて整理し、おそらく長時間の応答を必要としないアイテムに対処します。 私がオフィスを出るときまでに、私は一番下に1、2インチの空白を見ることができるはずです（週末に再びいっぱいになる部屋）。

ルール5。 1年後、アーカイブするか、チャックします。 私は約1年間電子メールデータを保持し、他のすべてをアーカイブする傾向があります。これは、あなたの情報が月と年ごとにフォルダーに分類される場合、非常に簡単です。

物理的な事務処理の日に普及したもう1つの組織化方法は、数字のラベルが付けられた31個のフォルダーを作成することです。各番号は月の日に対応します。 毎日のTo Doリストを作成するのではなく、適切な行動日に対応するフォルダーに書類やリマインダー（および誕生日カード、支払い請求書など）を提出することになっています。 日付が来ると、フォルダを開き、中身を処理するようになります。

さらに別の方法は、区分化です。 Basecampなどのプロジェクト管理ツール（無料、4つ星、エディターズチョイス）を使用する場合、そのシステムで管理されているプロジェクトに関連付けられたメールを保存する必要はありません。 Basecampはあなたのためにそれを行います。 多くの人は、1つのWebベースのアカウントをlistservsとメーリングリスト専用にし、もう1つのアカウントを友人や家族との通信用に予約することにより、個人的な電子メール生活で区分化を使用します。 ビジネスで同じコンセプトを使用してみませんか？

メール不安を取り除く

私のシステムまたは31日間のフォルダーシステムがすべての人に適していると主張することは決してありません。 私のシステムは私にとってはうまくいきます。なぜなら私は物事がいつ発生したかに基づいて記憶する傾向があるからです。 さらに、私は実際に、毎週の終わりに受信ボックスで1回だけやり直す数分を楽しみにしています。 最後に、受信トレイの下部を常に見ることができるという基本的な目標は、私に安らぎを与えます。 1つの視覚的な画面を超えて情報が流出するのを見ると、ある種の転換点にぶつかります。 私は何も見つけられないように耐えられないと感じ、私は決して道を掘りません。

ただし、他の人は、12個以上のフォルダーを管理したり、自力で締め切りを守らなければならないことに不安を感じるかもしれません。 1つのスクロールペインでメールを表示できる方が生産性が高い場合があります。 感触が強すぎるというリスクを冒して、圧倒されるような種類のことを書き留めることは悪い考えではありませんそれ。

あなた自身またはあなたのビジネスのために作成する組織システムが何であれ、ライフスタイルのような習慣と一般的なルールに焦点を合わせます。 毎日完璧である必要はありません。 あなたが軌道に乗るシステムを考え出す必要があります。

奪う

この記事から取り上げる重要なアイデアは次のとおりです。

1.管理可能な量の電子メールを持っていると、仕事が楽になります。

2.電子メールを処理するための原則を開発する際には、厳格なルールよりもライフスタイルの習慣に焦点を合わせます。

3.毎日、毎週、毎月の電子メールの処理方法、および電子メールデータをアーカイブする頻度を決定します。

4.電子メールから不要なものを見つけ出し、それを防ぐ習慣を作成します。