整理整頓：電子メールの時間の無駄を避ける方法

電子メールは生産性を破壊しますが、どれほどひどいことに気付く人はほとんどいません。 メールプログラムに費やす時間は膨大で、毎日の30％近くを占めています。 ただし、それに対処する方法があります。 また、メールに費やす合計時間を必ずしも減らすことなく、メールの問題を実際に克服できます。 以下で共有する解決策は、最初に問題をよりよく理解することにかかっています。

メールはFacebookよりも悪い

調査によると、電子メールはFacebookより生産性が悪く、問題は、人々が電子メールにどれだけの時間を費やしているかを認識していないことです。

RescueTimeの製品開発担当副社長であるRobby Macdonellは、ユーザーの意見や意見に基づいて同意します。 RescueTimeは、コンピューターやモバイルデバイスで使用しているアプリやWebサイトを追跡する時間管理ツールです。 次に、時間の経過を示すレポートを生成します。

私はMacdonellに、彼とRescueTimeの同僚がユーザーから収集したデータをまとめて見るときの生産性の傾向を尋ねました。 「私たちが見る最大の傾向は、人々の時間はコミュニケーションアプリに支配される傾向があることです。特に、データでは、メールは常にトップに近いものです。」

「RescueTimeにサインアップした人たちから聞いたことの1つは、「FacebookやRedditでどれだけの時間を費やしたいかを見たくないので、データが何を言っているのかわからない。」 多くの場合、1週間後、彼らは「思ったほど悪くはありませんでしたが、メールに多くの時間を費やしています」とマクドネルは付け加えました。

メールが「悪い」のはなぜですか？

それでは、なぜ電子メールが正確に悪いのでしょうか？ 生産性の専門家の中には、電子メールは実際の仕事そのものではなく、「仕事に関する仕事」だからだと言っています。 おそらくより正確な別の議論は、電子メールが絶えず私たちを妨害するということです。 電子メールに費やす時間は問題ではありません。 時間が一日中広がっているということです。

特にナレッジワーカーは、通常、本当に重要な作業を完了するために、中断することのない期間が必要です。 「ほとんどの人は、電子メールが1日を通してその創造的な思考からあなたを引き離そうとする活動であるという事実をglossめています」とマクドネルは言いました。

EasilyDoのCEOであるMikael Berner氏によると、1回以上メールを読むと過負荷になり、疲れてしまいます。 1日中メールをチェックするとき、実際にメールを処理したり処理したりすることはありません。その秒数は無駄な時間になります。 「メールを開く場合は、返信する、削除する、ファイルするなど、何らかの処理を行います。すぐに処理できない限り、メールを開かないでください。」

さらに、通信システムは、新しいメッセージが到着したときに通知するように設計されています。 「彼らはいつもあなたに通知を送っています」とマクドネルは言った。 「他のアクティビティに引き込まれるまでに数分以上かかることはますます少なくなっています。」 受信トレイに届くすべてのメールを読んでいない場合でも、新しいメールが届いたという通知を受け取ると注意が分かれます。 また、通知を有効にしていない場合でも、受信トレイをチェックするたびに、緊急の問題についてメールを送信しようとしている人がいるかどうかを確認するたびに、自分の焦点を破っています。

「誰かの時間の30パーセントが1日の初めに電子メールに費やされ、その日の残りの時間は他のことをするのに費やされるわけではない」と彼は言った。 「それは非常に広がっており、常に中断されていることを示唆しています。」

メールとの戦い方

メールから抜け出して、実際のハードワークに戻ることができます。 わずか数週間で、5つの簡単な手順で実行できます。

1. RescueTimeやTogglなどの時間追跡プログラムをインストールし、毎日、いつメールに費やす時間を追跡できるようにします。 すべてのメールアプリとチャットアプリがコミュニケーションとして正確に分類されていることを確認してください。

2.十分なデータがあるように約2週間待ちます。 次に、ランダムに日付を選択して、時間ごとのレポートを確認します。 コミュニケーションの使用が1日1回または2回に集中している場合、体調は良好です。 下の画像に示すように、コミュニケーションアプリの使用が1日を通して少しずつ広がっている場合、体調が悪く、変更を加える必要があります。

目標は、必ずしもメールに費やす時間を減らすことではありません。 目標は、レポートを次のように見えるように、電子メールの使用を広げずに集中させることです。

3.パターンに基づいて、メールをチェックしない1日または2回の時間帯を特定します。 多くの人にとって、午前中は昼休みの約1時間前まで、午後は昼休みの約1時間後に始まるのが理想的な時間です。 その間、StayFocusdのような気を散らさないツールをインストールして、メールアプリを閉じ、ウェブメールをブロックします。 RescueTime Premiumアカウントをお持ちの場合、そのツールを使用して、Webメールへのアクセスをブロックできます。

4.同様に、メール を チェックする時間を選択します。 メール以外のフォーカス期間は午前9時から午前11時30分までで、メールセッションは午前11時30分からランチタイムまでとしましょう。 11:10で、メールをチェックしたい場合、その受信トレイを開く予定の時間があれば、それを食い止めるのは簡単です。

5.作業中に緊急かつ重要なメッセージが届くのが不安な場合は、VIPアラートシステムをセットアップします。 iOSユーザーはすでにメールアプリに組み込まれています。 iOSを使用していない場合、またはより多くのオプションとカスタマイズを備えたVIPアラートシステムが必要な場合は、AwayFindをお試しください。 どちらの場合でも、非常に重要な人からメールが届いたときに、携帯電話のプッシュ通知やテキストメッセージなどのアラートを受け取ることができます。 これは、通知を受け取った場合にのみメールをチェックできることを意味します。これはめったにありません。 他のすべてのメールは待機できます。

私が個人的に使用するもう1つのトリックは、作業を開始するとメールアプリケーションを開くのを遅らせることです。 私は朝一番に電話で仕事のメールをざっと目を通すのが好きで、本当に緊急なことをチェックするだけです。 電話を使用する理由は、すぐに注意を払う必要のあるものがない場合、ラップトップまたはデスクトップコンピューターよりも簡単に電源を切ることができるためです。 重要ではあるが緊急ではないメールが表示された場合は、スターを付けます。 本当に緊急の場合は、電話から直接返信します。 しかし、電話で読み書きするのは 好き ではないので、あまり緊急ではない他のメールに夢中になりたくはありません。

これらの種類の小さなトリックが大きな利益につながり、メールから離れて重要な仕事に戻ることができます。