整理整頓：年末までに経費報告書に追いつく方法

年末が近づいています。 経理部から新しいメールが届くと、デスクで静かに仕事をしています。 件名を大声で叫ぶと、同僚全員が振り返って何が悪いのかを確認します。 この瞬間まで、経費報告書を提出するのを完全に忘れていたことを認めると、頬が紅潮します。 電子メールは、期限が今日だと言っています。 頬からの熱は、胸から胃の穴に走る恐怖感に変わります。 あなたの会社はあなたに数百ドルを負っています、そして、この時期に、あなたは本当にそれを使うことができました。 パニックにならないでください！ これらの簡単な手順は、費用を管理するのに役立ちます。

一部の組織では、遅れたとしても経費報告書を簡単に提出できます。 たとえば、経費報告システムに関連付けられた会社のクレジットカードがあると非常に役立ちますが、誰もがそのような贅沢を持っているわけではありません。 そのため、深呼吸して、これらの手順に従って、期限切れの経費報告書をできるだけ早く提出してください。

この記事の多くは、事業費の税額控除を請求するために、年末に領収書を探し回る必要がある自営業タイプにも適用されることに注意してください。

1.本当の締め切りがいつであり、後日提出できるかどうかを尋ねる

組織が会計年度を設定する時期と発生方法を処理する方法によっては、経費報告書の提出期限がすでに過ぎている場合があります。 しかし、それは必ずしも領収書を提出するのに遅すぎるという意味ではありません。 賢い人は締め切りを埋めます。 締め切りが金曜日の終わりであると誰かが言った場合、本当の締め切りは月曜日の朝以降である可能性が高くなります。

経理担当者または上司に、経費報告書の真の締め切りについての明確な詳細と、見逃した場合にできることはないか尋ねてください。 しばしばあります。 遅刻することができたら、それを手伝ってくれる人たちに親切で親切になり、後ろに曲がって彼らが求めることを正確に伝えてください。 詳しく説明してください。 彼らはあなたに恩恵を与えていることを忘れないでください。 彼らの仕事をより簡単にすることによってそれを返すために最善を尽くします。

2.領収書のルールを確認する

経費報告書を以前に提出したことがあれば、領収書を提出するための基本的なルールをご存じでしょう。 しかし、あなたは細かい詳細を知っていますか？ 経費が発生してからずっと経ってから経費報告書を提出すると、領収書が一部失われた可能性があります。 10ドルを超える費用に対してのみ領収書を要求するなどのポリシーがあるかどうかを確認します。 また、広告申込情報を強調表示してクレジットカードの明細書を提供し、支払いの証拠を表示できるかどうかを尋ねます。 これらの詳細は、経費報告書の作成にかかる時間に大きな違いをもたらします。

3.アイテムと日付の概要を作成する

期限切れの経費レポートの作成を実際に開始する時間になったら、購入したアイテム、旅行、顧客のおもてなしなど、請求する必要がある主要な経費の大まかなリストを作成します。 1つのアイテムまたは1つの旅行のみを提出する場合は、この手順をスキップしてください。

リストの項目がクライアントの訪問や会議などのイベントである場合、日付を書き留めます。 次に、イベントの下に、次のように毎日のエントリを作成します。

カンファレンスX：6月1〜3日

6月1日

6月2日

6月3日

4.費用を視覚化する

旅行やイベントに関連する費用をつなぎ合わせる場合、まず最大の費用（フライト、ホテル、参加費など）をリストし、次に小さな費用をカバーするために毎日思い出すか再考することをお勧めします。 毎日のエントリーの下でこれを行います。

可能性のある費用の大まかなアウトラインを作成し、覚えているとおりに記入するのが好きです（ステップ5〜7には、メモリに障害が発生したときにギャップを埋めるためのいくつかのトリックが含まれています）。 アウトラインには、日付に関連するこれらのポイントをできるだけ多く含める必要があります。

• 開始場所。 どこで寝ましたか？ この場所でWi-Fi料金などの費用はかかりましたか？
• 地元旅行 。 どこに行きましたか？もしそうなら、どうやってそこに行きましたか（車、タクシー、車のサービス、公共交通機関）？ どうやって帰ったの？ 運転に対してマイル当たりの料金を請求する場合、距離はどのくらいでしたか？
• 食事。 朝食、昼食、夕食はどこで食べましたか？ ボトル入りの水とコーヒー、またはスナックを含む飲み物を購入しましたか？
• 用品。 日中に予想または予想外のものを購入する必要がありましたか？
• 終了場所。 一日の終わりはどこでしたか？ そこで何を支払いましたか？

多くの場合、これらの質問を自問するだけで、忘れてしまった費用を思い出すことができます。

5.領収書をめくる

領収書のスタックがある場合は、ここでそれらをめくり、作成したアウトラインに一致させます。 最初にこの手順を実行しない理由があります。 時々、領収書は私たちの記憶を形作り、一日の一部を省きます。 たとえば、領収書を見て、コーヒーショップで簡単な朝食を食べ、後で会議会場で昼食を食べたとします。 これで、これら2つのイベントの鮮明な思い出ができました。次のレシートに進む準備ができました。 しかし、メモリをトリガーするための物理的な領収書がなかったという理由だけで、2つの場所の間の15ドルのUberライドをメモリが省略した可能性があります。 トリガーがない場合、詳細を簡単に忘れてしまいます。

6.カレンダーをスキャンする

カレンダーには、正確な経費報告書の作成に役立つリマインダーをさらに含めることができます。 1日を記入したら、カレンダーを開いてスキャンし、旅行や重要なイベントの日付を確認します。 特定のエントリは、費用の不足だけでなく、費用についての記憶を引き起こす可能性があります。 たとえば、ビジネスパートナーが旅行の日に夕食にカレンダーの招待状を送信し、彼女が支払いを行った場合、その日の食事の領収書を検索する必要はありません。

7.ミントを熟読する

不足している費用を探すもう1つの素晴らしい場所は、ミントです。 Mintは、すべての金融取引を1つの検索可能なWebサイトとアプリに統合する個人金融アプリです。 Mintを使用すると、すべてのクレジットカードおよびデビットカードの費用を日付でフィルタリングできます。これにより、忘れた費用を発見できます。 先ほどUberの領収書について説明した例では、Mintで日付を検索することで情報を見つけることができます。これにより、電子メールで本当の領収書を簡単に見つけることができます。

また、Mintで広告申込情報のトランザクションにタグを追加することもできます。一年中、営業費用でこれを行った場合、請求する必要があるすべての費用を簡単に見つけることができます。

領収書が見つからない場合は、費用の明細を強調したクレジットカードの明細書のコピーを提出できるかどうかを尋ねるかもしれないと先ほど述べました。 繰り返しになりますが、Mintを使用すると、どのクレジットカードを使用したかがわかります。

8.ヒントと駐車場を忘れないでください

見落としやすい費用の2つのカテゴリは、チップと駐車場です。 ホテルの清掃スタッフやベルボーイなど、現金で支払われる小さなチップには領収書は付いていません。 駐車場の支払いも領収書なしで現金である場合があります。 しかし、それらは合計され、あなたがそれらを作った場合、主張する価値があります。