ビデオ: my history up until being nys emt 1998,(preceded by my run through of emergency room today) (10月 2024)
少なくとも少しずさんなビジネス以外の共有ネットワークドライブに出会ったことはありません。 共有サーバーは通常、コラボレーションを可能にし、ファイルや情報を仲間の従業員が自由に利用できるように設計されています。 また、理論的には、企業がデータを簡単かつ効率的にキャプチャおよびバックアップするのにも役立ちます。
現実には、6年前の会社の休日のパーティーの写真が保管される場所になります。 その最後の文では、受動的な音声を意図的に使用しました。なぜなら、共有ドライブに何かを置くべきではないという責任を誰も負うことはないからです。 物事が表示されます。 誰がどのように、またはなぜそこに着いたのかを知りません。 したがって、他人のつま先を踏んだり、他人が必要とするものを削除したりすることを恐れて、誰もそれらを削除しません。
共有スペースは、部門または会社のワークフローまたは組織図に一致するように設計する必要があります。 同じ管理レベルにレポートする2つのチームのように、本質的に並行していることは、フォルダー構造が並行している必要があります。 新しい人が部門に参加すると、その人の場所（フォルダ名と他のフォルダ内でのネスト方法）がビジネスの設計を反映する必要があるため、重要なファイルが共有ネットワーク上のどこにあるかをすぐに把握できるはずです。 本当の赤旗は、長い間働いていた誰かがそれがどこにあるかわからない、さらに悪いことにどこにあるべきかさえ知らないので、物を見つけることができないときです。
ずさんなサーバーをクリーンアップするために私たちが行ったすべての手順を次に示します。 最後に、結果の概要に加えて、何がうまくいったのか、何が間違っていたのかについてのメモが表示されます。
サーバークリーンアッププロジェクト
ステップ1：通信します。 まず、問題の原因（非効率性、一貫性の欠如、ネットワークスペースの制限）、考えられる解決策、それらの解決策を実装する手順など、ずさんなサーバーの問題について話しました。
それからもう少し話しました。 次に、他に誰と話をする必要があるかについて話しました。 このプロジェクトを成功させるために、コミュニケーションの重要性を十分に理解できません。 私たちは、直接またはメールでたくさん話しました。
これらの会話の中で、ITスタッフともコミュニケーションをとることがどれほど重要かを認識しました。 そのため、計画にそれらをループし、タイムラインを提案しました。 ITチームは、最終的にプロジェクトの真の出発点となる重要なアドバイスを提供してくれました。 彼らは言った、あなたが持っているものをきれいにしようとしないでください。 むしろ、空白のキャンバスから始めて、必要なフォルダー構造を作成し、保持したいファイルのみをコピーします。 他のすべては、彼らは言った、彼らはアーカイブしたいと思います。
ステップ2：既存のデータを確認します。 第二に、すべての利害関係者（主にチームマネージャー）がラップトップとプロジェクターを備えたテーブルに座っています。 問題のサーバースペースに接続し、既存のファイルの一部を一緒に調べました。これは、保持すべきファイルのバッチを見落とさないようにするためです。
また、現在のワークフローをどのように反映しているか、または反映していないかという観点から、既存のデータについても考えました。 共有スペースは通常、仕事でのコラボレーションに使用されます。 フォルダーの構造と名前は、そのワークフローを有効に正確に反映する必要があります。
サーバーで見つかったものの多くは、恐ろしく古くなっていました。 何年も会社にいなかった従業員にちなんで名付けられたフォルダがありました。 2003年にさかのぼるファイルを見つけました。地面から落ちたことのないプロジェクトの名残がありました。 誰もこのようなものを必要としませんでした。
ステップ3：新しい構造をマッピングします。 まだそのテーブルの周りに座っている間に、適切に配置すべきだと思ったフォルダ構造をスケッチしました。 すべてのマネージャーは、チームの構造とワークフローを反映するために必要な設計に関して賛同していました。 ここに私たちが設計したものがありますが、私たちのオフィスの内部の仕組みになじみのない人にとって意味がわかるように、名前を一般的なものにしました。
最上位レベルには、各チームおよび特別なプロジェクトまたはタスク用のフォルダーと、すべてのチームに適用される「リソース」用のフォルダーがあります。
各チームにはフォルダーのサブセットがあります。ワークフローを表示するフォルダー、チームメンバーごとに1つ、およびチームのニーズに合った追加フォルダーがあります。 たとえば、私のチームのサブフォルダーは次のようになります。
アンダースコアと数字を使用して、ワークフローフォルダーを構造の最上部に配置し、作業が行われるのと同じ順序で表示されるようにしました。 「1_EDITING」というフォルダは、編集の準備ができているファイルが編集が終了するまで移動する場所です。 その後、「2_RTP」に移動します。これは「作成準備完了」を意味します。つまり、編集が完了し、これらのファイルは次の段階に進むことができます。 ファイルが作成されたら、それを「3_PRODUCED」に移動する必要があります。これは、基本的に私たちの生きたアーカイブになります。 そのフォルダ内のすべてのものは、理論的にはアーカイブされる可能性があるため、スペースを取り戻す必要がある場合に削除できることがわかっているファイルのキャッシュが常にあります。
ステップ4：ルールを作成します。 前のセクションですでに説明し始めたように、各フォルダーには、何を入れることができるか、何を入れないか、またはどのように使用するかに関するいくつかのルールが関連付けられています。 たとえば、誰かが写真を共有したい場合は、自分の名前の付いたフォルダーに入れなければなりません。 そうすれば、誰がデータの責任者であるかが明確になります。
また、複数のチームがアクセスできる必要のあるファイルがあるかどうか（チーム用のResourcesフォルダーを作成しました）、および情報をロックダウンする必要があるかどうか（はい：Management Teamフォルダー内のすべて）についても説明しました。
ステップ5：一貫性を確保します。 フォルダーとそれらを使用するためのルールを設計する際、一貫性があり、一貫性が必要な領域も探します。 フォルダーの構造とワークフローが一貫している場合（一貫している必要がある場合）は、誰かが会社を辞めたとき、産休になったとき、または不意に病気になったときなど、人事異動の時期に役立ちます。 共有サーバースペースの一貫性は、組織の全員が現在のプロジェクトの状態、重要なこと、すでに完了した作業などを把握するのに役立ちます。
フォローアッププロジェクト（現在実装している）は、ファイル命名規則全体で一貫性を高めることです。 誰もが一度に多くの新しい情報で過負荷にならないように、誰もが新しい共有フォルダの使用に慣れるまで、このファイル名の変更の実装を保留することにしました。
ステップ6：すべての関係者と最後にもう一度確認します。 何かを実装する前に、元々は考えていなかったが、既存のデータのレビューで名前が浮かんだ少数の人々を含め、すべての利害関係者と計画について最終チェックを1回実行しました。 「そのアリエルの専門分野ではありませんか？このセクションで彼女が何をする必要があると思うか、彼女に尋ねた方がいいでしょう。」
ステップ7：タイムラインを完成させて伝えます。 最後のステップは、タイムラインを完成させ、プロジェクトを開始することでした。 これらがパズルの最後のピースです。
- 情報をいつ、どのように配布するかを決定します。新しいサーバー構造、ルール、および日付を含むすべての関連情報について、週の半ばにすべての従業員にメールを送信します（次の項目を参照）。
- 日付を設定します。保存するファイルを人々がコピーする必要があるとき（週末）。 新しい構造の使用を開始するタイミング（この場合、電子メールの受信後すぐに）; 古いサーバーが切断されるとき（週の終わりに伝えましたが、実際には、この締め切りに数日を追加しました）。
- 古いサーバーへのアクセスを実際に遮断する前に、いくつかのリマインダーメールを計画します。
- ITに実際のカットオフを実行させます。
サーバーのクリーンアップ結果
サーバークリーンアッププロジェクトに関するすべての情報が記載された週中旬の電子メールは、水曜日の午前11時27分に送信されました。 少数の人々は質問を燃やしていましたが、全員への返信スレッドは午前11時57分までに静まりました。つまり、すべての基本的な質問は30分以内に回答されました。
私のチーム内では、ワークフローに関してさらに明確化が続けられましたが、最後の日付は同日の午後1時5分です。 間違いなく、全員に返信せずに追加の質問をした人もいますが、ほとんどの質問は2時間以内に回答されました。
次の数日間で、滞りなくタイムラインを完成させました。 ITチームは、合計データを76％削減したことを示す簡単なレポートを実行しました。 数字はそれ自体を物語っています。
前
- 合計スペース：250GB
- ファイル数：447, 249
- フォルダーの数：36, 773
後
- 総容量：59.2GB
- ファイル数：58, 624
- フォルダーの数：2, 962
プロジェクトの事後分析とフィードバック
サーバーの移行と再構築が完了してから数週間後、プロジェクトリーダー、マネージャー、ITネットワーク管理者にフィードバックや事後のメモがあるかどうかを尋ねました。 誰もしませんでした。 それはすべて非常にスムーズに進みました。 主なIT担当者の発言は次のとおりです。
「私がここに来てから10年以上が経ちますが、部署のチームが自分の興味からこのようなプロジェクトに着手し、非常にうまく行ったのはこれが初めてです。これは[他のITネットワーク管理者]とネットワークをより良く維持でき、それがあなたのチームのワークフローと組織化に役立つと確信しています。私たちはあなたのチームが草の根レベルで達成したことを命じるように文字通り数世代の管理者に求めました。
私の観点からは、少し違ったやり方をしたかったと思います。 電子メールではなく、即席の簡単な会議で、従業員に直接プロジェクトについて従業員に伝えていればよかったのにと思います。 メールは大丈夫です。もちろん、会議が好きな人はいませんが、「重要」というよりもオープンディスカッションで話されていれば、人々はプロセスにもっと参加できると感じたでしょう。 Eメール。
これで、より良い、より一貫した、より効率的な、よりシンプルな共有サーバーができました。 使用方法のルールは明確で、説明責任が組み込まれています。チームマネージャーはチームフォルダーを担当し、個人は名前フォルダーの内容を担当します。
組織で独自のサーバークリーンアッププロジェクトを開始することを考えている場合は、この記事からIT部門からアドバイスを受けることの重要性についていくつかのアドバイスを収集でき、あらゆる段階で徹底的にコミュニケーションを取ることが成功に不可欠であることを願っています。
