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電子メールは、生産性と精神に重大な問題を引き起こします。 あふれる受信トレイは心に重くのしかかる。 それに何度も何度も戻っていくと、「仕事に関する仕事」が増えます。これは非常に非効率的であり、実際に行う必要のある実際の仕事の中心ではありません。 これがあなたの人生のように思えるなら、それはその受信トレイをきれいにする時です。
メールとの健全な関係を維持するための私の方法は、毎日実行する非常に小さく具体的なアクションに依存しています。メールを管理するための11のヒントを確認してください。 つまり、受信トレイのメンテナンスは一度きりのクリーンアップジョブではありません。 しかし、受信トレイが非常にひどく、最初に対処するという巨大で差し迫ったハードルを超えて見ることができない場合、あなたは何ができますか？ その場合は、座って受信トレイをオーバーホールします。
方法は次のとおりです。
受信トレイ内のすべてのメッセージの処理を忘れてください。 それは起こらないし、大きな見返りもありません。 スイープを行う方が良いです。
「掃く」とは、 大量 のクラッタを まとめ て別のものに移動することを意味します。 メールプログラムにいくつかの新しいフォルダーを設定し、年、四半期、または月（現在の年、四半期、または月を除く。つまり、「2013」フォルダーをまだ作成しないでください）の状態に応じて、受信トレイと、時間についてどう考えるか。 たとえば、次のフォルダーを作成できます。
- 2010
- 2011
- 2012
またはあなたが持っているかもしれません：
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
現在の年、四半期、または月のフォルダーを作成しない理由は、受信ボックスが今のところ「現在の」フォルダーになるためです。
次に、使用する電子メールプログラムに応じて、並べ替えまたは検索を実行し、特定の期間のすべてのメッセージを分離し、対応するフォルダーに まとめ て移動します。
受信ボックスに残っているものは何でも-実際に処理について心配できるメッセージは、おそらく今日、明日かもしれませんが、おそらく数日のうちに少しずつになるでしょう。 一度にやりすぎないでください。
古いメッセージはすべて残っていますが、それらは邪魔になりません。 たぶん、あなたは彼らにいつか対処するでしょうが、私はあなたがそうしないと確信しています。 これは、電子メールの最悪の問題の1つです。 私たちは、非常に多くのメッセージを読んだり、返信したり、そうでなければ反応したりすることに取り掛かると思いますが、決してしません。 スイープを使用すると、実際にそれらを取り除くことなく、邪魔にならないようにすることができます。 そのため、いつか2012年のすべての電子メールを処理できると信じることができます（おそらくそうしなくても）。
Gmailでスイープする方法については、ビデオを参照してください。
ステップ2.コンパートメント化
「スイープ」はあなたがすでに持っているメッセージを処理しますが、今から一瞬のうちに送信されるメッセージに対しては何もしません。 そのため、息苦しさを感じない受信トレイを作成したら、いくつかのフィルターまたは他の方法で自動的に区画化する必要があります。
それを行う1つの方法は、すべてに1つではなく、さまざまな目的にさまざまな電子メールアカウントを使用することです。 実際に私は定期的に使用する4つの異なるメールアカウントを持っています。1つはビジネス用、1つはパーソナルコミュニケーション用、もう1つはオンラインショッピング用（領収書の保管、荷物の追跡、銀行取引および電子税申告アラートの取得）、および1ジャンク。" 私のジャンクアカウントは、厳密な意味でのジャンク用ではありません。 これは、私が試したいニュースレターや新しいオンラインサービスにサインアップするために使用するアドレスですが、最終的には重要ではありません。 この種類のコンテンツの別名はグレイメールです。 あなたはそれを要求し、それを望んでいるので、それはまったくスパムではありません。 このジャンクアカウントにはミッションクリティカルなものは一切含まれていないため、数日間チェックしなければ大したことではありません。 また、仕事中にジャンクアカウントやショッピングアカウントを開くことはめったにないので、私を誘惑することさえありません。
同じ効果を得る2つ目の方法は、フォルダーと自動並べ替えです。 これは、ニュースレターや毎日の取引を管理するのに特に便利な方法です。 Outlook.comはこの点で非常に洗練されており、Gmailも非常に優れています。
フィルターとフォルダーをセットアップするか、ニュースレターと領収書を別のメールアドレスにプッシュし始めるかに関わらず、このステップには時間がかかります。 基本的な区分化方法を設定するには、おそらく30分から1時間必要です。
ステップ3.削除
願わくば、受信トレイに残っているのは、以前あったもののほんの一部にすぎないことを願っています。 次にやることは、単に重要ではないものをすべて削除しようとすることです。 このステップにはしばらく時間がかかりますが、時間を無駄にしないでしょう。
受信トレイ内のメッセージをスキャンし、削除しようとしているものに到達したら、送信者で受信トレイを並べ替えて、削除する価値のあるこの同じ人から他のメッセージがあるかどうかを確認します。 多くの場合、同じことを言う1人の人から複数のフォローアップメールが届きますが、それらはすべて切り刻まれているはずです。
1つのメッセージの内容にとらわれることなく、できる限り削除します。 メッセージがわからない場合は、今のところそのままにしておいてください。
削除は手放すことを表すため、私にとって重要です。 メッセージが重要ではなく、重要な情報が含まれていない場合、そのメッセージを削除することで、再度考える必要がなくなる兆候です。 メールが表す義務から精神的に解放されます。
また、「後で」というフォルダを作成することもできます。このフォルダには、あまり重要ではないが、心理的な愛着がまだ残っているメッセージをファイリングします。 これらは、「後で」処理する予定のメッセージです。 私の経験では、「後で」メッセージは通常、まだ手放す準備ができていなかったゴミです。
SaneBoxと呼ばれる素晴らしいサービス（月額6ドル）は、実際に受信トレイをスキャンし、重要でないメールを「@SaneLater」という新しいフォルダに自動的にプッシュします。 SaneBoxのテストでは、重要なものとそうでないものを識別するという信じられないほどの仕事をしたことがわかりました。
ステップ4.システムを開発し、習慣に変える
管理可能な受信トレイと電子メールをファイリングするための基本構造を備えたため、「2013年6月の記事に関連する電子メールは1306_JUNフォルダーに入る」という基本的なルールを超えて、そこに？ どのくらいの頻度で それらを調べますか？ メッセージをファイリングする前に、メッセージをどうしますか？
このステップは、ルールを作成し、長期的にルールに従うための習慣を身につけるように要求するため、最も難しいステップです。 作成するルールは明示的でなければなりません。 それらを明確にすることができるはずです。 しかし、それらは完全または絶対的である必要はありません。 時々彼らから離れても大丈夫です。 あなたはあちこちで悪い日を許すシステムを望みます。あなたがスリップした場合に簡単に跳ね返ることができるものです。
ルールがどのように機能するかを理解するために、電子メールを処理するためのいくつかのルールを示します。
すぐに削除します。 参照用の再読み取りやアーカイブなど、メールにアクションが必要ない場合は、すぐに破棄します。 毎朝最初に大量のメッセージを削除することで、メッセージをすぐに削除する習慣を身に付けます。 机に着くと、一気に収まると思う数のメッセージを削除します。 通常、新しい未読メッセージの約60％です。
重要なメッセージにすぐに応答するか、受信トレイに保管します。 電子メールが重要な場合（差し迫ったアクションまたは詳細な再読と、場合によっては返信が必要な場合）、すぐに対処するか、対処するまで（通常1〜2日以内に）受信トレイに残します。 1か月ほど受信トレイに保持できます。 一ヶ月後、私はそれに行動しなければなりません。 それが締め切りです。
1日の終わりまでにファイルします。 メッセージに必要な情報が含まれているが、すぐに対処する必要がない場合は、対応するフォルダーに移動する（またはデスクトップにローカルに保存する）必要があります（または忙しい場合は週末に） 。
金曜日の午後に受信トレイをきれいにします。 金曜日の午後、私は自分自身に10から20分を与えて、受信トレイにあるものをすべて整理し、おそらく長時間の応答を必要としないアイテムに作用します。 私がオフィスを出るときまでに、私は一番下に1、2インチの空白を見ることができるはずです（週末に再びいっぱいになる部屋）。
受信トレイの下部をご覧ください。 毎日、このルールは私が最も基本的なレベルで生きているルールです。常に受信トレイの下部を参照してください。 Inbox Zeroとは異なり、私は画面に表示できる以上の受信トレイメッセージを持たないことを目指しています。 それは簡単です。 それは許しです。 柔軟です。 それは合理的で達成可能な目標です。 そして、この規則を一貫して守ることはそれほど必要ありません。 一度受信トレイの下部を確認しようとすると、潜在意識の目標になります。
電子メールを管理するための長期的なソリューション
すべての組織は本当にルールに要約されます。ルールをまとめるのは習慣です。 習慣は、あなたがルールを行う方法です。 1日の終わりにルールが空の場合、メールプログラムを終了する前に（または終了時にゴミ箱を自動的に削除するようにメールプログラムを設定する前に）、習慣は常に右クリックしてゴミ箱をダンプします。 上司からのメールに1日の終わりまでに常に返信するというルールの場合、習慣は上司からのメッセージを特別なフォルダーに自動的にソートし、毎日午後4時にそのフォルダーをチェックする
電子メールを適切かつ効率的に管理することは、使用するソフトウェアではなく、使用するシステムに関するものです。 アプリ、機能、およびプラグインは、電子メールに関する特定の問題の解決に役立つ場合がありますが、より包括的なルールのシステムや習慣を浸透させる方法に含まれていない場合、長期的な見返りは得られません。
