整理整頓：不要なメールを削減する方法

2014年までに会社のAtosから社内電子メールを100％削除するというティエリー・ブレトンの誓約を覚えていますか？ 当時、彼は2011年の野望を発表し、テクノロジーとビジネスの世界の多くの人々がpeople笑されました。 彼らは彼の計画をばかげていると呼んだ。 メールが必要だと言われました。 私たちはそれに頼っています。 それは必要です！

今日に早送りすると、気候はすでに変化しています。 私は、オフィスワーカーから、電子メールが彼らの存在の悩みの種であるとますます耳にします。 それは、「m」という言葉と同じくらい彼らの時間の無駄です：会議。 なぜそんなに 負担なの か を尋ねる と 、人々は通常、「私とは関係のない大量のメールを受け取る」、「自分が作業しているスレッドの半分は自分の仕事にまったく関係ない」などと言います。 私は個人的なメールについても同じ意見を聞き始めました。「ブッククラブのメンバーから次のブッククラブの日付を確認する9件のフォローアップメールが届きます。こんにちは、最初のメールでした！」

不要なメールを実際にトリミングしたり、パスで効果的に切断したりするための戦略を次に示します。 （この記事ではグレーメールについては説明しませんが、メールニュースレターや毎日の取引を管理するためのヒントは他にもたくさんあります。）

1.グループのメールから直接削除するよう依頼する

電子メールに依存するほど、いくつかの問題は短い会話で処理するのが最適であることを忘れがちになります。 このアドバイスはおかしくて非常にローテクに聞こえるかもしれませんが、非常に効果的です。 通常のグループメール（たとえば、毎日のレポートまたは毎週のプロジェクトチェックイン）の一部であり、これ以上なりたくない場合は、そのメールを管理または開始する人と、できれば顔を合わせて、顔、または必要に応じて電話で。 「こんにちは」とあなたは言うでしょう、「あなたはそのようなことに関する毎日のメールを知っていますか？私はそれに参加することになっていますか？私はメッセージを受け取り続けますが、実際に私や私の仕事に直接関係することはありません。あなたは思いますか？私を削除できますか？」

この状況であなたができる最悪のことは、「購読解除」というメッセージで全員に返信することです。 それは失礼です。 それはあなたが社会的なタクトやネチケットを持っていないことを示しています。 そして、それはあなたがあなた自身の電子メールを管理する方法を知らないことを証明します。

しかし、対面の会話をすると、再び人間になります。 あなたは、合理的で率直な要求を持つ気持ちの良い人です。 さらに、メッセージを受信する理由がある場合、その人はあなたが今までに含まれた理由を説明します。

2.ソーシャルネットワーク、プロジェクト管理ツール、およびIMを活用する

私の意見では、ソーシャルネットワーク（YammerやPodioなどのビジネスネットワークを含む）は、電子メールよりもはるかに優れたオプトインメッセージングを処理します。 彼女のブッククラブについて不平を言っていた私の友人の場合を考えてみましょう。 主催者が電子メールではなくFacebookで次のブッククラブ会議の招待状を設定していた場合、情報を取得することはメンバーにとって それほど義務的 ではない と感じ てい た だろう。 Facebookイベントはオプションです。 あなたがそれらに到達し、あなたがそれを感じたときに情報を消化することができます。 同じイベントの招待状がメールで届くと、すぐに読む必要 があり ます。

ビジネス組織では、代替のコミュニケーションツールを使用して、不要なメールを大幅に削減することもできます。 ここPCMagでは、迅速に通信するものがあり、同様に迅速な応答が必要な場合、インスタントメッセージングプログラムを使用する傾向があります。 Yammerを使用して、「最初に回答できる人は誰でもしてください」ベースで動作するいくつかのタスクを管理します。 プロジェクト管理プラットフォームBasecampを使用して、進行中のアートおよびデザインプロジェクトに関するディスカッションを1か所にまとめています。

したがって、さまざまなツールを自由に使用してください。管理職にいる場合は、他の人にも奨励してください。 マルチツールソリューションの提唱は、必要な電子メールの削減に役立ちます。

3.自動ソートまたはフィルターを使用する

不要な電子メールを管理するための最も一般的なソリューションは、受信トレイに到達する前に、不要なメッセージを指定された場所（通常はフォルダーですが、ゴミ箱）に入れる自動ソートルールまたはフィルターを設定することです。 すべての主要な電子メールプログラムにはこの機能があります。

不要になった電子メールを見つけ、具体的で修正されたもの（たとえば、件名、送信者などで常に同じキーワード）を特定し、それらすべてのメッセージを新しい適切なラベルに分類するルールを設定します。あなたのためのフォルダ。

Microsoft Outlookのもう1つのオプションは、会話を単に「ミュート」することで、スレッドから通知なしに優雅に「登録解除」できることです（方法についてはOutlookのヒントを参照してください）。それは操作を実行するためのターゲットであるため、後日、ライン。 （つまり、スレッドをミュートすると、Outlookは、問題のある電子メールの同じ件名を含むすべてのメッセージを「削除済みアイテム」フォルダーに自動的に移動します。）

私は個人的に自動分類をあまり使用しません。なぜなら、指定されたフォルダを定期的にチェックするという新しい動作に依存しているからです。 過去に、並べ替え を 設定するたびに、すぐにそのことを忘れてしまい、数日後に、重要なものが路傍に押し込まれた可能性がある電子メールの山に気づきました。 受信した不要なメッセージを削除したいだけです。 このルートを選択する場合は、これらのソートされた電子メールを定期的に処理することに細心の注意を払ってください。

4.「ありがとう」と書き戻さないように人々に伝える

以前の仕事で同僚を初めて耳にしたとき、他の同僚に大声で言います。「メッセージに「ありがとう」と返信しないのは、自分がやるべきことをしたことを確認することだけです。メールの時間を抑えるのに役立ちます」 そうとも言える？ 確かに、あなたは少し不機嫌になってしまうかもしれませんが、欠点は、本当に不必要な大量の電子メールメッセージを受け取らないことです。

また、「受動的な攻撃的」と言い換えることもできます。「電子メールでの感謝の回数が少なくても気分を害することはありません。私の仕事に感謝していることは既に知っています」-推奨しません。

追加のリソース

電子メールを常に把握するのに役立つその他のツールには、Sanebox（自動並べ替えを自動的に設定します）またはiOS用のメールボックスアプリ（不在時に電子メールを常に把握するのに非常に役立ちます）がありますが、これらはより一般的です不要なメッセージを削減するよりもトリアージをメールします。