家方法整理整頓：クラウドでの作業に切り替えた方法

整理整頓：クラウドでの作業に切り替えた方法

2024

いくつかのファイルがローカルにあり、いくつかがクラウドにあるハイブリッドシステムで長年作業した後、最近、完全にオンラインで作業するように切り替えました。 Googleドライブを使用することを選択しましたが、Microsoft Office Onlineなど、同様のサービスを簡単に使用できます。

新しい環境に移行した方法、完全にオンラインで作業することの長所と短所、切り替えを検討している場合のアドバイスを次に示します。

Googleドライブに移行した理由

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなど、Googleドライブを長年使用しています。しかし、私は最近まですべての仕事にそれを独占的に使用しませんでした。

以前のセットアップでは、コンピューターにローカルに保存されたファイル（もちろんバックアップされていました）と、Googleドキュメントやその他のオンラインファイルとして存在していたほんの一握りのファイルしかありませんでした。ほとんどの場合、友人との休暇を計画するためのドキュメントなど、共同作業を行うファイルにはGoogleドライブを使用しました。

私が完全にクラウドに移行することを決めた主な理由の1つは、これまで以上に多くの異なるデバイスを使用してきたためです。自宅、会議中、旅行中、または他の場所にいたかどうかに応じて、特定の日に、約5つの異なるデバイスのいずれか1つで仕事をしたいと思うかもしれません。デスクトップMac、ポータブルではあるが会議には向かないChromebook Pixel、スマートフォン、ラップトップがあります。そして時々、私は他の誰かのコンピューターで作業します。

可能な限り、後でファイルに対して行う必要があることについてメモを取るアプリで個別のメモを作成するのではなく、ファイルに直接メモや編集を行うことを好みます。クラウドでの作業はそのニーズを満たし、GoogleドライブはMicrosoft Officeファイル形式との互換性、大量のストレージ、すべてのデバイスのサポートなど、他のほとんどのニーズも満たしました。

すべての作業がクラウドにある場合、ファイルに直接アクセスできます。インターネットに接続している限り（場合によっては接続していない場合でも）、ファイルを編集できます。 Googleドライブがこのポイントに到達するまでに数年かかりましたが、今ではここにあるので、素晴らしい結果で使用しています。

クラウドへの移行のヒント

すべての作業をクラウドに保存し、ローカルに保存しないことを決定すると、1つの大きな課題に直面します。古いファイルをどう処理するかを考え出すことです。私のアドバイスは、古いファイルについてあまり心配しないでください 。古いデータを完全に移行または再編成しようとして時間を無駄にしないでください。

代わりに、 新しいデータを今後どのように整理または保存するかに注目してください 。私の場合、すぐにすべての新しいドキュメントにGoogleドライブを使用し始めました。 Googleドライブオンラインで、デスクトップで使用していたのと同じ組織システムを反映した新しいフォルダーを作成しました。新しいファイルを開始したとき、それをGoogleドキュメントにしました。私は過去よりも現在に注目しました。

古いものでも新しいものでもないが、「進行中」として分類するファイルがいくつかありました。進行中のファイルとは、私がずっと前に作成したものですが、現在でも関連性があり、使用されています。私の場合、それらはスプレッドシートである傾向があり、完了時に作業を記録します。たとえば、自分が書いた記事、発行した日付、およびその他のメタデータを追跡する進行中のファイルがあります。私はそれを絶えず追加しており、何年も前に作成しましたが、常に有用で関連性があります。

これらの進行中のファイルを移行するには、それらを1つずつGoogleドライブにアップロードし、Google形式のファイルに変換しました。 ExcelファイルはGoogleスプレッドシートになりました。簡単です。

私がそれらを1つずつ行った理由は、それらが開くことを確認し、内容が文字化けしていないことを確認するためでした。幸いなことに、すべてがスムーズに転送されました。それでも、念のために、これらの非常に貴重なファイルのオリジナルコピーをコンピューターに約1か月間保管しました。これは別のアドバイスにつながります。重要なファイルのオリジナルコピーを重複期間保持します。

移行で問題が発生した場合は、オリジナルが必要になります。モバイルアプリを使用してリモートで紙の小切手を入金するようなもので、銀行は「清算するまで小切手にしがみついてはいけない」というメッセージをプッシュします。

もう1つのアドバイスは、すべてのデバイスでサービスが機能することをテストすることです 。別のファイルを開きます。次に、Wi-Fiをオフにして、それらを開こうとします。それは可能ですか、つまり、あなたが持っていると思っていたファイルのオフラインコピーを持っていましたか？編集できますか？目的の作業を行うには、アプリやプラグインをインストールする必要がありますか？これらのトライアルを実行する時間を作るのはあなたが考えるよりも難しいですが、それは確かにどこかに現れて、あなたが計画したことを何もできないことを打ち負かします。

Googleドライブで完全に動作する新しいシステムを導入したら（ただし、ローカルに保存されたデータをすべて消去する前の重複期間中）、Googleドライブ同期コンポーネントをコンピューターにインストールし、過去2年間バックアップしましたクラウドへのデータの価値。重要な進行中のファイルで行ったように、すべてのファイルをテストしてGoogleドライブにきれいに変換したことを確認しませんでしたが、必要な場合に備えて古いデータの多くを引き込んだことを知ったほうが良いと感じました。その点に関するアドバイス： 古いファイルをバックアップしますが、時間をかけすぎないでください。

リスクと報酬、利便性と不便さを比較検討する際に、おそらくもう二度と必要としない古いデータをGoogleドライブにバックアップして、1日呼び出すだけで十分だと感じました。

他にも長所と短所があります。すべての長所と短所をリストしているわけではありませんが、作業ファイル専用のGoogleドライブの使用に関連するいくつかの点に注意してください。

クラウドでの作業：長所

自動バックアップ。 現在、データをバックアップしていないほとんどの人は、すぐには開始されないことを知っています。 Googleドライブで作業する場合、バックアップについて考える必要はありません。自動的かつ頻繁に発生します。

そんなにスペース！ Googleドライブには十分な容量があります。 Googleアカウントを持っている人は誰でも少なくとも15GBを取得しますが、追加購入は安価です。さらに、より多くのスペースを提供する他の抜け穴があります。たとえば、GoogleドキュメントなどのGoogleドライブで作成したファイルは、保存容量の制限にカウントされません！すごく大きい。

Officeとの互換性。 Googleドライブだけでファイルを作成および編集していますが、共同作業している全員がそうするわけではありません。多くの人が今でもMicrosoft Officeを使用しています。 Googleドライブを使用すると、あらゆるGoogleファイル形式をMicrosoft形式にエクスポートできます。数回クリックするだけで、GoogleドキュメントをWordの.docxファイルに変換できます。

コラボレーション。 リアルタイムでコラボレーションするために、Googleドライブに勝るものはありません。ファイルを他のユーザーと共有したり、ファイルを表示および編集できるユーザーを管理したり、ファイルを共同で作業しながら共同編集者とチャットしたりすることもできます。

ローカル同期。 前述したように、ローカル同期コンポーネントがあるため、古いファイルをGoogleドライブにすばやくバックアップできました。この機能により、Googleドライブはオンラインの共同オフィススイートおよびファイル同期およびバックアッププログラムとしての2つの役割を果たします。

価格。 Googleドライブは無料です。 Microsoft Officeの年間費用は約100ドルです。もっと言う必要がありますか？

クラウドでの作業：短所

プライバシーとセキュリティの懸念。 クラウドサービスをまったく使用したくない人は、ほとんど常にプライバシーとセキュリティを心配しています。他の誰かが、おそらく特定できない場所にデータを保存しています。 Googleはデフォルトでドライブに保存されているファイルを暗号化しますが、会社はあなたのためにキーを管理します。ファイルを保存している会社を信頼していない場合、またはファイルに非常に機密性の高い情報が含まれている場合、クラウドへの移行は適切ではない可能性があります。

オフラインアクセス。 クラウドで作業するには、インターネット接続が必要です。オンラインとオフラインのルールと構成をナビゲートするのは非常に苦痛です。時々、物事はあなたが期待したようにうまくいかないかもしれません。

Googleドライブを使用すると、オフラインで作業することができます。これは、多くの警告があり、率直に言って、それらを記憶していないことを除いて、素晴らしいことです。動作するにはChromeブラウザを使用する必要があることは知っていますが、詳細を頻繁に忘れてしまいます。 Wi-Fiのあるエリアを離れる前に作業したいファイルをロードするのが良い解決策であることがわかりましたが、これもChromeを実行している場合のみです。そうすれば、誤ってタブを閉じない限り、これらのファイルを簡単に操作できます。

しかし、それは面倒になります。

オフラインでの編集が完了しても、デバイスをインターネットに接続して、変更をクラウドに反映する必要があります。問題が発生する場合があります。飛行機に乗っているときにラップトップでオフラインで作業するとします。飛行機が着陸し、タクシーに乗り、それから別の変更を覚えています。電話を開いてデータ接続を使用してファイルをロードすると、まだ同期していないため、飛行機で行ったすべての変更の前に古いコピーが表示されます。その点を忘れて、電話でいくつかの変更を加えたとしましょう。ついにラップトップをインターネットに接続すると、グーグルは何かがおかしくなっていると教えてくれます。解決策はありますが、それらはどれもきれいでも単純でもありません。コピーして貼り付ける準備をします。

検索は機能しますが、機能しない場合を除きます。 インターネット検索のファーストネームであるGoogleでファイルを保存すると、検索ツールに大きな期待が寄せられます。 Googleドライブでのファイルの検索がヒットしたか、ミスしました。ファイル名で検索すると、必要なものが見つかる可能性がありますが、常にではありません。特にファイル名のアンダースコアは、Googleにループを投げかけているようです。 160530_SIN_RR_Collaboration-Chartというファイルがありますが、「Collaboration」を検索すると、下の画像に結果が表示されます。

Googleはファイルの内容を検索しますが、これは役立ちますが、必要なものを見つけるにはまだ試行錯誤が必要な場合があります。他の共同編集者があなたとファイルを共有するとき、それらは、検索の有無にかかわらず、私が見つけるのに最も苦労するものです。最終的には、星印（お気に入り）でマークされたファイルと、Googleドライブが提供する最近のファイルのリストに依存します。

オンライン気晴らし。 Googleドキュメントで作業するには、ブラウザウィンドウを開いておく必要があります。一部の人にとっては、オンラインになるのは滑りやすい斜面です。私にとっては、それほど問題ではありません。いくつかのツールとトリックを使用して、生産性を高め、注意散漫を最小限に抑えます。しかし、他の人にとっては、単にオンラインであることは、実際の仕事を終わらせるのではなく、Webサーフィンをするための招待です。インターネットからプラグを抜いたときに仕事をこなすのが得意であれば、クラウドでの作業はおそらくあなたのためではありません。