家方法整理整頓：コミュニケーションを改善してプロジェクト管理を改善する方法

整理整頓：コミュニケーションを改善してプロジェクト管理を改善する方法

2024

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どのプロジェクトでも、通信方法、および通信にプロジェクト管理サービスをいつ使用するかを知ることが重要です。 Project Management Instituteのレポートによると、すべての利害関係者とのコミュニケーションは、プロジェクト管理の成功にとって最も重要な要素です。コミュニケーション不足は、プロジェクトをコースから外したり、プロジェクト全体を沈めたりする他の問題の原因になりがちです。

プロジェクト管理の観点から、明確で開かれた効果的なコミュニケーションとはどういう意味ですか？先週のGet Organizedコラムでは、プロジェクトの管理を開始する方法について説明しました。重要なポイントは、プロジェクトの定義（および進行中の作業ではなくプロジェクトであることの確認）と、その要件、範囲、成果物、マイルストーン、および関係者を含むプレーヤーについてでした。まだ読んでいない場合は、この記事に取り組む前に読むことをお勧めします。

コミュニケーション不足がプロジェクト管理に与える影響

プロジェクトの成功を妨げる上位3つの問題は、PricewaterhouseCooperの調査によると、範囲の変更、計画段階での不十分な推定、不十分に定義された目標と目的です。しかし、ProjectManager.comのCEOであるJason Westlandは、これらすべてを、コミュニケーションの悪さという別のルートに起因する問題だと考えています。

「プロジェクトマネージャーの範囲が狭かったり、プレイヤーがタイムラインを知らなかったり、物事がばらばらになったり、提供されるものが要件を満たしていない場合」とウェストランドは最近、プロジェクト管理のベストプラクティスについて話しました。。

プロジェクト管理ライフサイクルも書いたウェストランドは、「通常、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの範囲を真に把握していないことがあります。チームは何を提供しているのか本当に知りません。マイルストーンまたは主要な成果物の終了日が本当にわかっています。プロジェクトの全期間を通じて、全体的なビジョン、彼らがそれを行っている理由、そして物事がスリップすることを誰にも知らせません。」

ウエストランドはニュージーランドで育ちました。彼は、祖国の地形に羊を放牧することと、プロジェクトを管理することとの類似性を私と共有しました。

数頭の犬しか使わずに、1つのパドックから別のパドックに300頭の羊を移動させなければならない少年を想像してください。「口whiで犬と常に連絡を取り合っています」と彼は言いました。「犬は絶えずグループを分割したり、グループをマージしたりしています。」仕事は1人の少年と数匹の猟犬にとっては扱いにくいように思えるかもしれませんが、コミュニケーションに途切れがなく、少年が自分の目標を思い出し続けるなら、それを行うことができます。

全体像を見てください

プロジェクトのキックオフミーティング中、プロジェクトに携わるすべてのプレイヤーは、最終プロジェクトが何を構成するかについて明確な説明を残して、ミーティングを終了する必要があります。言い換えれば、誰もがビジョンだけでなく、詳細も書かれている必要があります。

完了するまでに1年かかるプロジェクトを想像してください。プロジェクトの数か月後、誰かの心のビジョンが初日から少し変わった可能性があります。プロジェクトマネージャーは、最終的なプロジェクトの説明を全員に思い出させる必要があり、頻繁にそうする必要があります。この種のビジョンコミュニケーションは、定期的にスケジュールされた会議（詳細は後ほど説明します）で、またはプロジェクトのクライアントを時々連れて来て、チームの目標を思い出させます。

さらに、プロジェクトチームの全員が、タスクまたは一連のタスクが次の成果物またはプロジェクトの最終的な説明から遠ざかるときに通信する責任があります。範囲外のタスクが発生した場合、ワーカーは発言する必要があり、プロジェクトマネージャーは耳を傾ける必要があります。コミュニケーションは双方向です。同様に、チームが締め切りに間に合わないと考えている場合は、手遅れになった後ではなく、危険にさらされていることをプロジェクトマネージャーに伝える必要があります。この種のコミュニケーションを聞いたプロジェクトマネージャーは、それに応じて決定を下すことができます。また、ご想像のとおり、プロジェクトマネージャーはチームに変更があったことを知らせ、フィードバックを求める必要があります。

細部に注意を払う

頻繁にビジョンに戻り、範囲を制限することに加えて、プロジェクトマネージャーはすべての詳細を把握する必要があります。「プロジェクト中、プロジェクトマネージャーがすべてのタスクとそのタスクのステータスを完全に認識することが非常に重要です」とWestland氏は言います。

プロジェクトには数千のタスクを簡単に含めることができます。これは、1人のプロジェクトマネージャーが覚えておくべき多くの情報です。プロジェクト管理サービスが非常に価値があるのは、まさにそのためです。 Zoho ProjectsとTeamwork Projectsの2つの例がありますが、さまざまな規模と複雑さのチーム向けに何十もの市場があります。

チームがプロジェクト管理プラットフォームを使用すると、すべてのタスクがシステムに記録され、それらを見る必要があるすべての人に表示されます（または、ツールによってはすべての人に表示されることもあります）。各タスクには、担当者と期日があります。また、通常、タスクが現在他のユーザーのプレートにない、現在アクティブである、または完了しているかどうかを説明する追加情報もあります。一部のプラットフォームは、各タスクの完了レベルをさらに詳細に監視します。そのため、プロジェクトマネージャーはいつでもタスクをチェックインして、誰かの机に足を踏み入れたり、肩の上でその人をタップしたり、尋ねたりすることなく、そのステータスを確認できます。それはコミュニケーションの性質を完全に変えます。

プロジェクト管理ツールは、情報を一元化し、誰でもアクセスできるようにします。最終的に、ドキュメントは単なるコミュニケーションの別の形式です。

プロジェクト管理プラットフォームMaestro Project Officeを作成するMaestro DevelopmentのディレクターであるPeter Clarksonは、何千ものプロジェクトを管理した元プロジェクトマネージャーです。「私は悪いプロジェクトの監査をたくさんしました。私は救済アーティストとして知られていました」と彼は言いました。「常に、方法論の欠如、およびプロジェクトで何が起こったのかを知らないことと結びついています。会議、問題、行動を文書化しないことです。」

クラークソンが自分の日をプロジェクトマネージャーとして説明すると、コミュニケーションの重要性と、コミュニケーションのあらゆる部分に接続されているプロジェクトマネージャーが明らかになります。「プロジェクトマネージャーとして、私は自分自身に何も割り当てたことがないので、私はいつも怠け者だと主張しました」と彼は言いました。「私が行ったのは、歩き回って人々と話したり、レポートを読んだり、醸造され記録されていた問題についてデータベースをチェックしただけでしたが、誰も何もしていませんでした。実際に行きます。」彼は、チームが使用しているプロジェクト管理ツールとデータベースに勤務時間の3分の1を簡単に費やしたと言いました。

会議を続ける

ほとんどのプロジェクトとプロジェクトチームは、ある程度会議に依存しています。 Westlandが説明するように、「オンラインツールの前に、プロジェクトマネージャーは通常、毎週のスタンドアップミーティングを開催し、全員が作業中のタスク、完了したタスク、および他の成果物またはタスクのステータスを簡単に述べました。」しかし、これらの情報がすべて記録されて表示されるプロジェクト管理プラットフォームが適切に配置されていても、会議を開催する意味はありますか？

実はそうです。オンラインツールによってコミュニケーションは大幅に改善されますが、会議は依然として有益です。「まだスタンドアップがないということではありません。目的が変わるだけです。毎週のタスクベースのスタンドアップの代わりに、プロジェクトマネージャーがビジョンを再定義し、全員を確認する隔週の会議になります。彼らはどこに行く必要があるかを知っているか、プロジェクトが提供されている理由について話すためにクライアントを連れてきます。それは実行セッションというよりも戦略セッションになります」