整理整頓：仕事用ファイルと個人用ファイルを別々に保つ方法

私のようなインフォメーションワーカーは、週末に仕事のメールをよくチェックします。 または、最も生産的な時間になっている場合（またはプロジェクトで遅れている場合）は、自宅から夜遅くに重要なプレゼンテーションに進むかもしれません。 同様に、仕事中に個人的なメッセージに答えたり、オフィスのコピー機で自宅保険の書類をスキャンしたりする傾向があります。 一般に、ナレッジワーカーはこの種の柔軟性を好みますが、作業ファイルと個人ファイルの分離方法に注意を払わないと、自分とデータをトラブルに陥れる可能性があります。

仕事と生活の間の灰色の領域での危険な行動は、機密データを危険にさらす可能性があります。 たとえば、多くの人があちこちのオフィスで個人文書をスキャンするかもしれませんが、機密情報はスキャンしたくないでしょう。なぜなら、ITの責任者でない限り、多機能プリンターがどこに保存されるのかわからないからです。スキャンするファイルのコピー。 これらはおそらくスキャナー自体のハードドライブ上にあり、セキュリティで保護されていない共有サーバーにも保存される可能性があります。

さらに、ワークライフバランスの見た目を維持するために、他のクロックで作業しているときに1種類の作業を行っていることを思い出させる手がかりがあれば役立ちます。 家族での休暇の3日前にメールに追いつくとしましょう。 緊急の問題をキャッチする柔軟性と機会があることに感謝するかもしれませんが、子供たちとスプラッシュマウンテンを楽しみたいと思うかもしれません。 個人用ファイルと仕事用ファイルを分離するためのいくつかの簡単な戦略を使用すると、個人的な時間を楽しんでいるとき、またはその逆のときに長時間仕事に夢中になることはありません。

ファイルの区画化

仕事用ファイルと個人用ファイルを分ける主なトリックは、それらを区分化することです。 特定の物を専用の場所に保管すると、秩序だけでなく確実性も生まれます。 物理的な世界とデジタルの世界の両方で機能します。 キーを常に右ポケットに入れ、電話を左ポケットに入れておけば、これらのアイテムのいずれかをジャケットで探すことはありません。

デジタルファイルの場合、原則は同じですが、現実は少し異なります。 すべての作業ファイルを1つのフォルダーに保存し、個人ファイルを別のフォルダーに保存することもできますが、それらは同じサーバー、コンピューター、アプリ、またはモバイルデバイスにありますか？ それらにしたいですか？

時々、境界を維持するために個人ファイルから作業ファイルを分離します。そうすれば、家族や友人と時間を過ごす必要があるときに仕事に巻き込まれないようにしたり、私たちは時間を守っています。

長年にわたり、仕事と個人のファイルをこれらの条件を満たすように区分化するのに役立ついくつかの戦略を開発してきました。

• それらは常に分離しています
• どこにいてもアクセスできますが、
• ホームモードのときに作業ファイルにアクセスしたり、作業モードのときにホームファイルにアクセスしたりするのは少し不便です。

異なるものに異なるインターフェースを使用する

最初に、ワープロ文書、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDF、画像などのデジタル文書について説明しましょう。

ドキュメントを分離してアクセスしやすくするために見つけた最も簡単な方法は、ドキュメントをオンライン同期サービスに保存し、さまざまな種類の情報にさまざまなサービスを使用することです。 私はDropboxを使用して個人ファイルを保存、バックアップ、同期し、仕事にはGoogleドライブを使用しています。 これらの2つのサービス以外にも多くのオプションがあり、PCMagの最高のオンラインストレージサービスのリストで読むことができます。 しかし、ポイントは、ファイルを2つの異なるサービスに分けることから始めることです。

2つの異なるサービスを使用する代わりに、お気に入りのストレージサービスを選択して2つの異なるアカウントを作成しないのはなぜですか？ 異なるインターフェイスを使用すると、仕事用ファイルと個人用ファイルの間に必要な境界を維持できます。

Googleドライブのウェブインターフェースを見ると、私は働いて いる ように 感じ ます。 ただし、休暇中にGoogleドライブをじっと見つめていると、頭の中で鐘が鳴り、プールでくつろいでいるときに仕事をしていることを思い出させます。 しかし、週末にDropboxを操作して個人的な写真を整理している場合、脳は同じ「作業中」の信号を私に与えません。 時間が経つにつれて、私は各インターフェイスとそのインターフェイスで行うこととの間に強い関連性を開発しました。 私にとっては、ホームオフィスで働いているので、明確なワークライフの境界を持つことがさらに重要です。 私がオフィスビルでフルタイムで働いていたとき、私は同じ効果を得るために同様の戦略を使用しました。

OSとテーマで視覚的なキューを作成する

オペレーティングシステムと緊密に統合されているストレージサービスなど、一部のストレージサービスは（Webアプリを使用していない限り）まったく何のようにも見えません。 それらは必ずしも別個のインターフェースを持っているわけではありません。 気付かないうちにコンパートメント化できる別の方法は、職場と自宅で異なるオペレーティングシステムを使用することです。 オフィスにWindowsマシンがあり、自宅にMacがある場合、Macで自宅でオフィスワークをしているときに、すでにハイパーアウェアであるという同じ感覚を経験するかもしれません。

別の問題は、あなたがそれらを好むのであなたがあなたの仕事生活と私生活で同じツールのいくつかを使うことかもしれません。 2つの異なるツールまたはインターフェイスを選択する必要はありません。 あなたは両方のためにあなたが一番好きなものを使いたいです。 たとえば、私の友人の何人かは、個人的なコミュニケーションにSlackを使用しており、職場でもSlackを使用しています。 その場合、2つのSlackアカウントのテーマ（つまり、配色）を変更して、物理的に異なるようにすることをお勧めします。 1つのカラースキームを仕事に、もう1つをプライベートな個人チャットにすばやく関連付けることができます。

ブラウザで区画化する

作業を区分化し、作業の種類を思い出させる視覚的なキューを作成するための別のオプションは、職場の1種類のブラウザーと自宅の1種類のブラウザーに固執することです。 視覚的な手がかりはもっと微妙かもしれませんが、仕事用のChromeや個人用のFirefoxなどを起動する習慣に変わりはありません。

また、Web履歴を別々に保つために2つの別々のブラウザーを使用することも有益です。 たとえば、仕事のファイルには会社の機密情報が含まれているため、ブラウザのキャッシュをクリアする方が慎重かもしれませんが、実際には個人のWeb履歴を保持して、数日前にヒットしたサイト（またはその逆）逆）。

メールクライアントアプリを活用する

携帯電話では、仕事用と自宅用の両方でGmailを使用するなど、同じメールサービスを使用している場合でも、仕事用メールと個人用メールを簡単に分離できます。 解決策：さまざまな電子メールクライアントを使用します。

Gmailにはスタンドアロンアプリがありますが、Gmailへのアクセスに使用するアプリとして必ずしも選択する必要はありません。 iPhoneでは、ストックメールアプリを使用できます。 または、どのタイプの電話でも、Gmailで動作するBoxerやInboxcubeなどのサードパーティのメールクライアントアプリをインストールできます。

仕事用メールと個人用メールに別々のアプリを使用するのが好きです。 2つの異なるインターフェイスを使用することで同じ利点が得られます。 さらに、仕事に夢中にならないようにしようとしているときは、個人用メールに簡単にアクセスできるようにしながら、仕事用メールを終了して閉じることができます。

1つのメールクライアントアプリが本当に好きで、仕事用と個人用の両方のメールに使用したい場合があります。 多くのアプリでは、複数のアカウントを認証し、それらを自由に切り替えることができます。 ただし、実際には不要な使いやすさを提供します。 2つの異なるインターフェイスを使用することのメリットが失われ、その時点で魅力的なアカウントを作成したくないアカウントでアプリを終了することができなくなります。 あなた自身の心理学のために、あなたのテクノロジーを少しユーザーフレンドリーにしたくないかもしれません。

より良いワークライフバランスのために区画化

仕事と私生活の境界線を明確にする必要がある場合、データをさまざまなアプリ、サービス、オペレーティングシステム、ブラウザに区分することは非常に役立ちます。

ファイルにアクセスする2つの異なる仮想スペースがあると、手がかり、関連付け、エントリの障壁が作成され、オフタイムでの作業や仕事中の個人的な雑用を最小限に抑えることができます。必要。