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オフィスを管理している場合、災害やスペースに不慣れな人が入る必要があるその他の理由がある場合に備えて、フロアプランをオンラインで保存していますか？ 休暇用物件や家の部屋だけを借りる場合、ゲストに適切な緊急情報を提供していますか？ あなたの家族やあなたと一緒に滞在するゲストのための非常口マップはどこにありますか？
緊急事態への備えについて考えることは決して楽しいことではありませんが、事前に計画して準備することは、災害発生 後に そうすることを望んでいるよりもはるかに優れています。 準備を整えるのに役立つ簡単なプロジェクトを次に示します。非常口マップ、フロアプラン、およびその他の必要なドキュメントを作成し、約1時間で作成します。
これらのテンプレートから作業するときは、家具を再配置するだけです。 最初から何も描く必要はありません。
どの図表アプリを使用しますか？
デザインまたはベクター描画ソフトウェアについてまったく何も知らないと仮定すると、自宅、休暇用不動産、ビジネス用の非常口計画、フロアマップ、その他の重要なドキュメントを作成するために使用することをお勧めする2つのアプリがあります。 LucidchartとSmartDrawです。
これらのアプリでの私の経験では、Lucidchartの使用はやや簡単ですが、SmartDrawには緊急時の準備のためのテンプレートが多くあります。 ただし、どちらも非常に便利です。 どちらも無料のサービスレベルがあるため、これらの重要なファイルを作成するために何かを支払う必要はありません。 また、どちらにもWebアプリがあるため、ソフトウェアをインストールすることなく、ブラウザーでアプリを直接使用できます。
緊急時の準備文書
多くの場合、いくつかのオプションを閲覧する機会があるまで、どのドキュメントが必要なのかわからないため、緊急時の準備ドキュメントの例をいくつか提供したいと思います。 いくつかの一般的なものは次のとおりです。
- フロア避難計画/地図、
- 安全な集合場所を含む避難計画/地図の作成、
- 安全な待ち合わせ場所を含む自宅避難計画/地図、
- 事業継続計画、
- 緊急連絡先リスト（すべての家に冷蔵庫に置くか、目立つ場所に掲示する必要があります）、
- 緊急電話ツリー、
- 応急処置およびCPR情報チャート、および
- 山火事、洪水、地震、およびシェルターインプレイスのヒント。
続けていくことができますが、願わくば、このリストが特定の場所や状況に適したドキュメントや図のアイデアを生み出すことを願っています。 もちろん、すべての文書がすべての家庭や企業に適しているわけではありません。 CPRや応急処置チャートなど、これらのドキュメントの一部は簡単に印刷できます。 他のものは非常にシンプルでわかりやすいので、ワープロアプリですばやくドラフトすることさえできます。 手書きで書きたくなるかもしれません。 ただし、デジタルコピーをクラウドに保存しておく方が簡単なので、代わりにデジタル化することをお勧めします。 デジタルコピーをクラウドに保存するということは、1）それらを簡単に更新でき、2）印刷した紙の前にいなくても情報を取得できることを意味します。
緊急書類の作り方
前述の2つのアプリの1つであるSmartDrawまたはLucidchartを使用すると、このプロジェクトが高速かつ効率的になります。 ツールを使用して楽しむこともできます。
アプリが提供するテンプレートを確認することから始めます。 作図ソフトウェアでは、「テンプレート」とはサンプルドキュメントを意味するため、適切なフォーマットの単なるファイルではありません。 オフィス避難マップの例を見てみましょう。 このテンプレートには、実際にサンプルのフロアプランと避難経路が既に描画されています（空のキャンバスと、叩く適切なオブジェクトのライブラリを提供するのではなく）。 文字通りも比meta的にも、あなたがしなければならないことは、家具を動かすことだけです。 サンプルのフロアプランが実際のオフィススペースの表現に変化するまで、出入り口、窓、机、椅子、鉢植えの植物、冷水器、浴室、クローゼットなどを表すオブジェクトをドラッグアンドドロップします。 同様に、最も近い出口を指す赤い矢印を移動および回転、延長または短縮します。
必要なテンプレートを正確に見つけることができない場合もありますが、目的に応じて他の類似の図をいつでも選択できます。 たとえば、垂直組織図は、電話ツリーとそれほど大きく異なるわけではありません。
準備を整えるには1時間かかります
作図アプリを使用すると、いくつかの緊急時の準備文書を大量に作成することが非常に簡単になるため、1時間程度で必要な最も重要な文書の多くをノックアウトできます。 金曜日の午後、オフィスで他の仕事をしなくなったとき、または土曜日の朝に自宅で個人的な書類を受け取り、いくつかの重要なファイルを作成します。
もちろん、これは最悪の事態の計画に関しては氷山の一角にすぎません。 電源が切れたらどうしますか？ ランサムウェアにコンピューターが攻撃されたらどうなりますか？ すべてのデータがクラウドにバックアップされていますか？ 時間が許せば、災害対策の計画、実行、およびトレーニングに関する情報を含む、ビジネスを災害から守る方法を読んでください。
