整理整頓：ニュースレターと毎日の取引メールの管理方法

お気に入りの店のレジ係は、あなたのメールアドレスと引き換えに、10％の割引と、将来の特別割引を提供しています。 あなたの友人は、あなたにぴったりの掘り出し物が出てきたらあなたがお金を節約するのを助けることができる毎日の取引ニュースレターを勧めます。 単語の今日の単語のメールを受信するようにサインアップしました。これは、仕事が遅い朝にしか読むことができません。 これらのメッセージはすべてグレーメールであり、時々読みたいと思うかもしれませんが、決して重要ではありません。 グレーメールは迷惑メールとは異なりますが、迷惑メールは迷惑メールです。 私たちの多くはグレーメールを閲覧しますが、特にチェックされない時間が長すぎると、混乱の主な原因にもなります。

以下に、受信トレイを管理するためにグレーメールを管理するためのいくつかのソリューションを示します。

「迷惑メール」アカウントを作成する

グレイメールを管理するための本で最も古いソリューションの1つは、マーケティングメッセージ、リストサーブ、クーポン、その他の重要でないメール専用に使用する無料のウェブメールアカウントを作成することです。

HotmailとOutlook.comの両方（Outlookのデスクトップアプリと混同しないでください）にはグレーメールを管理するための組み込みツールがいくつかあるため、長年、この目的のためにHotmailアカウントを使用していましたが、以下で詳しく説明します。 これらのツールは、受信トレイ自体がすでに1つの巨大なフィルターであるため、1つのメールアカウントをグレーメール用に完全に予約している場合は使用する必要はありません。 いずれにせよ、機能が導入される前の約10年前にアカウントを設定しました。

私は通常、1日に1回アカウントにログインしますが、そうでないときは決して考え直すことはありません。 また、このアカウントには重要なメッセージがないため、重要なメッセージがグレーメールに埋もれてしまう心配もありません。 グレーメール専用です。 Outlook.comの新しい機能を使用すると、エイリアスメールアドレスを作成できます。このメールアドレスは、グレーメールやその他の通信が制限され、他のユーザーに再度連絡することを望まない（たとえば、クレイグズリスト）。

ルール、フィルター、フォルダーを使用する

ほとんどすべての電子メールプログラムでは、ルールまたはフィルターを作成して、メッセージを異なるフォルダーに自動的に並べ替えて、それらを個別に管理できます。 たとえば、「アドレスが「nypl.org」で終わる送信者からのメールの場合、受信時にメッセージを「Library Notices」というフォルダに自動的に移動するというルールを作成できます。

HotmailとOutlook.comのグレイメールの特殊機能について説明する前に、他の2つの主要な無料WebメールプログラムであるYahoo!でフィルターとルールを設定する方法の概要を説明します。 メールとGmail。

フィルターをYahoo!に追加する方法 郵便物

Yahoo!で 上記のメールは、メッセージのボックス（または複数）にチェックマークを付けて、[アクション]を選択し、[これらのようなメールをフィルタリング]を選択します。 ポップアップボックスを使用すると、同様のメッセージをフィルタリングおよびソートする方法のルールを入力できます。

あなたの心が望むもののためにフォルダを作成できます。 アイデアについては、最後に私の提案リストをご覧ください。

Gmailにフィルターを追加する方法

このプロセスはGmailでも非常に似ています。

フィルタリングするメッセージの左側にあるボックスにチェックマークを付け、[その他]を選択してから[このようなメッセージをフィルタリングする]を選択します。 次に、送信者に関する情報、「送信先」名、または件名行の内容など、ルールの最初のセットをフィルターに適用できます。 [フィルターの作成]をクリックすると、ルールの次のステップを適用できます。基準を満たすメッセージの処理方法（たとえば、既読、削除、転送…など）。

注：私の経験では、Gmailでルールを有効にすることは必ずしもスムーズではありません（最近では、WindowsでChromeを使用しています）。 リンクとボタンが常に機能するとは限りません。 ログアウトして再度サインインすると、応答しなくなる問題が修正されるようです。

Yahoo!にはない追加のGmailオプション メールを使用すると、メッセージに自動的にスターを付けて、重要としてマークできます。 Yahoo! 重要なメールにマークを付ける方法もあります。フィルターで自動的にマークするのではなく、手動でのみマークすることができます。

Hotmail / Outlook.comにフィルターを追加する方法

HotmailとOutlookには、グレイメールを管理するための多くの機能が含まれています。 これまでに使用した例では、表面をざっと見てみました。 ルールは非常に複雑になる可能性があり、HotmailまたはOutlook.comを使用している場合を除き、ルールを正しく有効にして、意図したとおりに機能するかどうかをテストするには時間がかかります。

前述のように、MicrosoftのWebメールアプリには、受信トレイに適用する最も一般的なフィルターのいくつかを実行するいくつかの既成のルールがあります。 自動化の多くは、カテゴリを通じて管理されます。 たとえば、多数のメッセージを「ニュースレター」として分類し、すべてのニュースレターに何が起こるかについてのルールを設定できます。 カテゴリがあると、後でルールを簡単に変更し、同様のメッセージに適用できます。

Outlook.comおよびHotmailのもう1つの本当に素晴らしい機能は、Microsoftがグレーメールであると知っているすべてのメッセージの最後に表示される[購読解除]および[スケジュールのクリーンアップ]オプションです。

購読解除リンクは、送信者からの購読解除指示とは独立しており、実際には、不要なメッセージを非常に簡単に削除できます。 使用すると、登録解除ボタンを使用して、同じ送信者から以前のすべてのメールを削除することもできます。

2番目のオプションであるスケジュールクリーンアップには、同じ送信者からのメッセージをダンプするためのいくつかのオプションがあります。 私の優先選択は、送信者からの最新のメッセージのみを保持することであり、これを行うと同じ効果のルールが作成されます。 この送信者から新しいメッセージが届くと、古いメッセージは受信ボックスから削除されます。

おそらく、最近のメールのみが関連する毎日の取引メールのようなものに対するこの機能の利点をすでに想像できます。

フォルダーのアイデア

グレイメールを管理するときは、読む傾向のあるメールの種類（または「スキャン」が適切な単語である場合）に、他のフォルダよりもわかりやすい名前のフォルダをいくつか作成することをお勧めします。 いくつかのアイデアが含まれます：

• ブログの更新
• 確認メール（自動支払いアラートなど）
• イベントのお知らせ（会場の追跡、音楽アーティストの更新など）
• Facebookタグ/メッセージアラート
• Googleニュースアラート
• LinkedInアラート/ジョブの更新
• ニュースレター-パーソナル（趣味や興味のため）
• ニュースレター-プロフェッショナル（キャリア開発用）
• 領収書
• 配送確認/追跡
• スケジュールされたダウンタイム通知
• 旅行
• Twitterアラート

一方、Facebookタグのアラートをすべて表示することが重要な場合は、たとえば、これらのメッセージをフィルタリングしないでください。 受信トレイにダイレクトするように設定したままにします。

受信トレイを受信トレイのように機能させ続ける

グレーメールの管理の背後にある全体的な考えは、受信トレイに到着した直後に表示する必要のあるメッセージと、必要に応じて表示したいメッセージを区別することです。 そうすることで、お気に入りのブログ、ウェブサイト、ニュースソース、ソーシャルネットワークなどからの更新を楽しく読むことができます。残りの時間は生産性と効率性を妨げることはありません。

受信トレイを整理するためのその他の方法については、「電子メールを管理するための11のヒント」、「受信トレイがTo Doリストではない5つの理由」、および「電子メールの過負荷を回避する方法」を参照してください。