整理整頓：税務書類をスキャン、保存、細断する方法

税務書類の整理は継続的なプロセスです。 まず、事業費の領収書であろうと雇用主からのW-2フォームであろうと、受け取った文書ごとに何かをしなければなりません。 スキャンするかもしれません。 フォルダーにファイルすることもできます。 あなたがそれをどうするにしても、あなたがあなたの税金をするとき、あなたは再びそれを参照する必要があるので、あなたはそれを見つけることができなければなりません。 また、これらの書類のいくつかを、ある時点で他の誰か、おそらく会計士に引き渡す必要があるかもしれませんが、少なくとも納税期限までにIRSに引き渡す必要があります。 最終的には、プライバシーを保護するためにドキュメントを適切に廃棄する必要があります。

後日、税務書類の使用方法と参照方法を予測するためにプロセス全体を分解する場合、ファイルをスキャン、保存、最終的にシュレッドする方法を考え出すことができます。途中であなた自身のためにより多くの仕事をしてください。

どの税務書類を保存する必要がありますか？

雇用主から郵送されたすべてのもの、および不動産、銀行口座、寄付、投資に関連する文書をすべて保存してください。 言い換えれば、他の人によって生成され、年末の税目的のためにあなたに提供された文書を保存します。

お客様が作成したドキュメントに関して、IRS Webサイトのヒントには、記録には「請求書、クレジットカードおよびその他の領収書、請求書、マイレージログ、キャンセル、画像化または代替小切手、支払証明、および控除またはクレジットをサポートするその他の記録」が含まれることに注意してください返品時に請求します。」

税務書類のスキャン

おそらくすべての税務書類を取り、箱、引き出し、またはフォルダに詰め込みます。 後で必要なときにすぐに見つけることができる限り、それは問題ありません。

後でドキュメントを見つけられるようにするためのより高速で便利な方法は、ドキュメントをスキャンしてデジタル化することです。 また、ドキュメントをスキャンすると、バックアップを作成する利点が得られるため、物理コピー（火災、洪水、4歳）に何かが起こった場合、予備のセットが用意されます。

大きなデスクトップスキャナーまたはスキャナーが含まれている多機能プリンターを使用できます。これは、スキャンする必要があるページの大きなスタックがある場合に便利です。 ゆるいドキュメントがほんの一握りしかない場合は、モバイルスキャンアプリを使用することをお勧めします。

多くのモバイルスキャンアプリは無料です。 彼らはあなたの電話をスキャナーに変えます。 ドキュメントの端を自動的に検出し、画像をPDFに変換します。 一度も使用したことがない場合は、ぜひ試してみることを強くお勧めします。 とても使いやすいです。

税務書類の保存と命名

文書をスキャンしたら、後で自分自身を助けるためにできる最も有益なことは、ファイルにインテリジェントな名前を付け、「2016 TAX DOCUMENTS」などの非常にわかりやすい名前のフォルダーに貼り付けることです。

コンピューターのフォルダーおよびファイルの名前に、納税申告年と単語「tax」および「taxes」の両方を使用します。 そうすれば、後でファイルが必要になったときに、正確にどこに置いたか覚えていなくても検索できます。

ファイル名については、1099-INTやW-2などのフォームの名前も含め、ファイルの内容を正確にドキュメントを処理するユーザーまたは他のユーザーに通知する特定の詳細を含めます。 たとえば、Duffy Bankの2016 1099-INTの適切なファイル名は、2016-TAXES_1099-INT-DuffyBankになります。

税務書類の細断

納税書類のデジタルコピーを無期限に保存しても問題はありませんが、数年後には紙のコピーを安全に廃棄できます。 前述のように、IRSには、どのドキュメントをどの期間保存する必要があるかに関するガイドラインがあります。 むしろ注意を怠ると、7年が覚えておくべき数字になります。これは政府が必要とする最も長い期間だからです。

今年は2016年に申請するため、2009年以前のすべてを安全にシュレッドできます。 中小企業を経営している場合や機密文書が多い場合は、シュレッダーを所有することをお勧めします。 それらはそれほど高価ではなく、最高のシュレッダーは159ドルから329ドルの範囲のPCMagでテストされています。 Swingline Style + Super Cross-Cut Shredderは、トップクラスのモデルの中で最も安価です。

税金をEファイルで提出

税務書類の処理方法が理解できたので、実際に税務を開始 し ます。早ければ早いほどよいでしょう。 技術的には4月18日までに行う必要がありますが、税を早く済ませることは心の安らぎにつながります。 払い戻しを受けた場合、より早く受け取ります。誰がそれを望まないのでしょうか？ 支払わなければならない場合は、それを処理する方法を見つけるための時間もあります。

さらに、ドキュメントを紛失したり、ドキュメントの1つが不正確であることが判明した場合は、最終日の真夜中近くよりも今すぐ確認する方がはるかに優れています。 もちろん、いつでも拡張機能を利用できますが、回避できる限り、そのような土壇場のストレスに対処したい人はいません。 また、お好みの納税申告サービスでサポートに連絡する必要がある場合、最後に税務申告を行うよりも、誰かに連絡できる可能性がはるかに高いことを考慮してください。

2016年の税金（2017年に申告する必要があるもの）について、2つのお気に入りの税準備サービスがあります。 TurboTax Self-Employedは、最も親しみやすいインターフェースと最も広範なサポートを必要とするユーザーにとって最適な選択肢です。これには、リアルタイムで返品を確認できる専門家とのビデオ会議機能が含まれます。 TaxAct Online Premiumは、手持ちをあまり必要としない場合、予算内で税金を支払うためのエディターズチョイスです。 詳細については、ベスト税務準備ソフトウェアのまとめをご覧ください。