整理する：コラボレーションソフトウェアを使用してワークフローをマップする方法

私の最初の本当の仕事の最初の日に、私を雇った雑誌出版社の最も上級の編集者が、壁に固定された巨大なフローチャートに連れて行ってくれました。 「記事が書かれたものから出版されたものになる方法は次のとおりです」と彼女は言った。 彼女はプロセス全体を説明してくれ、私のチームと私が関わっている部分を強調しました。 これは、コラボレーションソフトウェアが無料で利用できるようになる前の2001年でしたが、その日学んだ教訓は、この時代のAsanaとSlackにも当てはまります。

雑誌の記事はすべて、特大の封筒に入れられ、紙が前面にテープで留められていました。 論文は、記事が掲載されるジャーナルに色分けされました。 これをジョブジャケットと呼びました。 記事が別の部門に送られるたびに、校正のためにコピー編集者に送られても、変更のためにキーボード部門に送られても、その旅の履歴はジョブジャケットに記録されました。 1人の従業員がそれを行ったとき、彼女はトラックシートに行を書くことで新しい部門に割り当てます。 ジョブジャケットを見た人は誰でも、記事が通過したすべての段階と、次に進むべき場所を正確に知っていました。

振り返ってみると、これらのジョブジャケットは、Asanaのような今日のワークフローソフトウェアの前身であり、物理的な兆候でした。 壁に固定されたワークフローチャートは、私にとって、新入社員として、そして他の誰もが採用されたときに、素晴らしいオリエンテーションでした。 組織が何をしたのか、どのようにしたのかがはっきりとわかりました。

ペーパーレス環境を求め、主に電子ファイルやフォルダーに移行した今日の世界では、こうした種類のワークフロードキュメントを作成して最新の状態に保つのは簡単です。 しかし、すべてのビジネス、さらには趣味レベルのチームワークプロジェクトにとっても、ワークフローを文書化することは非常に重要です。

ワークフローを文書化する理由

ワークフローを文書化する必要があるのはなぜですか？ 以下を含む、絶対的に重大な理由がいくつかあります。

• これは、ビジネスオーナーとマネージャーがビジネスプロセスのすべての段階で何が起こるのか、そしてその理由を十分に考え、理解するのに役立ちます。
• 不要なステップを特定し、プロセスから切り離すことができます。
• ビジネスの特定の段階から離れている従業員またはチームメンバーに、その存在理由と提供する価値を思い出させます。
• これは、チームメンバーのオンボーディングに不可欠です。
• 潜在的な同僚、クライアント、投資家にビジネスの運営方法を説明する最良の方法の1つです。 そして
• これにより、チームはコラボレーションツールの使用をより効果的に開始できます。

その最後まで、私はすでにアーサナについて言及しました。 Asanaは、ステロイドに関するToDoリストのようなワークフロー管理ツールです。 これは、最初の発行ジョブで使用したジョブジャケットシステムに非常によく似ています。 Asanaを使用すると、実行する必要のあるタスクを追跡し、それらをプロセスにプッシュできます。 すべてのタスクには、すべてのステップまたはサブタスクの履歴があります。 1人の人が手元のサブタスクを終えると、その人は次のステップにそれを割り当て、次にそれを拾う人または部門にそれを指示します。

プロジェクト管理ソフトウェアはボードゲームのようなものであるのに対し、アサナは一組のカードのようなものだということを前に例えました。 ボードゲームを開くと、ボード、さまざまなプレイピース、ゲームのプレイ方法に関する明確なルールブックなどがあります。 プレイしているすべての人は、これらの事前に決められたルールに同意します。 ルールから逸脱することもできますが、ゲームは、これらのルールに固執するときに最大限に楽しめるように設計されています。

ただし、カードをプレイするときは、プレイしているすべての人が、どのゲームをプレイし、どのルールに従うかについて合意する必要があります。 ハートをプレイしたり、唾を吐くことができます。 テキサスホールデムのように、いくつかのカードゲームは確立されたルールでよく知られています。 次に、ラミー（ジンラミー、ストレートラミー、500ラミーなど）など、バリエーションのある他のゲームがあり、テーブルの全員とルールをハッシュして、すべてについて合意することを確認する必要があります。遊び方。 また、プレイする準備ができているすべての人に教えなければならない独自のルールを使用して、独自のカードゲームで発明するオプションもあります。

Asana（および他の多くのコラボレーションツール。後ほど例を挙げます）は、先ほど述べたように、一組のカードのようなものです。 アーサナを機能させるには、誰もがゲームのプレイ方法、ルール、目的、ゲームの終了方法を知る必要があります。

かんばんはどうですか？

かんばんボードは、カードのデッキのようなコラボレーションツールのもう1つの例です。 Trelloは、オンラインかんばんツールの一例です。 ソフトウェア開発およびプログラミングチームは、かんばんを高度に指定された所定の方法（テキサスホールデムをプレイするなど）で使用することがよくあります。

文書化されたワークフローがある場合、そのワークフローを簡単にAsanaにマッピングできます。 すでに文書化されたワークフローがある場合、Asanaの使用を開始する方が はるかに 簡単です。これは、ビジネスプロセスまたはチームプロセス全体を最初から最後まで熟考しているためです。 Asanaの採用には試行錯誤が伴いますが、以前にワークフローを文書化せずにそれを行うと、非常に面倒でイライラします。

マッピングワークフロー

ワークフローソフトウェアでは、プロセス全体が進行中であっても、通常は何かが完了します。 完了できるものは通常、タスクまたはサブタスクです。

完了の考え方は、プロジェクト管理ソフトウェアでは大きく異なります。 定義によるプロジェクトとは、完成した日付に納品されるものです。 ただし、すべての種類の作業がプロジェクトであるとは限りません。 私が働いていた雑誌出版社では、印刷された記事は完成していました。 同様に、ジャーナルの各発行には、配信時に終了日がありました。 しかし、コピー編集は決して完全ではありませんでした。 進行中の作業でした。 まだ追跡する必要がありました。 具体的なタスクの割り当て（この記事のコピー編集）がありましたが、コピー編集自体には終了日や成果物がありませんでした。

ワークフローをマッピングするプロセスには、明示的に割り当てて追跡する必要があるプロセスまたは手順を正確に識別することも含まれます。 この精度と詳細レベルは非常に重要です。

料理のレシピを考えてください。 レシピは、その多くが暗示されているか理解されているため、すべてのステップをリストしているわけではありません。 「卵を追加する」とはすでに意味しているので、レシピでは卵を割って中身を空にしてから殻を捨てるようにとは言わず、すべての手順をリストするのは面倒です。 同様に、作業環境では、「記事の編集」とは、「見出しを確認し、署名欄を確認し、作品をコピー編集し、著者に質問を残す」ことを意味すると理解される場合があります。

ただし、状況によっては、より明確に明示する必要がある場合があります。 私はかつて新聞の出版で働いていました。見出し、写真のキャプション、ページの下部の日付、ページ番号は見落とされがちだったので、コピー編集とは別のステップでした。

つまり、必要な詳細レベルを把握する必要があります。 手順が多すぎるため、ソフトウェアを使用する人は手順を無視します。 少なすぎると、重大な間違いが発生する可能性があります。 うまくいくには試行錯誤が必要になる可能性がありますが、開始する前にいくつかの決定を行う必要があります。

マインドセットのマッピング

ワークフローをマッピングする場合、組織がどのように考えているかをまとめて把握するのにも時間を費やします。 関心のあるプロジェクト、人、またはトピックに関する組織の考え方は何ですか？ これは、Asanaおよび他のコラボレーションツールに関連しています。

Slackは良い例です。 Slackは、プッシュ通知ではなくプルを重視するメッセージングプラットフォームです。したがって、受信したいメッセージにオプトインすることがすべてです。 これらの通知に対して適切なフィルターを作成するには、チャネルに一部依存する必要があります。 チャンネルはグループのようなものであり、チャンネルを効果的に作成するには、チーム が すべてについて よく考える 方法を知る必要があります。 部門やプロジェクトの観点から考えますか？ トピックまたはクライアントの観点から考えますか？ 不動産会社を経営している場合、近所、または資産価値のしきい値、またはエージェントの観点から考えるかもしれません。 チャンネルを作成する前に、チームワークを促進するのに実際に効果的であるように、チームの考え方を把握する必要があります。

多くの場合、コラボレーションツールには、色分け、タグ付け、場合によっては色分けされたタグ付けの使用など、情報を整理するためのより多くの方法が含まれています。 前述の色分けされたジョブジャケットを覚えていますか？ 同じ取引。 適切に使用すると、色分けは情報をすぐに明確に伝える視覚的な記号です。 そのため、色分けにより生産性が向上します。 コラボレーションツールでカラーコーディングを使用することを強くお勧めします。最初に何かをカラーコーディングする理由についてチームの考え方を最初に理解していることを確認してください。 どんな情報をすぐに、言葉なしで伝える必要がありますか？ その質問に答えるには、チームの考え方を理解する必要があります。

文化を含む

コラボレーションツールにマッピングする前にワークフローを文書化することが重要です。また、考え方を理解してマッピングすることも同様に重要です。 最後の部分は文化です。

コラボレーションツールは企業文化を反映し、その逆も同様です。 プロフェッショナリズム、形式のレベル、およびトピックから外れるのが適切であるかどうかに関する一般的な関与ルールを確立することは本当に重要です。

従業員またはチームメンバーの観点から見ると、コラボレーションツールは非常に頻繁に蒸気を吹き飛ばす場所として使用されます。 私の経験では、コラボレーションツールが専用のスペースを提供しているかどうかにかかわらず、人々は苦情を放映します。 一部の組織は、仕事に関するオープンな議論や白熱した議論さえ評価しますが、他の組織はそれを気を散らし、潜在的に危険であると見なします。

コラボレーションツールだけでは、人々が適切な場所で発言したり反対したりするかどうかを指示することはできません。 それは企業文化から来ている必要があります。 指導的地位にある人々は、チームメンバーに仕事のコンテキスト内で、または仕事の外部で苦情や議論について話してほしいかどうかを明確にする必要があります。 問題がある場合、誰が知る必要がありますか？ チームのメンバーは、懸念や苦情を述べる前に匿名性を望んでいますか？ 不満はカタルシスのために行われたのですか、それとも作業とワークフローの潜在的な問題を強調するためですか？ とにかくそれが発生する場合（そして実際に発生している場合）、それを考慮に入れて、それが発生していないふりをするよりも、それについて決定を下した方が良いです。

追加のリソース

マッピングワークフローを簡単にするもう1つのリソースは、マインドマッピングソフトウェアです。 マインドマップがプロジェクト管理を整理する方法については、次のヒントをご覧ください。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用する初期の場合は、開始するためのこれらの4つのヒントが役立ちます。 また、Asanaをさらに詳しく見るには、Asanaを使用するためのヒントを読むと役立ちます。