私は数年前にプロジェクトで数十人ほどのボランティアと働いていたときに初めてDoodle.comに出会いました。 参加者は世界中（インド、イスラエル、シンガポール、カリフォルニア、マサチューセッツ）に散らばっていて、私たちのほとんどがプロジェクトについて議論するためにオンラインで会える時間を見つける必要がありました。 ボランティアの1人がDoodle.comへのリンクを送信し、それ以降、出会いの日時が魔法のように集まりました。
Doodleは、投票を作成するのと同じくらい簡単にスケジュールを設定できる無料のWebサイトおよびサービスです。 あなたは人々を世論調査に招待し、彼らは世論調査の作成者が提供する多くの選択に基づいて、彼らが会うことができる時間を単に刻みます。 効率の夢が実現します。
しかし、最初に、Doodle.comがどのように機能するかの簡単な概要：
ジル・ダフィー：私はドゥードゥルの大ファンです。そして、私は常に人々にそれを紹介しているような気がします。 それは問題であり、言葉を広めていますか？
Michael Naef：一方では、私たちは非常にうまくやっています。 現在、毎月1500万人以上のユーザーがいます。 それは素晴らしい成功であり、私たちにとって非常に刺激的です。 しかし一方で、ほぼすべての人が何らかの時点でスケジューリングを行わなければならないことを考慮すると、まだ多くの可能性があります。
最良のコミュニケーションメカニズムは、バイラル性が組み込まれているため、ツールであるサービス自体です。送信するアンケートに参加するように人々を招待する必要があるため、スケジュールを設定することで、他の人をプラットフォームに追加できます。
JD：それは確かに私がそれを知った方法です。 Doodleのようなツールを使用することで、スケジューリングの時間を無駄にしないことによる生産性の向上について教えてください。
ミネソタ州：それは私達がした最近の研究に関連しています。 数年前、私たちは、人々が毎週会議を開催するのに必要な時間を調査する研究を行いました。 会議の開催に費やした時間をすべて費やすことができれば、人々は毎週最大で半日を節約できることがわかりました。
この新しい調査では、電子メールや電話などの従来の手段と比較して、特にオンラインスケジューリングで時間の節約に役立つものを見つけました。 人間の調整をループから外し、プロセス全体をより効率的にし、神経の負担を軽減するだけで、スケジュールに必要な時間の最大3分の2を節約できることがわかりました。
JD：特定の会議スケジュールの平均人数は？
MN：私たちの場合、平均は5〜6前後です。 [メールや電話でのスケジュールと比較して]スケジュールに必要な時間の半分を節約できる場所です。より多くの人が参加するほど、時間を節約できます。 実際、10人、20人、数百人までの多数のスケジュール調査が行われています。
JD： 2人か3人しかいないなら、スケジュールするためのツールは必要ないと思っています。 その時点で、人と話すだけで簡単に時間を節約できます。
MN：よくあることです。 それは本当です。 2人の場合、1対1のスケジューリング用のツールがあります。 MeetMeと呼ばれ、動作が少し異なります。 Doodle.comの個人用URLで公開されている小さなカレンダーに空き時間と忙しい時間を公開します。
したがって、私の場合はDoodle.com/mykeです。 あなたはそれを公開することができます。そして、人々があなたに会いたいなら、彼らはあなたの空き時間枠を見ることができるので、あなたが時間があるという高い確率で先に進み、あなたのカレンダーで提案をすることができます。 そして、リクエストを承認、拒否、または無視できます。
3人にとっては、メールや電話で結果を得ることができるのは事実ですが、その方法はDoodleなどのツールを使用するほど速くないことがわかります。
JD：そのカレンダーは、OutlookやGoogleカレンダーなどの他のツールに接続しますか？
MN：はい、そうです。 Doodleにあるすべてのもの-BookMeと呼ばれる顧客予約ソリューションツールもあり、たとえばマッサージスタジオなどのためにさらに一歩進んでいます。これらの製品はすべてカレンダー統合を提供します。 それはすべて私たちの側で同じテクノロジーに基づいています。 それは利点の一つです。 OutlookまたはiCloud [最近起動したiCloudのサポート]、またはGoogleカレンダーにかかわらず、これらのカレンダーに接続すると、提供するすべてのサービスでカレンダーを使用できます。 これにより、プロセス全体がよりシームレスで簡単になります。
JD：しばらくの間、全体像に戻って、一般的な生産性についてお話したいと思います。 先日、ある記者が私たちに生産性に取りifかれているかと尋ねましたが、それは特にアメリカ人に当てはまると思います。 1970年代以来、職場でコンピューターを手に入れて以来、私たちはもっと効率的になり、さらに多くの時間を取り戻すことができ、おそらく4週間の仕事ができるようになると考えていました。 そして、私はそれがすべてのケースではないことがわかります。 私たちは、この仕事の生産性に夢中になり、より懸命に働き、より多くの結果を生み出し、会社のためにより多くのお金を稼ぎます。
ミネソタ：それは一種の広いトピックです（笑）！ 私たちはヨーロッパでもそれを経験しています。 アメリカでは間違いなくその傾向だと思いますが、すべての非常に先進国と人々が生産性を向上させ、物事を成し遂げることに励むメンタリティにおいてです。
また、「定量化された自己」ムーブメントでは、実行するすべてを測定し、最適化を試みます。 ループがますます短くなり、個人にとって非常に激しいものになる危険性があると思います。 人々は自分の強みがどこにあり、どこに限界があるのかを知っておく必要があるので、いつ減速するか、必要なときに、または定期的に加速するタイミングを知る必要があります。
一方で、イベントのスケジューリング、フライトの検索、列車での接続の検索、またはインターネット上のものの検索など、これらの退屈なタスクの多くは、これらすべての困難なタスクが非常に前向きな傾向だと思いますとても簡単になり、時間を節約できます。 課題は、生産性の向上だけでなく、個人の生活の質の向上にも時間を節約する投資をすることだと思います。 あなたがやりたい仕事の量、どんな仕事があなたに与えるもの、そしてあなたが必要とする私生活の量の間には微妙なバランスがあります。 そして、これら2つの間に必要なグレーゾーンの量は、最終的には非常に個人的な決定です。
JD：私はますます多くの人が、自分の個人的なカレンダーとプロフェッショナルなカレンダーを一つにしたいという、融合した生活を好むようになっています。 私は確かに社会的な目的のために、おそらく仕事よりもDoodleを多用しています。 あなたが言ったように、生産性の向上は、余暇とストレスの軽減という利点をもたらします。
ただし、生産性アプリの他の例もあります。これは、生産性を高めて仕事を続けるという悪循環を生み出します。
MN：常にこれらの2つの異なるビューがあります。 私生活と仕事生活があり、仕事と生活のバランスについてのこの話があります。 これは非常に個人的な質問です。仕事と人生は非常に別のものであると考え、2つのバランスを取る必要があるのか、それともあなたの人生のこれら2つの領域のブレンドはあなたにとって正しいリズムである必要があるのか人。
JD：あなたが実施した研究について詳しく教えてください。 驚くべきことはありましたか？
ミネソタ州：結果自体に驚きはしませんでした。 Doodleは、人々が仕事を成し遂げ、時間を節約するのに役立つという逸話的な証拠がたくさんありました。それは、ツールを使用したときの私たち自身の経験でもありました。 [研究結果]は、これが実際にそうであるというより体系的な証拠でした。
本当に驚いたのは違いです。 使用時間を示す表を見ると、ツールなしでスケジュールを設定する人は、10〜15人の参加者で何かをスケジュールするのに90〜120分かかります。 この実験でDoodleを使用すると、30分しか必要ありません。これは、私が予想していなかった大きな時間の節約です。
JD：個人的に使用する組織のヒントや練習を教えてください。 必ずしもスケジューリングに関連する必要はありません。
MN：数年前、Getting Things Doneを読んだ。 それは、私にとって非常に有益な本でした。 彼が説明するすべてのテクニックを使用したわけではありません。 しかし、私が固守するテクニックの1つは、すべてを頭から取り出して、有用なシステムと信頼できるシステムにすることです。
最近では、カレンダーとTo Doリストを厳密に使用しています。 そのほとんどは、これらすべての小さなタスクを頭から解放し、より生産的な作業のために頭を解放します。 信頼性の高いシステムがあることを知って、必要なときに必要なことを思い出すことで、仕事の生産性を大幅に向上させることができました。 しかし、それはまた私の心を解放します。 「これやあれを忘れてはいけない」と考えるよりも、余暇や私がやることに対して自由な心を持っている。
JD：私のパートナーはオペレーションマネージャーで、To Doリストには常に100〜150のタスクがあります。 彼は、「私は彼らのことを心配しているので、最も重要なものを頭に入れ、残りは私がメールで保管している」と言った。 私は彼にこれがストレスであることを説明しようとしていました。 タスクがはっきり見える場所にない場合、タスクはストレスを生み出します。 しかし、信頼できる信頼性の高いシステムに移行すると、必要なときにすべてが存在することがわかります。
しかし、彼は新しくより組織化されたシステムに移行したいと考えています。 私は、彼が約2週間の痛みを伴う移行をするだろうと推定しました。 そのようなことはありましたか？ GTDに移行したとき、移行するのに苦労しましたか？
MN：移行期間はそれほど経験していませんが、精神的なハードルはありました。 システムを業務に導入する前は、システムが最終的に機能すること、最新の状態を維持できること、または日々の作業に役立つ信頼性の高いシステムであるとは本当に信じていませんでした。そして数週間。 それは私が「まあ、それを試してみよう」と決心するまで、数週間かかりました。 そして、システムのセットアップに1日を費やしました。 今はメールフォルダさえも持っていません。 通常、空の受信トレイがあるだけで、重要なことはすべてTo Doリストに入れています。 順調に始まりました。
数か月でシステムを簡素化しました。 今日、それは本当に私にとって非常にシンプルなシステムです。 それの最良の証拠は、システムが十分に組織化されてすべてがうまくいくので、私が翌日または翌日に予定している予定や会議や他のカレンダーイベントを知らないほとんどの日です大丈夫、私は思い出されます。 私は通常、今日何が起こっているのかを知るために、午前中に自分のカレンダーを見るだけです。
JD：他にどんなアプリやサービスを使用していますか？
ミネソタ州：ミルクは、私がやることを順調に進めるために私にとって非常に中心的なものであることを忘れないでください。 WebベースのシステムとAndroidアプリを使用して、会議中や社交の際に思い浮かぶことを書き留めます。 覚えようとするのではなく、書き留めます。
もう1つはGoogleカレンダーです。 真に日付と時刻のすべてがそこにあります。 私の生活と仕事関連の両方のために、そこには多くのカレンダーがあります。
