整理整頓：より生産的な会議

LinkedInのCEO、Jeff Weinerは最近、無用な会議をなくすための1つのルール、つまりプレゼンテーションなしの記事を公開しました。 彼がどこへ行くのかは分かっているが、それは絶対主義者の声明であり、すべての状況の100％で同意するとは言えない。

より良い会議を開催する方法は、まずどのような会議を開催するかを理解し、それから自分自身を組織し、それに応じて準備することだと思います。 会議の計画段階でいくつかの簡単な手順を踏むことは、すべての人にとって生産性を高めることに大いに役立ちます。

4種類の会議

私の考えでは、4種類の会議があります。 開催する予定の会議の種類について考えたことがない場合、それはあなたの問題の半分かもしれません。

情報会議。 情報会議とはまさに、情報を広めるために使用される会議です。 半年に一度の市役所会議は、一般的に情報提供です。 通常、PRブリーフィングも情報提供です。 通常、共有する情報を持っているのは片方だけです。 出席者はそれを吸収するためにそこにいます。

ディスカッション/コラボレーション会議。 ブレーンストーミング会議は、ディスカッションまたはコラボレーション会議の例です。 この種の会議では、関係者の1人以上が議題に取り組むことができます。 情報は複数の人から来ることを意図しています。 共同会議は、多くの場合、問題解決会議でもあります。

チェックイン会議。 チェックインは定期的にスケジュールされた会議で、通常は特定のプロジェクトを中心に行われ、進行中または完了予定日があります。 毎日のスクラムはチェックインの例です。 チェックインは、すべての関係者が問題、解決策、変更、進捗などについて最新の状態を保つのに役立ちます。定期的なチェックイン会議の利点の1つは、非常に短いことが多いことです。

ワーキングミーティング。 ワーキングミーティングは個人的なお気に入りです。 作業会議では、完了する必要がある作業を行います。 それはそれと同じくらい簡単です。 作業会議は、芽の先延ばしをニップします。 彼らはしばしば協力的です。 ワーキングミーティングで達成できることの1つの例は、プログラマーと利害関係者が集まり、コードの変更（たとえば、Webサイトまたは他のインタラクティブ製品）を実装することです。

ミーティングをより生産的にする方法

1.すぐにスケジュールします。 進行中または長期のプロジェクトを管理する場合を除き、2、3週間以上予定されている会議は嫌いです。 多くの場合、会議をスケジュールする前に、すべての関係者間で、電子メール、電話、または直接の会話が行われますが、会議の前にそれらの会話を心の中で新鮮にしたいです。 スケジュールが遠すぎて、関連情報が頭から消えてしまいます。

カレンダーを利用できない多くの人々に適した時間を見つけようとするとき、Doodleと呼ばれる無料サイトを使用して、人々が自由時間を示すことができるアンケートを作成できます。

2.明確な件名を使用します。 会議の招待状では、明確な件名を持つことが全員の生産性の鍵となります。 件名には、会議の一般的な目的をいくつかの言葉で示す必要があります。 ミーティングに参加する前に、参加者が期待する内容を確認するのに役立ちます。

また、明確に書かれた件名は、会議の前に準備する必要があるものに関して、特定の関係者をひっくり返すことができます。

3.アジェンダまたは目標を設定します。 すべての会議には、議題または目標のリストが必要です。 会議の複雑さによっては、明示的にする必要がない場合があります。その場合は、件名に暗黙的に記載する必要があります。 例は「件名：雑誌10月号のラインナップを設定する」です。目標は、作業中の会議でそのタスクを完了することです。

チェックイン会議の目的は、チェックイン、進行状況の確認、懸念事項の提起であるため、これらの種類の会議について明示的な議題は必要ないでしょう。

ディスカッションミーティングは、アジェンダを設定することで本当に役立ちます。 全員が会議の前に議題を受け取る必要があります。 会議出席依頼のメモフィールドに含めることをお勧めします。

会議のリーダーが時間をかけてアジェンダまたは目標の基本リストを作成すると、彼女は自分の心の中で会議の目的とそれをどのように導くかを固めるのにも役立ちます。

4.会議のリーダーを定義します。 すべての会議にはリーダーまたは共同リーダーが必要です。 ほとんどの場合、会議のリーダーは暗黙的に知られています。情報会議の場合は、会議を呼び出した人や共有するものを持っている人です。 電話会議やビデオチャット会議（Webexなど）では、多くの場合、電話をかけるのは人です。

私がこれまでに参加した中で最悪の会議にはリーダーがいなかったので、会議の半分近くで、私は会議を推進することになっていると思われる関係者がいくつかいることに気付きました。 完全に非生産的であることは言うまでもなく、それはすぐに腹立たしく、悔しいものでした。 別の無謀な場面で、私はかつて会議を招集し、それをスケジュールし、それを完全に実行することを意図していました。

5.テクノロジーは失われますが、デモは行われます。 はい、この記事はテクノロジーに関連するトピックをカバーすることを目的としています。そして、より生産的なミーティングを開催するために、少なくともテクノロジーの一部を失うように伝えています。 PowerPointデッキの作成に時間を費やす前に、「プレゼンテーションが本当に必要ですか？」と自問してください。 答えが「はい」の場合は、スライドを使用して、人々の関心を引き付け、ポイントを強化する必要があります。 スターワイプに感動する人はいません。また、あなたが話しているのを聞いたり、あなたと話し合ったりしているときにビデオを見たいと思う人はいません。

誇示する製品またはサービスがある場合は、それがどのように機能するかを実証してください！ それの写真やビデオを表示しないでください。 それらに本当のマッコイを与えます。

写真やビデオなど、会議のすべての参加者に特定の情報を提供したい場合は、会議の前にそれらを送信して、資料に慣れてもらい、誰にとっても生産性を高めます。 そうすれば、問題の核心にたどり着くのに時間を費やすことができ、おそらくそれよりもはるかに短い時間で済むでしょう。