整理整頓：より多くのメールでメールとの戦いをやめる

電子メールの過負荷は、職場での生産性の大きな問題です。 私はメールに不満を持っている人々にいつも会い、それが彼らを圧倒していると言って、彼らのインボックスに注がれるすべての新しいメッセージのためのオフスイッチがあることを望みます。

しかし、これらの同じ人の多くは、問題を悪化させるような方法で電子メールに執着しています。 私が見ているのは、より多くの電子メールで電子メールに対抗しようとする人々であり、それはさらに多くの電子メールを生成します。 彼らは電子メールの悲惨さに陥っているので、通常は何が起こっているのかはっきりとは見ることができず、彼らはそれが悪化していることを知らない。

電子メールの過負荷に対処しようとしているときに、人々が自分の足で撃つことに気づいたいくつかの方法があります。

受信トレイをTo Doリストとして使用しないでください

電子メールの問題を悪化させる人の最初の例は、私が電話するのが好きな、 やることリスト です。 To Doリスト作成者は、メッセージにタスクが含まれているか、割り当てられたタスクのメモリがトリガーされると、メールを受信トレイに残します。 つまり、受信トレイをTo Doリストとして使用します。

人々が通常どのようにタスクをメールで割り当てるかを考えてください。 件名にタスクが明確に記載されていることはまれです。 受信者は、タスクの詳細を知るために電子メールを開いて読む必要があります。 ただし、メッセージには、締め切りやタスクに関するその他の詳細など、受信者が必要とするすべての情報が含まれているわけではありません。 メッセージをやり取りすることでタスクが明確になり、そのたびに新しい電子メールが作成されます。 要するに、電子メールの受信トレイは非常に貧弱なTo Doリストです。

もう1つの問題は、To Doリスト作成者は、受信メールにタスクが含まれているかどうかを常に確認し、含まれていない場合はすぐにメールを削除する必要があることです。 やることリストは絶え間なく除草します。

さらに悪いことに、To Doリスト作成者は、毎日のタスクについて受信トレイをチェックすることに慣れており、多くの場合、自分がやりたい他のことをリマインダーで自分自身にメールで送信することがよくあります。

電子メールが問題である場合、なぜこの方法で さらに電子メール を作成したいのですか？

しかし、その中で、to-doリスト作成者は、システムが問題を悪化させている様子を見ることができません。 彼らは、受信トレイをTo Doリストとして使用することが唯一の機能だとしばしば主張します。 しかし、この同じ人が電子メールに圧倒されていると感じる場合、明らかにそれは機能していません。 いくつかの解決策がありますが、すぐにそれらについて説明します。

Nudgemailの送信を停止

最近、企業のリトリートでメール管理について話しました。 講演の準備をするために、私は何人かの従業員と話をし、多くの従業員がナッジメールを使用して大量のメール、時には1日あたり1, 000メッセージを管理していることを知りました。 彼らは、これがフローを管理するための完全に正しい方法だと考えました。

Nudgemailは、受信トレイに新しいメッセージとして再表示される時間を設定することで、基本的にメールをスヌーズできるフリーミアムツールです。 ここで「本質的に」は非常に重要な言葉です。

SaneBoxや最高のメールアプリなどのほとんどのスヌーズ機能は、元のメッセージを受信トレイから非表示にして、選択した時点で新しい未読メールとして再表示します。 Nudgemailの動作は少し異なります。 これを使用してメールをスヌーズすると、元のメールは受信トレイに残り、受信トレイの上部に 新しいメッセージ が表示され、元のメッセージのスレッド全体が引用されます。

誤解しないでください。 Nudgemailは優れたツールであり、状況によっては優れたソリューションです。 受信ボックスを、処理が必要な通信の収集ポイントではなく、情報のストリームと見なす人は誰でも、それを使用することをお勧めします。 しかし、受信トレイにある膨大な数のメッセージが仕事をすることができず、メッセージの20％がNudgemailsの形で繰り返されるメッセージであると労働者が私に言ったとき、それは問題です。

To Doリスト作成者はシステムが壊れているという事実を否定することができますが、一部のNudgemailユーザーはそれを松葉杖に変えています。 彼らは現在の習慣にとどまっているので、より良い解決策を想像することはできません。

すぐに返信しないでください

多くの場合、メールへの返信は、実際に会話を進めることなく、他の人のメッセージを確認する方法です。 同僚がプレゼンテーションについて意見を求めるメールを送ることを想像してください。 まだプレゼンテーションを見ていません。 あなたの職場によっては、あなたが意見を見て意見を述べるまで2時間待つよりも、「わからない。まだ見ていない」とすぐに答えた方が受け入れられるかもしれません。 急いで返信する場合、たとえメッセージが実質的ではない場合でも、過剰なメールを生成しています。 会社の文化があなたをそのような行動に追いやるなら、他の人もあなたにそれをしていると信じる方がいいでしょう。

メールへの返信が遅い人は、メールへの返信を待つことがはるかに論理的で生産的な方法であっても、怠けているか、チームプレーヤーではないように見える場合があります。 しかし、それは完全に後戻りであり、電子メールでin濫したと感じた場合は、それから脱却する必要があります。

最終的に起こるのは、人々がただ金を渡すためにメッセージに返信するということです。 ラージがサラの意見を聞いて、「わからない。どう思いますか」と答えたとしましょう。 これでボールはRajのコートに戻り、Sarahが受信トレイに新しい未読メッセージを表示して、今回は実際に答えるように思い出させます。

ITなどのサポート部門の人々によくあるもう1つの例は、従業員がコンピューターが故障していることを怖がっているときなど、ヘルプチケットを提出するために従業員用の汎用メールアドレスを設定することです。すぐに助けが得られると、彼女は一般的なメールを忘れて、代わりにITで知っている人にメールするかもしれません。 そのIT担当者が問題を処理する必要がありますか？ メールを無視しますか？ 返信して、正しいITヘルプアドレスを使用する必要がある従業員に伝えますか？ 上司にCC？ 正しいことは何ですか？

多くの場合、パニックと欲求不満に後押しされた応答は、より多くの電子メールを生成します（そして緊張を生み出します）。 繰り返しますが、それは根本的な問題にある迅速な対応への期待を生み出す企業文化の例です。 しかし、平和を乱すことなくこのパターンから脱却し、結果としてより少ないメールを生成することができます。

過剰なメールの解決策

過剰なメールの生成を停止するにはどうすればよいですか？ 一部のソリューションはシンプルで迅速であり、個人が会社のサポートなしでそれらを行うことができます。

前の例では、ITスタッフは電子メールで返信するのではなく、対面の会話（またはリモートの従業員との電話）を行うことで、おそらく問題を解決することができました。 IT担当者が電子メールで返信する場合、困っている同僚はおそらくとにかくそれをあまり読みません。 覚えておいて、彼女はすでに彼女のコンピューターの問題について強調しています。 それは非常にローテクに聞こえるかもしれませんが、同僚と向かい合って、冷静にそして専門的に直面すると、特にIT担当者が他の仕事を優先していることを説明する場合、ヘルプチケットを提出するための適切なプロトコルを思い出すのに役立ちます瞬間。 直接説明することは大いに役立ちます。

過剰なメールを自分で生成するのを止めるもう1つの方法は、Nudgemailが行うように、受信ボックスでメールを伝播するのではなく、受信トレイでメールを削減するのに役立つ優れたメールアシスタントツールを見つけることです。 私がお勧めするソリューションは、SaneBox（月額約7ドル）です。 Mailbirdは、スヌーズオプションと同様に役立つその他の機能を備えたメールクライアントアプリです。

個人用タスクと仕事関連タスクの両方で、受信トレイをTo Doリストとして使用するのをやめます。 現在、タスクの割り当て、追跡、詳細の更新など、メールに依存しない優れたツールが数多くあります。 私はTodoistが好きですが、Wunderlistも素晴らしいアプリです。

作業チームまたは部門にタスク割り当てのためのより優れたツールを選択するよう説得できれば、あなたは本当にずっと良い形になります。 強力なプロジェクト管理アプリのほかに、軽量で使いやすく、セットアップが迅速な他のコラボレーションアプリがあり、チームの課題に対するより優れたソリューションになる場合があります。

詳細については、オフィスの電子メールの過負荷を削減する方法に関する他のヒントを参照してください。