整理整頓：プロジェクトを管理するためのヒントとツール

中小企業の所有者、働く専門家、そして一部の学生でさえ、プロジェクトマネージャーの役​​割を果たします。 プロジェクト管理は大規模で深刻なビジネスであり、高度な学位と認定がこのテーマに専念しています。 あなたが認定PMでない場合、プロジェクトとその関連チームは、あなたの監視下で、制御不能になり、軌道を外れ、完全に混乱した混乱に陥りやすくなります。 プロジェクト管理について何も知らない場合、プロジェクトをどのように維持しますか？

このことは、数年前に小さな組織で私に起こりました。 いくつかのWebサイトの再設計と再起動を管理するように依頼されました（編集者として雇われました）。 チームメンバーには、数名の内部スタッフメンバー、かなりの数の外部請負業者、および無給のボランティアが含まれていました。 そして、私はプロジェクト管理について何も知りませんでした。

私は非常に組織化された人物であり、それがおそらくプロジェクトの管理を第一に担当した理由です。 しかし、個人的な組織はプロジェクト管理とは異なり、私の最初のプロジェクトはひどいスタートを切りました。 私はそれについて恐ろしいと感じました、そして私の自信の欠如は事態を悪化させました。 確かに、情報を収集し、スケジュールを作成し、関係するすべての関係者にそれを広める方法は知っていましたが、他に何をすべきかはわかりませんでした。

最終的に、私はプロジェクトを正し、それを軌道に乗せましたが、それは簡単ではありませんでした。 プロジェクトを整理して管理する方法について、当時知っていたらよかったと思うことがたくさんあります。

無意識のうちにプロジェクトを管理しなければならない疑いのない皆さんのために、私はプロのプロジェクトマネージャーからいくつかの知恵を集め、私が学んだいくつかのヒントも共有しました。 これらのヒントはすべて、PMの専門用語を含まない平易な言葉で書かれており、一般的、戦術的、実用的なベストプラクティスを示しています。

会議の頻度がすべての関係者に対して機能することを確認します。 プロジェクトの規模と進行状況に応じて、会議（または地理的に離れたチームの場合は呼び出し）の頻度は異なります。 毎週の会議や電話は、特にスタートアップの場合によく行われますが、その頻度はプロジェクトの規模とタイムラインに依存し、すべての側面にとって同意でき、貴重でなければなりません。 - Tom Thrash、Aptaraのプロジェクトマネージャー

会議を重要にします。 議題を持ち、議題に固執し、早期に終了します。 プロジェクトチームの時間を無駄にすることは、チームの自信を失う最も早い方法の1つです。 ステータスミーティングの場合は、ステータスミーティングを維持し、不愉快なセッションやブレインストーミングにならないようにしてください。 また、既に割り当てられていた数分間の時間を返すことで、チームとその時間を尊重していることをすばやく伝えることができます。 - Roebling Strauss、Inc.のマネージングディレクター、ビルサンダース（デジタルプロジェクトおよび管理コンサルタント）

適切な会議ツールを選択してください。 オフサイトの請負業者との毎週の電話会議が非生産的であることが判明したとき、Googleドライブのスプレッドシートをミックスに追加しました。 プロジェクトで特定したバグのリストと、それらを修正する必要があると考える重要度の評価を示しました。 請負業者と私は、電話で話しながら、共同でそのドキュメントを編集しました。 時々、彼はその場で小さな問題を修正することさえありました。 ミーティング中に作業が行われる「ワーキングミーティング」をホストすることは、プロジェクトを前進させる方法の提案リストへの貴重な追加になりました。 リアルタイムのコラボレーティブツール、ビデオ会議システム、昔ながらの対面、ラップトップからラップトップへの出会いはすべてオプションです。 -ジル・ダフィー

「すべて大丈夫」であれば、掘り続けます。 チェックインは非常に貴重です。 非常に頻繁に、私はチェックインミーティングの結果が「すべて大丈夫」という答えを見つけます。 「聞いてうれしいが、本当に問題はまったくない」といったフォローアップの回答を見つけたときです。 目立たせることができ、どこでフィードバックを得ることができますか。 そのフォローアップの質問は、「そうですね、 X はうまく動いていますが、この小さな Y が私を間違った方法でこすった」という回答につながります。 単に文句を言うのが嫌いな人が多いので、深く掘り下げるのはプロジェクトマネージャー次第です。 - トム・スラッシュ

メッセンジャーを撃つことはありません。 物事がうまくいかない場合、悪いニュースを伝えたいと思う人はいません。 悪いニュースにポジティブ以外の何かで反応することで知られているなら、「これを私の注意を引いてくれてありがとう。今、どうやってこれを解決するのか？」 悪いニュースを早く受け取らないことをほぼ保証しています。 悪いニュースを早期に入手することで、問題を解決し、プロジェクトへのマイナスの影響を軽減するための時間がさらに長くなります。 - ビル・サンダース

他の人に自分がコントロールしていると思わせます。 ある程度の調味料が必要だと思いますが、私が価値があると感じたのは、自分が運転していると他人に思わせながら、コントロールできるようになることです。 多くの人は自分が管理しているように感じたいと思っていますが、それは問題ありませんが、PMは、プロジェクトがどうなるかについて最終的に責任があることを理解する必要があります。 - トム・スラッシュ

ユーザーに品質基準を定義してもらいます。 他のチームメンバーでも最終的なエンドユーザーでも、すべての成果物にはユーザーがいます。 その成果物の所有者は、成果物の完成に必要な時間とリソースを正確に見積もる前に、成果物の品質と完全性の測定方法を知る必要があります。 これがフル機能の技術仕様であっても、1ページの品質基準ワークシートであっても、ユーザーは事前に定義する必要があります。 利用可能な最も単純なリスク管理手法の1つです。 - ビル・サンダース

プロジェクトマネージャー向けのツール

ExcelやOutlookなどの最も基本的な多目的ビジネスツールとは別に、ad-lib PMは、統合された機能により、特殊なプロジェクト管理ソフトウェアが実際にベストプラクティスを促していることに気付く場合があります。 動作をガイドするツールがあれば、責任の割り当て、タスクの完了時間の推定、コミュニケーションの維持がすべて覚えやすくなります。 大小さまざまなプロジェクトに使用できるものをいくつか紹介します。

Asanaは実際にはタスクマネージャーですが、複数のユーザーをサポートし、非常に柔軟で、軽量のプロジェクト管理アプリとしても簡単に使用できます。

エディターズチョイスのBasecampは 、多くの大企業で使用されているプロジェクト管理ソフトウェアです。 無料版は、接続されたストレージを必要としない限り、はるかに小規模な手段のチームにとって機敏で柔軟なオプションです。

Huddleは「クラウドコンテンツコラボレーションツール」であると同社は言います。つまり、 Huddleは、ドキュメントをオンラインに置き、それらの周りでコラボレーションする場所を提供することを意味します。 Huddleは以前はPMアプリでしたが、現在は他のプロジェクト管理ソフトウェアと組み合わせて使用​​するように設計されています。 他の誰よりもマーケティングの専門家によって使用される傾向があります。

LiquidPlanner （メンバーあたり月額29ドル）には1つの大きな強みがあります。それはスケジューリングを現実のものにします。 LiquidPlannerでは、ユーザーに作業が完了すると思われるソフト日付を入力するよう求めるのではなく、PMが優先順位に従ってスケジュールを設定できます。 それは異なる考え方と働き方ですが、あなたのために働くかもしれません。

プロジェクトを管理する際に使用または共同選択するツールはさらに多くあり、時には最も単純なツールが、堅牢でフル機能を備えたツールよりも効率的にジョブを実行できる場合があります。 プロジェクトの管理や推奨するプログラムについて共有するためのすばらしいヒントがある場合は、下にコメントを残してください。