整理整頓：より良い会議のためのツール

専門家は、会議が生産性を損なうと言うのが大好きです。 不必要で計画が不十分な会議は確かに行います。 しかし、いくつかの会議が必要です。 会議は、新しいビジネス取引を封印できます。 彼らは生産的な新しいベンチャーでチームを立ち上げることができます。 彼らは間違ったプロジェクトのコースを修正できます。 そして、彼らは同じスペースに一緒にいることができない協力者の間の友情を促進することができます。 ミーティングが絶対に必要な場合は、より生産的なミーティングを開催するためのヒントと、適切なソフトウェアが必要になります。

スケジューリング

Outlookは、会議のスケジュールに使用される一般的なオフィスソフトウェアとしておそらく頭に浮かぶでしょうが、Outlookの機能の多くは不格好で、意図したとおりに使用することを学ぶのが難しいと感じています。 すべての会議参加者がOutlookの熟練したユーザーである場合は、おそらく全員のために会議に出席する時間を見つけ、会議室を予約し、Outlookのみを使用してカレンダーで会議を開催できます。 もっとシンプルなものが必要です。また、私は組織的なツールの愛好家なので、他の人がOutlookをスケジュールツールとしてどのように感じるか想像することしかできません。

Doodle.comはそのシンプルなソリューションです。 これは、会議や集まりを計画するための私のお気に入りのWebサイトの1つです。 Doodle.comは、投票を作成するのと同じくらい簡単にスケジュールを設定できる無料のWebサイトおよびサービスです。 人々を投票に招待し（URLを送信するか、Doodleから直接招待する）、投票作成者が提供する選択に基づいて、マーク時間をチェックします。 効率の夢が実現します。

Doodleの詳細については、Doodleの創設者Michael Naefとのインタビューをご覧ください。Doodleの仕組みを説明したビデオが含まれています。

仮想会議ホスティング

WebexとGoToMeetingは、最もよく知られている2つの仮想会議サービスであり、私の経験では、そのプロバイダーのアカウントを既に持っている企業の人々が使用する傾向があります。 いずれかの有料アカウントには、会議の記録、他の参加者とのチャット、誰かのコンピューター画面で起こっているすべての共有、複数のウェブカメラの接続などの機能が満載されています。 GoToMeetingを使用するには、インストール済みのアプリケーションのインストールが必要です。

Webexは無料のアカウントを提供しています（GoToMeetingは提供していません）が、いくつかの厳しい制限があります。 たとえば、会議を開催できるのは1人だけで、会議の最大人数は3人です。 電話のダイヤルインはサポートされておらず、ホストはデスクトップ、ホワイトボード、ドキュメントを共有できますが、アプリケーションやリモートで実行されているものは共有できないため、会議の全員がVoIPを使用する必要があります。 したがって、これらのサービスのいずれかを使用している場合は、おそらく有料アカウントが必要になります。

Join.meは、仮想会議をホストするためのもう1つの一般的なオプションです。 Webexのように、無料のオプションがありますが、制限には緩やかな制約があります。 無料のJoin.meアカウントは、仮想会議で最大10人の参加者を受け入れ、画面共有と制御を共有する機能をサポートします（つまり、ホスティング業務の一部を別の参加者に引き渡します）。

MeetingBurner （無料。月額39.95ドルからのProアカウント）は、インストールを必要とせずにブラウザーで実行される別のオプションです。 無料のアカウントでは、最大10人の会議を開催できますが、VoIPはサポートされていません。ただし、Skypeはサービス内で機能します。

Skypeは、特定の種類の会議を開催するための悪いツールではありませんが、他の一部の会議ほど信頼できるとは限りません。 他のツールと同様に、無料のSkypeアカウントにはいくつかの制限があります（会議では画面共有は大きなものではなく、他の1人だけとのビデオ会議）世界中に散らばっていて、すでにSkypeアカウントを持っている人に電話をかけます。

対面でのコラボレーション

上記のウェビナーツールのほとんどはオンラインバーチャルコラボレーションを促進しますが、全員が同じ部屋にいて対面で会話できる場合は、管理の負担が少ないツールを使用するのが好きです。

Googleドライブ （無料）は、複数の人がドキュメントをリアルタイムで更新できるため、オフィスで便利です。 他の人が開いている同じドキュメントを編集または表示しているときを確認できます。 残念ながら、Googleドライブは携帯端末には適していません。 たとえば、ミーティング中にラップトップで使用する方が、たとえばGoogle Drive iPadアプリを使用するよりもずっと簡単です。

Asanaは、優れたオンライン共同タスク管理（およびプロジェクト管理）ツールにより、コラボレーションの世界を席巻しました。 作業サイクル全体で使用するのに最適なサービスであり、会議の終了時に人々に割り当てられるフォローアップアクションなど、新しいタスクを作成するために会議中にその価値を示します。

メモを取る

Evernote （プレミアムで月額45ドルまで無料）は、メモを取るための800ポンドのゴリラであり、会議中に猛烈に使用します。 後で参照する必要がある場合に備えて、会話全体をキャプチャできるオーディオ録音機能が組み込まれているのが気に入っています。 また、カメラ機能を備えたモバイルデバイスでも優れています。 ホワイトボードの画像をスナップしてEvernoteにアップロードすると、画像内のすべてのテキストがOCRによって分析され、完全に検索可能になります。

Minutes.io （無料）は、会議の議事録を取るという明確な目的のために設計されており、ブラウザで動作しますが、オンラインとオフラインの両方で動作します。 予期せずに会議の公式メモを取るように求められた場合、minutes.ioはすぐに起動して正常に動作し、手元のタスクのテンプレートを提供します。