整理整頓：成長するビジネスを整理するのに最適なツールは何ですか？

「成長しているビジネスをうまく管理するのに役立つツールはどれですか？」 ラファエルという名前の読者が先月私にこの質問をするために書いた。 彼は、いくつかの最高のプロジェクト管理ツール、作業管理ソフトウェア、コミュニケーションプログラム、およびビジネスブームを起こすことを目的としたその他すべての生産性アプリについて読んでいました。 しかし、彼は自分の仕事を管理するのに実際にどれが最もうまくいくかを完全に理解できませんでした。

「小さな不動産投資会社で働き始めたばかりです」と彼は書いた。現時点では、AsanaまたはTeamwork Projectsのいずれかを使用して運用を合理化することを考えていて、意見を求めていました。

Rafaelはさらに、各プロパティを「プロジェクト」と考えており、必要に応じて従業員に割り当てられる各タスクのリストを作成できるようにしたいと説明しました。 組織は、一度に150〜200の「プロジェクト」を管理します。 また、外部のプレーヤーはプロセスを洞察する必要がある場合があります。

また、多くの企業にあるように、柔軟性とチームコラボレーションが最も重要であると述べました。 しかし、彼はAsanaまたはTeamwork Projectsを使用することにかなり準備ができているように見えました。 私の返信は次のとおりです。

カードのデッキ対ボードゲーム

アーサナをカードのデッキと考え、チームワークプロジェクトをボードゲームと考えてください。 カードのデッキを使用すると、他の誰かが作成したゲームをプレイしたり、独自のゲームを構成したりできます。 ボードゲームでは、ゲームにルールが付属し、必要に応じてルールを曲げることができますが、一般的に言って、ボードゲームはルールを守りながらプレイするように設計されています。

私の経験では、Asanaは正しく実装するのに時間がかかりますが、最終的には、あなたが望むようにそれを使用できます。 最初の数日間は、システムの使用を学んでいるすべての人にとって本当に混乱するでしょう。 その理由は、チームがそれを使用するためのルールを設定する必要があるからです。 アーサナを使用する正しい方法または間違った方法はありません。

数週間後、うまくいけば5人の従業員が参加し、おそらくこの時点でルールの調整を開始するでしょう。 アーサナは試行錯誤を繰り返します。 また、全員が同じ方法でツールを使用していることを確認するには、チームとの確実なコミュニケーションが必要です。

それでは、チームワークプロジェクトについて説明しましょう。 チームワークプロジェクトに慣れるまでにはしばらく時間がかかりますが、理由は異なります。 人々はすべての機能を探索し、初めてタスクを入力します。 チームは、多くのテンプレートを作成し、次の販売または購入に再利用できます。 しかし、チームワークプロジェクトの場合、重要なことは、各不動産の購入または売却をプロジェクトとして処理することです。

プロジェクトには常に終了日があり、あなたの場合は終了日です。 彼らは通常、マイルストーンを持ち、おそらく契約を結ぶか、エスクローにお金を入れるでしょう。 プロジェクトでは、これらの期限とマイルストーンの日付が重要です。 期限があなたのチームにとって重要かどうかはわかりません。 あなたのチームは、「10月1日までにこの物件を購入しましょう」と言ったり、どれだけ時間がかかるか分からずに「この物件を購入しよう」と言ったりしますか？ 締め切りが決まっている場合は、おそらくチームワークプロジェクトの方が適しています。

チームワークプロジェクトなどのプロジェクト管理ツールを使用すると、すべての依存タスクが発生するまで1つのタスクが発生しないように、タスク間に依存関係を作成できます。 たとえば、検査が完了するまで契約に行けない場合は、チームワークプロジェクトで設定できます。 Asanaを使用すると、チームはそのルールでプレーすることを選択できますが、システム自体には含まれません。 両方のツールを無料で使用して、それらがどのように機能するかを把握してから、より多くの機能を備えた有料アカウントにアップグレードできます。

ツールの選択

数週間後、Rafaelにチェックインして、彼が決定を下したかどうか、そしてツールが彼のチームでどのように機能しているかを確認しました。 彼はチームワークプロジェクトを試すことを選択していました。 セールスポイントは、タスク間の依存関係を作成できることだと彼は言いました。 予想通り、セットアップには時間がかかりましたが、Rafaelにも素晴らしいニュースがありました。

「言及する価値のある啓示の1つは、Teamwork Projects Startupオファーがあり、スタートアップに1年間のソフトウェアを無料で提供することです。これは動きをするのに非常に有益でした」とRafael氏は書いています。

追加のリソース

関連するアドバイスについては、「チームワークプロジェクトでプロジェクト管理を簡素化する7つの方法」および「ビジネスでAsanaを使用する」を参照してください。

また、ビジネスアプリに関するその他の推奨事項については、ベストオンラインビジネスコラボレーションソフトウェアをご覧ください。