整理する：削除しても大丈夫ですか？

デジタルデータの保存は面白いことです。 多くの場合、それを維持することには価値がありません（議論の余地のある声明、そして私はそれに取り掛かります）が、それは物理的なスペースを占有せず、仮想スペースは安価なので、私たちはそれに固執しています。

しかし、すべてを保存することには結果があります。 ワークファイルから写真、電子メールまで、データを保持するか削除するかについて苦労している場合、このコラムは現在のジレンマを考​​え、増え続ける負荷を管理するための新しい戦略を考案するのに役立ちます。

セーバーの心理学

何かを捨てるか削除することを選択することは、それが合理的な決定であるよりもしばしば心理的または感情的な苦境です。 非常に多くの場合、指が削除キーの上にあるときに、それを押すのを妨げるものは、実際の値ではなく潜在的な値として認識されます。 「このメールスレッドには、今後2年間必要なプロジェクトに関する情報が含まれている可能性があります。」 または、「ある日、写真編集ソフトウェアを使用して、あまり良くない画像をそのままクリーンアップすることを学んだらどうなるでしょうか？」

メール、写真、音楽、メモ、その他のファイルを保存するとき、私たちの多くは現在のデータの真の価値を評価していません。 発生する可能性のある将来の状況について考えています。 私たちは物事にしがみついています。 デジタルストレージスペースはこれまで以上に安価です。 多くのクラウドベースのストレージを無料で入手できます。 外付けハードドライブはそれほど高価ではありません。 そして、典型的な家庭用コンピューター、タブレット、およびスマートフォンに搭載されるスペースの量は、たとえ最小の割り当てを購入したとしても、10年前に比べて何倍にもなります。

考えられることの1つは、この利用可能なすべてのスペースを使用して、何も削除しないことです。 アーカイブは問題ありませんが、消去する価値はありません。 注意を怠って、すべてを保存します。 このキャンプの人々（セーバーと呼びましょう）は、多くの場合、潜在的な価値の概念で繁栄します。 「もし私たちのビジネスが、これらすべての古いメールから貴重な情報をマイニングする方法を見つけたらどうなるでしょうか？」 そして、彼らはおそらく保存主義的なアプローチも取っているでしょう。「このデータの履歴の価値はまだわかっていません。そのため、保存する間は保存するべきです。」

ただし、保存者が保存されたデータにアクセスしようとすると、通常、いくつかの予期しない現実世界の問題が発生します。 まず、IT部門の同僚が言ったように、「ストレージは安価ですが、メンテナンスは高価です。」 アーカイブの場所と方法に応じて、アーカイブのインデックス作成と取得に関連するコスト（お金、時間、またはその両方）が発生します。 Outlookファイルを熱心にアーカイブしているために必要な情報がすべて揃っていると思われる場合は、特定の情報を取得してみてください。 ファイルをアーカイブに送信するのは簡単です。 それらを抽出して必要なものを見つけるのは首の痛みであり、実際にそれを行う人はほとんどいません。 セーバーがすべてを保存するのは、データが必要なためではなく、必要に応じてデータを取得できるというアイデアが好きだからです。 過去10年間削除を拒否した.PSTファイルがセキュリティブランケットに過ぎないかどうかを自問してください。

つまり、何かをアーカイブすると、アーカイブの場所と方法に応じて、アクセスできなくなり、取得するよりも多くの問題が発生する可能性があります。

保存とアーカイブへのバランスの取れたアプローチ

私の意見では、より良いアプローチは、「作業ファイル」または「アクティブなデータ」と他の種類のデータとを明確に区別することです。 「作業ファイル」という用語を使用して、進行中の現在の作業、または近い将来十分にアクセスできるほど最近完了した作業に必要なデータを説明します。 「アクティブデータ」とは基本的に同じことを意味しますが、家族の写真やエンターテイメント（音楽やビデオ）のように、仕事に関係のないコンピューターファイルをより適切に説明する場合があります。 あなたが積極的に演奏する音楽と、収集のために収集したがおそらく再生しない音楽との間には違いがあります。

ファイルの経過時間は、それがアクティブかどうかを常に示すとは限りません。 たとえば、家族の歴史や壁掛けカレンダーなど、古い写真を共有したり、プロジェクトに組み込んだりする場合、いくつかの古い写真をアクティブと見なすことができます。 ただし、同じ写真構成の18のバージョンがあり、そのうちの16がぼやけている場合、それらの16のショットを使用したり、それらから値を取得したりする可能性は非常に低くなります。 ファイルの値がそれほど低い場合、それはゴミです。 想像される潜在的な価値を手放し、それを削除してください。

また、削除に似たアーカイブを考えると役立つと思います。つまり、何かがアーカイブされると、たとえそれが永久になくなったとしても、本質的にアクセスできなくなります。

ここに非常に明確な例があります。米国政府は、アメリカ人は7年間分の税記録を保持する必要があると定めているため、そのデータはすべて「アクティブ」であり、簡単にアクセスできるように保存する必要があります。 7年以上前の税務記録は、アクセスする必要はほとんどないため、おそらくアーカイブできますが、あなたやあなたの家族、ビジネスパートナー、または弁護士がそれらを必要とする、または必要とする可能性はわずかです未来。

削除（またはアーカイブ）するタイミングを知る方法

コンピュータのデータとファイルを削除しても大丈夫なときはどうすればわかりますか？ 自分で設定するルールはファイルタイプによって異なる可能性が高いため、一般的なオフィスファイル（ワードプロセッシング、スプレッドシート、プレゼンテーションなど）、電子メール、写真、音楽、ビデオへのポインターを次に示します。

値を特定します。 実際には、混乱を解消するときがきたら、作業、データ、またはファイルについて必要なもの、または知りたいこと、そしてそれを見つける場所を特定します。 次に、重複している場所を探します。これは、多くの場合、削除キーを使用して開始できる場所と同じです。

たとえば、送信した請求書のPDF、支払済み請求書の小切手のコピー、およびすべての請求アクティビティのスプレッドシートを保存するとします。 支払いが受領された後のある時点で、請求書PDFを削除（またはアーカイブ）することができます。 取引が完了し、チェックがクリアされ、進捗状況の良好な記録が得られました。

撮影中に写真を削除します。 写真の場合、何万枚もの画像を保存できるからといって、そうすべきではないことに注意してください。 焦点が合っていない画像やその他の悪いショットを撮るときに削除する習慣を身につけてください（結局、デジタル写真の美しい点の1つです）。

ゴミ箱の定期的なメール。 電子メールの場合は、後で必要になる可能性のある情報が含まれていない定期的なメッセージとクイックコミュニケーションを削除します。 ほとんどの人は受信者でソートし、これらのファイルの大部分がどこにあるかを知ることができます。

メールの添付ファイルのコピーを1つだけ保存します。 添付ファイル付きのメールを削除しますが、必要に応じて添付ファイルをローカルに保存します。 またはその逆：メールを保持し、ファイルを捨てます。 いずれにしても、電子メールの添付ファイルは複製を識別するのに適した場所であり、コピーは1つだけ必要です。 特に電子メールに関するその他のヒントについては、「電子メールの過負荷を回避する方法」を参照してください。

再生しないメディアをダンプ（またはアーカイブ）します。 すべての音楽とビデオの買い手にとって、実際に再生するファイルについて現実的に考えてください。 本当にヘビーメディアユーザーの場合は、所有しているメディア（iTunes Matchなど）にライセンスを付与するクラウドサービスを利用して、必要と思われるもののローカルコピーを保存する必要がないようにします。実際に遊ぶ。

たぶんそれは私の性格なのかもしれませんが、単に必要のないファイルで動けなくなることはないので、自由感を感じます。 少しでも役に立たないデータ、または実際に価値のないファイルを削除するという演習は、重要なデータにもっと集中しているように感じます。