整理整頓：より良いファイル名のための素晴らしいヒント

あなたと同僚がファイルに名前を付ける方法は、フォルダに名前を付ける方法と同じくらい重要です。 最初からインテリジェントに、体系的に、論理的にそれを行うことで、ビジネスを成功、長期的な成長、安定性に位置付けることができます。

新しい組織のプッシュを検討している多くの企業は、名前を変更したくない古いファイルの膨大なバックログを持っている可能性があります（少なくともすぐには）。 大丈夫。 いつか始めなければなりません。

多くの場合、新しいプロジェクト、チーム、会計四半期、または年を開始するときに、新しいシステムを実装することは理にかなっています。 整理されていないアーカイブをどのように扱うかにより、重要な時点から開始することは理にかなっています。 1年で、最近必要なものすべてを簡単に見つけて管理できるようになりますが、新しいシステムより前の古いものを簡単に見つけることはできません。 数か月（またはインターンの若者）を費やさずにすべての名前を変更することなく、これらのアーカイブを処理するためのいくつかのトリックを紹介します。

ファイル名

フォルダーと同様に、ファイル名は次のようにする必要があります。

•ユニーク

•ファイルの内容を示す

•情報に対するビジネスの考え方に沿って

•自分と従業員が情報を見つける方法に応じて（人間の目で）スキャン可能

•自然にアルファベット順に

•一貫性！

ユニーク。 特にコラボレーション環境で作業している場合、特にファイルをサーバーに頻繁にコピーする場合は、ファイル名が一意であることが絶対に重要です。 ファイル名を一意に保つためのシステムがない場合、それらを上書きしてすべてのデータを失う危険があります。 コラボレーション環境では、ファイルを意図的に上書きするのが一般的です。 私のように、ポップアップ警告（「既存のファイルを新しいファイルで置き換えてもよろしいですか？」）に負けてしまった場合、間違ったファイルを上書きしてしまうのを止めることはできません。同じ名前。

たとえば、昨日付けのGrays-invoice.pdfという名前のGray's Electronicsからの新しい請求書があるとします。 Invoicesフォルダーのサーバーに貼り付けると、その名前のファイルが既に存在するという警告が表示される場合があります。 また、昨日請求書が届いたので、他の誰かがそれを入れたと思うかもしれませんが、会計部門にこの請求書に署名してもらいましたので、私のものが最新のものでなければならないので、古いものを上書きします。 その日のうちに誰かが私にグレイの以前の請求書を引き出すように頼むと、すべてがバラバラになります。2か月前の請求書…同じファイル名の請求書は消えました。

示します。 ファイル名に含まれるものを示す必要があると述べるのは馬鹿げているように思えますが、何度も間違っていることがわかりました。 多くの人は、フォルダ内にネストすると、フォルダがより大きなカテゴリ名を処理すると想定します。 また、ファイルに最も関連性のあるコンテンツは、ファイルにアクセスする必要がある他の誰にも明らかであると誤って想定しています。 請求書発行の例をもう一度見てみましょう。 経理部門は、請求書番号、納税者番号、および支払いが行われた会計月の3つの方法で請求書を検索するとします。 会計は、「灰色の請求書」であることを気にすることはありません。

私はすべてのファイルに、数値の日付とコードという2つの主要な識別子を個人的に使用しています。 自宅では、月に数回ブログを書いています。 ブログで使用するすべてのテキストファイルと写真は、4桁の日付（YR MO）と「ブログ」の分類子「bg」で分類されています。 2010年9月の旅行中に撮影されたモントリオールの市場の写真は、1009bg_montreal_market.jpgと呼ばれます。 4桁の数字は、ブログファイルに使用できます。これは、1か月あたり平均4〜5件の投稿しか書いていないからです。

ただし、特定の月の写真が何十枚もある場合があります。 その場合、6桁の数字でコードをコーディングし、日を最後に追加するか、文字を保存するために他の記号を省略して、ファイル名にさらに説明的なテキストを追加できるようにします。 例えば：

•1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

•1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

ファイルを開く前に、これらは両方とも、2010年9月（1009）にモントリオール（mnrl）の市場（mrkt）で私のブログ（bg）に投稿した唐辛子の写真であることを知っています。

別のトリックとして、頻繁に旅行する場合は、空港コードを使用して場所を示します。モントリオールの場合はYUL、ロサンゼルスの場合はLAX、ロンドンの場合はLHRまたはLGWなどです。

ビジネス思考プロセスとインライン。 上記の例から推測したかもしれませんが、私は自分の記憶を頼りに日付ごとに情報を引き出すことができることを知っています。 命名規則がどのように機能するかを決定する際には、ビジネスで情報を記憶する方法を知る必要があります。 しかし、ナツメヤシも1石で2羽の鳥を殺します。 彼らはそれが発生したか、重要だったときにファイルをコーディングし、一意の名前を持つことに途中で取得します。 両方の市場で写真を撮影したとしても、2010年の写真が本当に欲しいときに2006年のモントリオール旅行の写真を誤って開くことはありません。

ファイル名に日付を含めることを絶対にお勧めします。 唯一の本当の質問は、あなたのビジネスにとって最も有用な日付はどれですか？ 請求書が送信または処理された日付、または作業が完了した日付、または契約が署名された日付 ビジネスオーナー、チームリーダー、部門マネージャーは最後の電話をかける必要がありますが、最初に日々の仕事をしている人と話してください。 彼らは本当に理にかなっていることを知っている人です。

スキャン可能。 フォルダを開くとき、ファイルを開いたり、サムネイルビューを細かく表示したりせずに、すぐにその内容を知りたいと思うでしょう。 適切なファイル命名規則を考案することには、各ドキュメントに含まれる重要な情報を把握することが含まれます。 ファイルresume.docで誰かのコンピューターを見ると、うんざりします。 どの履歴書ですか？ いつ更新されましたか？ 長いバージョンですか、それとも短いバージョンですか？ どこに送信されますか？ 1102_CV_marketing_digital.docは、デジタルマーケティングエクスペリエンスを強調する履歴書かもしれませんが、1102_CV_short.docは、法律学校に申し込むときに更新しようとする一般的なプロの履歴書かもしれません。

あなたとあなたの同僚がどれだけもっと生産的になるかを考えてみてください。あなたがそれを開く前に、各ファイルが何を含んでいるかを高い確実性で知っていました。

自然に注文。 日付を識別子として使用したいもう1つの理由は、フォルダーが名前でファイルを並べ替えるときにすべてが時系列に分類されるためです。これは通常はデフォルトです。 実際のファイルの日付で並べ替えるのは、ファイルが最後に更新されたときだけであり、それがあなたが知りたい、または知る必要がある主要なものではないでしょう。 ファイル名の先頭に常にYR MO DAを配置すると、常に順序が決まります。

一貫性。 以前、私は組織化されていることは形にとどまるようなものであるというアナロジーを作りました。 一晩で変化は起こりません。 報酬は短期的ではなく長期的です。 流行の食事に飛び乗るのではなく、自分に合った持続的な変更を加える必要があります。 あなたが一緒に暮らすことができる解決策を見つけたという感覚を得たら、それに固執してください！

アーカイブまたは古いファイルをインテリジェントに処理する

データのアーカイブ全体を再編成して名前を変更することを期待する人はいません。 それはあなたの時間を過ごすための価値のある方法ではなく、あなたがそれをやってのけることができると考えるのは馬鹿げています。 では、これらすべての整理されていない過去のファイルやフォルダーをどうすればよいでしょうか？

すべてのファイルを一度に考えることは管理できません。 それが彼らが混乱している理由です！ アーカイブへの取り組みを開始する最も簡単な方法は、古いグループと本当に古いグループの2つを考えることです。 古いものと本当に古いものをどう定義するかはあなた次第です。

私にとって、「本当に年老いた」とは、私が99％以上、ファイルに二度とアクセスしないことを確信していることを意味しますが、それは起こり得ます。 「本当に古い」ものは、​​私にとっても、少なくとも3歳である必要があります。 これらの2つの条件を満たすファイルは、ディスクにアーカイブする準備ができています。

通常、「古い」とは、1〜3年前に作業したファイルを指します。 これらはハードドライブまたはサーバーに残り、必要に応じてアクセスできますが、年フォルダーにダンプされます。 「2010」、「2009」、「2008」というラベルが付いたフォルダーがあります。

年ごとに古いコンテンツをフォルダーに入れると、春の大掃除を行うことができます。 クローゼットを空にすることなく徹底的に掃除しようとしたことがありますか？ 機能しません。 整理するには、新たなスタートが必要です。 年ごとにすべてのファイルをフォルダーにスイープすると、実際に必要なものを削除せずにクリーンスタートを行うことができます。 整理整頓する前に、きれいで整頓された窓を見る必要があります！

複数年にわたるファイルをどうしますか？ 最新の年フォルダーに貼り付けます。 昨年、それに取り組みましたか？ その後、昨年のフォルダにあるはずです。 あなたがそれを見つけることができないのではないかと心配しているなら、なぜですか？ あなたのファイルはすでに混乱しています！ とにかくファイルを検索する必要があるので、もう1つのフォルダー内にネストされている場合はどうなりますか？

奪う

この記事の重要なポイントは次のとおりです。

1.ビジネスで使用するファイルの命名規則は、組織内の全員が理解する必要があります。

2.ファイルの命名規則は、名前をスキャンするか、名前に含まれる日付やその他の記号を探すことにより、情報をすばやく見つけるのに役立ちます。

3.「自然に順序付けられた」ファイルは、スキャンおよびソートが簡単です。

4.命名規則と一貫している。

5.年ごとに古いデータをアーカイブするだけで、大規模なオーバーホールプロジェクトを回避できます。