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整理整頓：よりスマートなデータ共有

2024

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コミュニケーションはあらゆるビジネスの生命線です。しかし、日々の課題に巻き込まれているビジネスリーダーの数が多すぎると、従業員に情報を共有する実用的な方法を提供する必要性が見過ごされます。

「情報の共有」とは、口頭でのコミュニケーション、文書化された文書、サーバーの維持、電子メールの作成などを意味します。この記事では、電子文書に焦点を当てますが、組織全体およびすべてのレベルで情報共有がどのように行われるかを考慮することは非常に重要です。

共有の重要性

情報の共有が重要なのはなぜですか？情報共有が優れているほど、ビジネスは効果的に運営されます。従業員が自分の仕事で成功するために必要な情報を提供し、より良い仕事をすることで、仕事に対する満足度も向上します。

情報がうまく共有されていない場合、ビジネスの効率は低下し、お金を無駄にします。新しい従業員がチームに参加するたびに、恒久的な代替、一時的（障害、出産、休暇）、または新しい役割として、その人は自分の職務とその方法について膨大な量を学ぶ必要があります。ビジネスが運営されています。従業員が情報を上手に共有すると、新しいチームメンバーは、知る必要のあることをより早く知ることができます。そして、彼らが本当に知る必要があるのは、質問に対する具体的な答えではなく、情報を見つける方法と場所です。それは「人に魚を教える」原則です。

ビジネスで最も高価なコストの1つは、新しい従業員をスピードアップするために時間を無駄にするために雇用することです。従業員が自分の質問に答える方法を早く理解すればするほど、収益に大きく貢献できるようになります。会社全体の情報共有を改善するあなたの目標は、人々が自分の問題を簡単に解決できるようにすることです。別の目標は、人々が同じ間違いを繰り返す回数を最小限にすることです。これらのコストを最小限に抑えた場合、ビジネスがどれだけスムーズかつ有益に運営できるか想像してみてください。

従業員が共有する情報の種類

共有する必要がある特定の種類の情報をいくつか考えてみましょう：手続き文書、スタッフ組織図、ワークフロー図、スタッフ連絡先情報、クライアント連絡先情報、人事フォーム。おそらく、あなたのビジネスは、すべての従業員が人事フォームに簡単にアクセスできるようにしているのです。これは通常、法律で義務付けられているためです。ただし、他のすべてのドキュメントに関しては、それらが古くなっているか、まったく存在しない可能性があります。

代わりに、書き留めておくべき情報の多くは誰かの頭に保存されますが、それはいくつかの理由で問題があります。まず第一に、1人の人物がビジネスに不可欠な情報の唯一の管理者であってはなりません。リスクが高すぎます。その人が病気になったり、組織を離れたり、組織内の人々や慣行をresするようになった場合、ビジネスを何年も遅らせる可能性があります！第二に、情報が目に見える場所ではなく誰かの頭に保存されている場合、他の誰もそれに貢献することはできません。第三に、その情報を必要とする他の人々は、彼らが最も更新されたバージョンを持っているかどうか決して確信しません。理由は延々と続く。

入門レベルの従業員の最も驚くべき資産の1つは、物事を調べる方法を知っていることです。何かを知る必要がある場合（Excelで数式を書く方法など）、それを説明するために使用される基本用語（たとえば、合計、製品、リンクされたスプレッドシート）を把握できる場合、オンラインで答えを見つけることができます。

多くの場合、企業はこの種の自給自足をサポートするように設計されていません。職場では、常に答えを調べることはできません。前のセクションで述べたように、人を追い詰めて、必要な情報を振り払わなければならない場合があります。回答は検索可能な場所に保存されません。しかし、彼らはすべきです！

人々を共有させる

この記事を読んで、「私のビジネスは雑草の中にあります。Wには、この種のバックログ作業を行う時間やリソースがありません。」と恐れないでください。以下に、4段階の管理可能なプロジェクトに分割する方法を示します。

1.共有の重要性を説明します。 15分間の会議で、組織内の人々に、ドキュメントを共有することが重要である理由を簡潔に伝えます。

2.ドキュメントプロジェクトのために半日を確保します。契約を甘くする必要がある場合は、全員のランチを購入します。

3.ビジネスをチームに編成する場合、各チームが集まって、どのドキュメントをアセンブルまたは更新する必要があるかを話し合う必要があります。また、1人の頭の中だけにどの知識が存在するかに基づいて、作成するのに最も重要なドキュメントを優先させることもできます。

4.半日のプロジェクトでは、各担当者が1つのドキュメントのみを担当します。複雑なプロセスの場合、2人以上の人が責任を負います。このプロジェクトの目標は、ビジネスに必要なドキュメントを設定することです。その日すべてを完了する必要はありません。

半日プロジェクトの終わりに、チームメンバー（または、ビジネスが小規模の場合は組織全体）が、作成したものとその到達範囲を互いに共有する必要があります。すべてのドキュメントが生きたドキュメントになることを意図していることを全員が理解していることを確認してください。

その最後のステップは非常に重要であり、1つか2つの説明に値します。

生きているドキュメント

生きているドキュメントとは、時間とともに変化するドキュメントであり、通常、1人の管理者だけでなく、人々のグループが変更できます。文書の影響を受けるすべての人が、実際に特定のタスクについて最も知識のある若手スタッフでさえ、それらの処理方法とその内容を検討する機会を持つことが重要です。

生きているドキュメントの全体的な目的は、既存の従業員だけでなく、将来の従業員も含めて、ドキュメントにアクセスする必要があるすべての人々に対してドキュメントをオープンかつ透明にすることです。

最近、私の友人は、彼の組織が部門のコストを計算するために使用していたスプレッドシートを修正する必要がありました。スプレッドシートには誤った数式が含まれていて、それを設定した人がファイルをロックしていたため、数年前に廃止されました。共有サーバーを少し調べてみたところ、友人はパスワードを含む上級スタッフだけがアクセスできるドキュメントを見つけました。彼は、前の従業員がその情報を適切な人々が見つけることができる場所に置くことを考えていたことを非常に幸運でした。ただし、この場合でも、パスワード付きのこのドキュメントが存在し、それがどこにあり、どのような名前であるかを事前に友人（およびすべての上級スタッフ）に知っておくとよいでしょう。

一貫性

生きているドキュメントは、共有サーバーに保持するか、Wikiとして管理できます。ファイルがサーバーでホストされている場合、ユーザーが新しいファイルやフォルダーをサーバーに追加する（または古いファイルをアーカイブする）際に一貫した方法でそれが行われるように、命名規則のガイドラインを展開する必要があります。全員が同じページにいる場合、名前は一貫しており、誰もが必要なものをすばやく見つけることができます。

情報を共有する最後のステップは、必要な人が生きたドキュメントを利用できるようにすることです。そのためには、ファイルとフォルダーの命名規則に戻る必要があります。 Wikiを作成する場合でも、サイト内でページに名前を付けて整理する方法について、何らかの標準を用意する必要があります。

使用されている命名規則とその理由をすべての従業員に説明してください。あなたが彼らに何をしてほしいか、そしてその理由を明確にしてください。強調する重要なポイントを次に示します。

1.組織化されることは、ビジネスとして、そしてチームとして成功するのに役立ちます。

2.一貫した命名規則を使用すると、全員が同じページにとどまり、チームのメンタリティが向上します。

3.システムがあると、物をすばやく見つけることができるため、時間を節約できます。

4.データの削除やファイルの上書きなど、独自のエラーを最小限に抑えます。

5.組織が成長するにつれて、新しいビジネスをより効率的に処理できるようになります。

6.新しい従業員を雇用する場合、従業員のトレーニングにかかる時間は短くなり、彼らを思考のパターンに取り入れることが早くなります。

奪う

この記事から取り上げる重要なアイデアは次のとおりです。

1.情報の共有はビジネスの成功に不可欠であり、全員の参加が必要です。

2.生きているドキュメントは、時間とともに変化する可能性があり、変化するはずです。生きているドキュメントは、それらを変更できる複数の人々がアクセスできる必要があります。また、それらに依存しているが現在および将来のすべての人々が見ることができる必要があります。